Leitfaden zur Remote-Arbeit

Remote-Arbeit: Das müssen Personaler jetzt wissen

Inhaltsverzeichnis


Dass wir innerhalb weniger Monate dazu gezwungen waren, unsere Arbeitsroutinen auf die Remote-Arbeit im Homeoffice umzustellen, hat viele Unternehmen im Jahr 2020 ganz schön überrumpelt.

Und während manche Unternehmen schon Erfahrungen mit dem Remote Arbeiten haben, gerieten viele andere unter Zeitdruck, möglichst schnell neue Workflows, Routinen und Arbeitsinstrumente zu entwickeln.

Das, was wir schon seit Jahren predigen, wurde innerhalb kürzester Alltag.

In einigen europäischen Ländern, wie zum Beispiel in Spanien, arbeiten die Regierungen bereits an neuen Gesetzen, um die Telearbeit zu regulieren und zu unterstützen. Daher ist jetzt der Moment gekommen, an dem Unternehmen ihre Arbeitsweisen anpassen und in eine neue Zeitrechnung führen.

Unser umfassender Leitfaden beantwortet alle wichtigen Fragen zur Remote-Arbeit, die jetzt für das Personalmanagement wichtig sind.
Dein ultimativer Leitfaden für mobiles Arbeiten

Unterschied zwischen Homeoffice und Telearbeit

Der Begriff Telearbeit bezeichnet das, was man landläufig unter Homeoffice versteht, nämlich das ortsgebundene Arbeiten von zu Hause aus. Der Mitarbeiter arbeitet also nicht am Standort, sondern im Homeoffice oder von unterwegs - mit verschiedenen Kommunikationskanälen und Programmen. Die gesetzlichen Voraussetzungen dazu sind in der Arbeitsstättenverordnung in § 2, Abs. 7  geregelt.

Dagegen ist das mobile Arbeiten nicht in der Arbeitsstättenverordnung geregelt. Beschäftigte sind tatsächlich mobil unterwegs und können ihre Arbeit über diverse mobile Endgeräte ohne festen Arbeitsplatz erledigen. Es kann sich also hierbei um Außendienstmitarbeiter oder BErater handeln, die durch den direkten Kundenkontakt mobil sein müssen. Zuhause zu arbeiten ist hier nur eine Option von vielen.

Die Bedeutung des Homeoffice in der Covid-19-Ära

Social Distancing ist seit den Maßnahmen gegen Corona in aller Munde. Dadurch herrscht an vielen Orten eine menschenleere Geisterstadt-Atmosphäre, an denen sich sonst viele Menschen tummeln: Fußballstadien, Diskotheken, Konzerte und natürlich Büros.

Dementsprechend wurde die Remote-Arbeit für Unternehmen und Betriebe auf der ganzen Welt und damit für die globale Wirtschaft oftmals zum alleinigen Überlebensfaktor. Betriebe, deren Mitarbeiter auch im Homeoffice reibungslos funktionieren, sind hier klar im Vorteil, da sie im Lockdown-Modus wie gehabt weiterarbeiten.

Daher ist es nur noch schwer vorstellbar, dass vor der Covid-19-Krise in Deutschland die wenigsten Firmen ihre Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten ließen. Zu groß waren die Zweifel und Festhalten an alten Strukturen; viele wichtige Tools fehlten.

Inzwischen wollen 75 Prozent der Unternehmen ab 100 Beschäftigte die Heimarbeit dauerhaft ausweiten, so Daniel Erdsiek vom ZEW-Forschungsbereich Digitale Ökonomie. Dabei eignen sich selbstverständlich bestimmte Branchen besser als andere für das ortsflexible Arbeiten, besonders in der Informationswirtschaft und in großen Unternehmen. Weitere Statistiken zur Telearbeit gibt es auf unserem Blog.

growth in Europe of remote work

Homeoffice-Produktivität von Remote-Mitarbeitern

Viele Unternehmen befürchten, dass die Produktivität und Leistung von Mitarbeitern im Homeoffice leiden würde. Hier tun sich vor allen Dingen die Unternehmen schwer, die dieses Arbeitsmodell noch nicht gewohnt sind.

Fest steht jedoch, dass das Homeoffice ein Synonym für produktives Arbeiten ist. Entsprechende Zahlen und Studien untermauern diese Aussage: So gaben laut einer Studie von Zapier 42 Prozent der Berufstätigen an, dass sie zu Hause produktiver arbeiten würden, und einige Unternehmen konnten eine Leistungssteigerung um 20 Prozent beobachten.

Hier lassen sich Zweifel am besten durch regelmäßige Mitarbeitergespräche und Feedback-Runden beseitigen. Zu diesem Zweck sollten Unternehmen einen der aktuellen Situation angepassten Strategieplan entwickeln, der die Ziele und Maßnahmen genau definiert.

New call-to-action

Dabei können mehrere Methoden miteinander kombiniert werden oder eine einzige verfolgt werden.

Qualität und Quantität statt reiner Arbeitszeit:

Zwei Kennzahlen sollte man auf jeden Fall immer messen: Die Menge der erledigten Aufgaben und die Qualität der Ergebnisse.

Zur besseren Leistungsbewertung lohnt sich ein Vergleich der Ergebnisse zweier Mitarbeiter mit denselben Aufgaben und Projekten. Benötigt ein Angestellter bedeutend weniger Zeit als der andere für die Erledigung der gleichen Aufgaben, sollten Vorgesetzte genauer hinschauen.

Die Ergebnisse:

Am besten lassen sich Arbeitsleistungen messen, indem man sich die erzielten Ergebnisse ansieht und prüft, ob die Mitarbeiter die gesetzten Ziele erreicht haben.

Diese Vorgehensweise eignet sich in fast jeder Arbeitsumgebung. Um die angestrebten Ergebnisse zu erreichen, einigen sich Vorgesetzte und Mitarbeiter auf bestimmte Ziele. Diese dienen als fester Bezugspunkt und hilft Beschäftigten dabei, ihre Arbeit besser zu organisieren.

Klar definierte Kennzahlen als Homeoffice-Vorgaben

Eine weitere Möglichkeit ist das Festlegen von bestimmten Kennzahlen und KPIs, die sich je nach Anforderung und Mitarbeiter richten. Die Leistung kann später daran gemessen werden.

Unternehmenscoach David Schoenbeck erklärt dazu: “Bei der Aufgabenverteilung in virtuellen Teams müssen die Anforderungen und Erwartungen klar zum Ausdruck gebracht werden. Dabei sollten Fristen und konkrete Vorgaben genannt werden."

Es gilt also, die Grundlagen klar zu formulieren und später festzustellen, ob sie tatsächlich erfüllt wurden oder nicht.

Internes Feedback:

Nicht zuletzt empfehlen sich auch interne Feedback-Runden zur Leistungsmessung. Dazu eignen sich am besten eine Reihe von automatischen Mitarbeiterumfragen. Zum Beispiel bewertet jeder Mitarbeiter des Unternehmens die Arbeit der anderen und beantwortet nur zwei Fragen des jeweils anderen: Stärken und verbesserungswürdige Bereiche.

Auf diese Weise lässt sich der Grad der Zusammenarbeit zwischen Teams leicht und unkompliziert ermitteln.

Remote-Arbeit-Vorteile

Wie alles im Leben bringt auch das Remote Arbeiten von zu Hause ihre Vor- und Nachteile mit sich. Dies gilt sowohl aus Sicht der Arbeitnehmer als auch aus Sicht der Arbeitgeber.

Schauen wir uns diese Vorteile beider Seiten einmal genauer an:

Telearbeit-Vorteile für Arbeitnehmer

Telearbeit-Vorteile für Arbeitgeber

Remote-Arbeit-Nachteile

Auf der anderen Seite birgt das mobile Arbeiten im Homeoffice auch ihre Nachteile. Der Größte besteht sicherlich darin, dass sich die Telearbeit nicht für alle Unternehmen und Branchen eignet. Und selbst viele Schreibtischtäter haben oftmals Probleme auf Anhieb die digitale Transformation zu vollziehen.

Telearbeit-Nachteile für Mitarbeiter

Telearbeit-Nachteile für Arbeitgeber


In der nachstehenden Abbildung sind die Vorteile der Remote-Arbeit für Unternehmen und Arbeitnehmer zusammengefasst:

FÜR ARBEITNEHMER
Vorteile
Flexible Arbeitszeiten
Vereinbarkeit von Berufs- und Familienleben
Geringeres Stressniveau
Zeitersparnis
Geringere Kosten
Nachteile
Einsamkeit
Eher sitzender Lebensstil
Probleme bei der Work-Life-Balance
FÜR ARBEITGEBER
Vorteile
Zugang zu neuen Arbeitsmärkten
Talentbindung
Geringere Fehlzeiten
Geringere Strukturkosten
Gesteigerte Produktivität
Hinarbeiten auf Ziele
Nachteile
Veränderte Organisationsstruktur des Unternehmens
Weniger Teamarbeit
Schwieriger Aufbau einer Unternehmenskultur
Leistungskontrolle kann kompliziert sein

Telearbeit-Gesetz in Deutschland

In Deutschland besteht auch im Jahr 2020 keine gesetzliche Grundlage für Telearbeit. Je nach Bedarf und Unternehmen kann jeder Arbeitgeber selbst entscheiden, ob er in seiner Organisation Telearbeit anbietet oder nicht.

Dabei gelten auch im Homeoffice das Arbeitszeitgesetz und das Arbeitsschutzgesetz. Hier sind unter anderem folgende Punkte festgelegt:
Das jeweilige Unternehmens ist für die Sicherheit und Gesundheit seiner Mitarbeiter auch bei der Remote-Arbeit zuständig.
Jeweilige Arbeitsplätze einrichten.
Pausen, Höchstarbeitszeiten, Mindestruhezeiten  und Sonn- und Feiertagsschutz sind wie im Büro einzuhalten.
Betriebsvereinbarungen zum regulären Arbeitsvertrag regeln alle wichtigen Informationen zum Remote-Arbeiten in der jeweiligen Firma.

Covid-19 und die digitale Transformation

Das britische Technologiemagazin Computer Weekly untersuchte die Veränderungen in der digitalen Geschäftswelt zwischen März und August 2020.

Infolge der Corona-Maßnahmen änderten Unternehmen grundlegend ihre Einstellung zur digitalen Transformation und stellten ihre Arbeitsroutine auf Remote-Arbeit um. So fand das in London ansässige Developer Studio Graphene bei einer Befragung heraus, dass 46 Prozent der Entscheidungsträger der Meinung waren, dass Covid-19 die radikalste digitale Transformation bewirkt habe, die es jemals gab.

Ungefähr 50 Prozent der Befragten haben sich für den Einsatz neuer Technologien entschieden - obwohl sie sich zuvor dagegen gesträubt hätten. 64 Prozent hätten diese aufgrund der Krise sogar schneller implementiert. Darrius Jones, stellvertretender Vorstandsvorsitzender und Chief Strategy Officer bei Poly ist davon überzeugt:

"Bald wird hybrides Arbeiten in den Mainstream übergehen. Flexibles Arbeiten an mehreren Standorten, mit ansprechenden, produktiven Arbeitsplätzen, die individuell auf den Arbeitsstil jedes Mitarbeiters abgestimmt sind."

Remote-Arbeit: Trends der Zukunft

Wenn also digitales Arbeiten der Weg in die Zukunft ist, wie gehen dann einige der größten Unternehmen der Welt damit um?

1
Facebooks Mark Zuckerberg kündigte laut einem Artikel im Harvard Business Review an, dass bis zum Jahr 2030 mindestens die Hälfte seiner Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten würden.
2
Nur wenige Tage zuvor hatte Jack Dorsey bekannt gegeben, dass die Mitarbeiter seiner Unternehmen Twitter und Square auf Wunsch jederzeit im Homeoffice arbeiten könnten.
3
Ebenso ergab eine vom Founders Forum durchgeführte und vom Weltwirtschaftsforum erwähnte Umfrage, dass 94 Prozent aller Führungskräfte den Großteil ihrer Arbeit während der Pandemie im Homeoffice erledigen konnten.
4
Anhand ihrer Antworten könnte das post pandemische Arbeits-Szenario so aussehen, dass die Beschäftigten 3 bis 5 Tage pro Woche zu Hause arbeiten. Über 92 Prozent der Befragten äußerten den Wunsch auf Telearbeit.
5
Über die Hälfte der Befragten bezeichneten sich im Homeoffice als produktiver, obwohl 55 Prozent auch längere Arbeitszeiten nannten.
6
Eine der größten Herausforderungen im Homeoffice ist die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben. So veröffentlichte Eurofound einen Forschungsbericht mit dem Titel "Regulations to address work-life balance in digital flexible working relationships", in dem die verschiedenen Ansätze untersucht werden, die in verschiedenen europäischen Ländern zur Förderung der Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben verfolgt werden.

Die richtige Homeoffice-Strategie

Eine erfolgreiche Strategie zur Telearbeit einzurichten, ist gar nicht so kompliziert wie viele denken.

Mit ein paar einfachen Schritten gestalten Personalmanager den gesamten Prozess reibungsloser und für alle Beteiligten angenehmer.

Typische Remote-Arbeitsstellen identifizieren

Zwar können nicht alle Berufe im Homeoffice ausgeübt werden, aber dank der heute verfügbaren Technologie eignen sich  unzählige Tätigkeiten dazu, von überall auf der Welt zu arbeiten.

So arbeiteten laut einer Studie des Informationsdienstes des Instituts der deutschen Wirtschaft vom Frühjahr 2020 59 Prozent der Beschäftigten aus der Informations- Kommunikationsbranche im Homeoffice. Ebenso wie 54 Prozent aus der Energieversorgung und rund die Hälfte im Bildungssektor.

Komplizierter ist dies naturgemäß bei denjenigen, die in der Gastronomie, Landwirtschaft, und im Gesundheitswesen arbeiten.

Bei der Planung einer erfolgreichen Strategie steht als erster Schritt also immer die Analyse der verschiedenen Möglichkeiten und Verfügbarkeiten an, bevor die entsprechenden Arbeitsinstrumente eingerichtet werden können.

differents tools to work remotely

Leitfaden für flexibles Arbeiten in der Praxis

Im nächsten Schritt erstellen Personalmanager entsprechende Richtlinien und eine Telearbeit-Arbeitsstättenverordnung für das Unternehmen. Diese sollten die Prozesse und eingesetzten Arbeitsinstrumente vereinheitlichen und häufig auftretende Fragen beantworten.

Die meisten Unternehmen mit jahrelanger Erfahrung mit der Remote-Arbeit bieten entsprechende Guides und Ratgeber - von GitLab über Zapier bis hin zu ArtNight und unserem eigenen Leitfaden für das flexible Arbeiten in der Praxis. Diese dienen als Inspiration und Referenz bei der Erstellung der eigenen Richtlinien und helfen bei der Erstellung eigener Standards.

Wichtig ist in dem Zusammenhang der freie Zugang zum Telearbeitsvertrag und die Möglichkeit auf regelmäßige Updates. Hier sollten alle Mitarbeiter im Unternehmen jederzeit darauf zurückgreifen können.

Notwendige Ressourcen für die Remote-Arbeit

Für eine störungsfreie und unkomplizierte Arbeit im Homeoffice sind Mitarbeiter auf einen eigenen Arbeitsplatz zu Hause angewiesen. Die Verantwortung für die Bereitstellung der dafür erforderlichen Mittel liegt beim Unternehmen. Dazu gehören im Allgemeinen:
Internetanschluss
Laptop
Computer-Bildschirm
Ergonomischer Bürostuhl
Zu Beginn der Pandemie mussten viele Unternehmen diese Materialien an ihre Mitarbeiter noch per Post verschicken, weil alles so schnell gehen musste. Sandra Wulff, Personalleiterin bei der Goodpatch GmbH, erzählte uns in einem Interview, dass ihre Firma Anfang März "Bildschirme, Stühle und technische Ausrüstung zu allen Mitarbeitern ins Homeoffice transportiert haben. Auf diese Weise konnten wir sicherstellen, dass sich alle wohl fühlten und ihre Arbeit von zu Hause aus weiterführen konnten."

Benötigte Technik

differents tools to work remotely

Nur mit der richtigen Technologie können Mitarbeiter im Homeoffice oder wo auch immer arbeiten. Ohne Internet oder Telekommunikationssysteme wären die Teams nicht in der Lage, ihre Aufgaben genauso zu erledigen wie an ihrem Arbeitsplatz.

Je nach Größe und Geschäftsbereich hat jedes Unternehmen andere Bedürfnisse und benötigt dementsprechend unterschiedliche Arbeitsinstrumente und Tools für seine virtuellen Teams.

Das wären zum Beispiel:
Entscheidend ist dabei die Einschätzung, welche Arbeitsinstrumente zur Verbesserung der internen Prozesse beitragen und die Arbeit im Homeoffice erleichtern.

Eine gute Kommunikation im Team fördern

Wie wir immer wieder predigen stellt die Kommunikation in jedem Unternehmen den Schlüssel zum Erfolg dar. Besonders beim Remote-Arbeiten, wenn man sich eben nicht mal im Flur über den Weg läuft und bestimmte kurz abklären kann.

Ohne angemessene Kommunikationsmöglichkeiten geht der lockere Büroplausch leicht verloren. Gleichzeitig laufen wir Gefahr, den Posteingang der Kollegen mit vielen Fragen und Diskussionsrunden zu überfluten. Und wir wollen ja nicht mehr Arbeit schaffen, sondern effizient arbeiten.

example of good communication in teleworking

Entscheidend dabei sind ein ausgewogenes Gleichgewicht und geeignete Kanäle. So kann ein Kanal für Team-Chats zum Versenden von Dokumenten, Benachrichtigungen, für Fragen  usw. verwendet werden. Videoanrufe eignen sich für Meetings und Brainstorming-Sitzungen; der E-Mail-Verkehr dagegen sollte sich vor allem für die Kommunikation mit Personen außerhalb des Unternehmens beschränken.

Mitarbeiter im Homeoffice müssen organisiert und aufeinander abgestimmt arbeiten und die verschiedenen Kommunikationskanäle angemessen nutzen können. So sind mehrere Videoanrufe pro Tag nicht besonders produktiv. Immerhin eignen sich stundenlange Diskussionsrunden kaum dazu, ungestört und vor allen Dingen produktiv zu arbeiten.

Steuerung und Kontrolle der Remote-Arbeit

Zwei Möglichkeiten eignen sich besonders zur Leistungskontrolle von mobil arbeitenden Teams, die miteinander kombiniert genutzt werden können:
Bei der ersten Vorgehensweise kommen Unternehmen nicht um eine Projektmanagementsoftware herum. Die meisten funktionieren intuitiv und sind gleichzeitig einfach zu bedienen: Für jede Aufgabe wird eine Task erstellt. Anschließend weist man diese dem zuständigen Mitarbeiter zu und legt eine Deadline fest. Ebenso werden diese Tasks je nach Bearbeitungsstatus in eine von drei Spalten eingeordnet: Ausstehend, in Bearbeitung und abgeschlossen.

Auf diese Weise erkennen Vorgesetzte und Mitarbeiter den Status aller Projekte auf einen Blick.

Die Mitarbeiterleistung durch OKRs (OKR steht für "Objective and Key Results") zu messen, ist eine weitere gute Method, für jeden Mitarbeiter konkrete Ziele und Ergebnisse festzulegen und zu tracken.
Messung der Mitarbeiterleistung durch OKRs

Sehen wir uns einmal ein Beispiel an:
Das Ziel (“Objective”): Umsatzsteigerung.

Die SMART-Methode hilft bei der Festlegung der Schlüsselergebnisse, so dass die Mitarbeiter folgende Anforderungen beachten:

SMART method for defining kpis in telework

Diese Arbeitsmethode bietet einen eindeutigen Bezugspunkt zum Messen und Bewerten der MItarbeiterleistung im Homeoffice. Hierbei ist es ganz wichtig, dass die Ziele von Vorgesetzten und Mitarbeitern gemeinsam festgelegt werden und dass beide Parteien damit zufrieden sind.

New call-to-action

Homeoffice-Software

Die Verwendung geeigneter Software spielt bei der Telearbeit eine grundlegende Rolle. Neben einem Internetanschluss und einem Computer empfehlen wir Programme, die bei der Zusammenarbeit im Team, bei Meetings und der Organisation der täglichen Aufgaben unterstützen.

Folgende Software halten wir für absolut nötig für die erfolgreiche Arbeit im Homeoffice:

Software zur Aufgabenverwaltung

Indem Kollegen Projektaufgaben organisieren und zuweisen, wird der Arbeitstag planbar, Fristen eingehalten und effizienter gestaltet. Der große Vorteil von Software zur Aufgabenverwaltung besteht darin, dass sich sowohl die Kommunikation im Team als auch die Produktivität automatisch verbessert.

Außerdem sind sie äußerst benutzerfreundlich. Mitarbeiter erstellen für jede Aufgabe eine Karte, aus der die Verantwortlichen und die Abgabefrist hervorgehen. Dann werden die Karten auf einer digitalen Tafel angelegt und in Spalten nach Status angeordnet: Ausstehend, in Bearbeitung und abgeschlossen. Dieses Verfahren wird auch als Kanban-Projektmanagement-Methode bezeichnet.

Werfen wir einen Blick auf einige der auf dem Markt verfügbaren Lösungen.

Trello

Trello basiert auf der Kanban-Methode und ermöglicht das individuelle Anlegen von Board. Diese kann man ganz auf seine Bedürfnisse anpassen und mit dem Team teilen. Trello ist intuitiv und einfach zu bedienen und eignet sich daher perfekt als Einstiegsoption für Neulinge auf dem Markt.

Asana

Asana gehört wahrscheinlich zu den umfassendsten und anpassungsfähigsten Lösungen. Nutzer können selbst entscheiden, wie sie sich die Aufgaben anzeigen lassen (in Listen-, Spalten- oder Kalenderformat) und wie sie Dokumente in der App speichern möchten. Die kostenlose Version begrenzt die Anzahl der Benutzer, die kostenpflichtige Version dagegen bietet mehr Auswahl.

Basecamp

Basecamp unterscheidet sich von den anderen Tools dahingehend, dass es über ein Board zur Veröffentlichung von Updates und eine Chat-Funktion für kurze und informelle Teamgespräche verfügt. Der Rest seiner Funktionen ist ähnlich wie bei den anderen Softwares aufgebaut. Basecamp ist eine kostenpflichtige Software mit einer festen monatlichen Gebühr.

Kommunikationsprogramme für Teams

Alle Kommunikationsmittel im Team werden durch Instant-Messenger-Apps unterstützt. Zusätzliche Funktionen ermöglichen den Versand von Dokumenten, Gruppenchats, Videoanrufe usw.

Ziel ist die Verbesserung der alltäglichen Gespräche im Büro und einen  im Vergleich zu E-Mail viel flexibleren Kommunikationskanal bereitzustellen. Was sich wiederum wieder  direkt auf die Produktivität auswirkt.

Google Hangouts

Google Hangouts ist als Chat-Anwendung mit einem Google Mail-Konto verknüpft. Die Anwendung ist ausgesprochen einfach und ermöglicht sogar das Erstellen von Gruppengesprächen und das Senden von Dokumenten (wenn auch nur in begrenzten Formaten).

Der Hauptvorteil von Google Hangouts besteht darin, dass es mit dem E-Mail-Verkehr integriert ist und dadurch nicht mehrere Tools verwendet werden müssen. Ebenso können Chats mit  Google Mail-Nutzern durchgeführt werden. Diese Funktion ist praktisch, um schnell Fragen zu stellen.

Slack

Slack ist die bekannteste Team-Messaging-Lösung. Sie arbeitet leistungsfähig und benutzerfreundlich und ermöglicht  sowohl die Kommunikation zwischen mehreren Personen, als auch die Speicherung aller versendeten Dokumente in einer Datei. Die Suchfunktion, mit der Gespräche und Dateien leicht zu finden sind, ist äußerst nützlich und andere alltägliche Anwendungen können integriert werden. Auch gibt es neben einer kostenlosen Version eine kostenpflichtig.

Skype

Dagegen ist Skype besser für die Möglichkeit der Videokonferenzen bekannt, doch viele Unternehmen nutzen die Anwendung auch als internen Chat. Es funktioniert ähnlich wie Slack, aber arbeitet deutlich eingeschränkter, weil keine Integration mit anderen Anwendungen erlaubt ist.

Als großartige Lösung für diejenigen, die nach einer soliden Chat- und Videokonferenzsoftware suchen, eignet sich dieses Programm allemal.

Abwesenheitsmanagement-Tools

Personalabteilungen verfolgen die Abwesenheiten und Urlaubstage der Beschäftigten in den Unternehmen. Bei der mobilen Arbeit im Homeoffice ist das nicht immer einfach, daher eignet sich der Einsatz einer geeigneten Software, die diesen Prozess unterstützt. Daneben sollte diese einfach zu bedienen.

Software arbeitet cloudbasiert, d.h. die Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf ihre Dokumente in der Personalabteilung und können sämtliche Informationen wie Urlaubsanträge, Abwesenheitsgenehmigungen und Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub freigeben. Auf diese Weise reduziert sich der Bedarf an E-Mails reduziert und potenzielle Fehler werden vermieden.

Kenjo

Bei Kenjo handelt es sich um eine Personalverwaltungssoftware mit einer großen Palette von Funktionen, darunter dem Abwesenheitsmanagement gehört. Kenjo bietet folgende coolen Features an:
Genauere Kontrolle von Mitarbeiterabwesenheiten
Zugang zu Echtzeit-Informationen
Prozessoptimierung
Synchronisieren von Mitarbeiterabwesenheiten mit Google- und Microsoft-Kalendern
Synchronisieren von Slack mit den Abwesenheitsständen von Mitarbeitern
Komplexe Reportings zu Entwicklungstendenzen

Performance Management-Software

Anhand dieser Programme bewerten Vorgesetzte die Qualität der geleisteten Arbeit im Homeoffice. Sie unterstützen bei der Definition der Vorgehensweisen, Erstellung von Fragebögen, Feedback-Runden, Berichterstellung und der Durchführung von Mitarbeiterbewertungen. Das bedeutet, dass der gesamte Prozess auf einer einzigen Plattform durchgeführt werden kann.

Unternehmen evaluieren ihre Mitarbeiter in der Regel mehrmals im Jahr, aber eine derartige Software erleichtert das Leistungsmanagement derart, dass regelmäßige Mitarbeitergespräche sogar im Homeoffice ein Kinderspiel sind.

Kenjo

Auch in diesem Fall bietet unsere All-in-One-HR-Software die Wahl, 90º-, 180º- und 360º-Leistungsbeurteilungen durchzuführen. Hier können Fragebögen personalisiert, Feedback-Prozesse verfolgt, Berichte erstellt und regelmäßige Informationen über die Mitarbeiterleistung gesammelt werde - alles in einer einzigen Plattform.

performance review to measure performance in remote work

Zusammen mit den beiden anderen Funktionen des OKR-Verfahrens und der Mitarbeiterzufriedenheit ergibt sich die volle Transparenz über die Motivationsleistung der Mitarbeiter.

Software für Videokonferenzen

Im Homeoffice sind Tools für das Durchführen von Videoanrufen unerlässlich. Ohne wird es schwer werden, überhaupt einen vernünftigen Arbeitsprozess am Laufen zu halten, immerhin können sich Teams virtuell nah sein und gegebenenfalls Meetings aufzeichnen.

Es gibt zwar viele Lösungen auf dem Markt, aber es ist wichtig, eine zu wählen, die gut funktioniert und es ermöglicht, mehrere Personen zu demselben Gespräch einzuladen.

Zoom

Zoom hat in den letzten Monaten einen enormen Höhenflug erlebt. Die App wurde 22 Mal mehr als im Jahr davor heruntergeladen.

Ihre Benutzerfreundlichkeit war einer der Hauptgründe für ihren Erfolg; dennoch begrenzt die kostenlose Variante die Anrufe auf maximal 40 Minuten. Dagegen sind für die kostenpflichtigen Tarife von Zoom eine unbegrenzte Nutzung möglich.

Hangouts

Hangouts ist Googles Videokonferenz-Tool, und auch hier ist es mit einem Gmail-Konto verknüpft. Wenn Ihr Unternehmen diesen Service nutzt, dann ist Hangouts sehr praktisch.  Und es funktioniert außergewöhnlich gut.

Skype

Skype ist eines der beliebtesten Unternehmen und eines der ersten, das einen Videogesprächsdienst anbietet. Und es ist immer noch die Software der Wahl für viele Unternehmen.

Zeitmanagement

Obwohl nach deutschem Recht die Arbeitgeber bisher nur dazu verpflichtet sind, Überstunden zu erfassen, erwirkte ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) am 12. Mai 2019 die Aufzeichnung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter. Deutsche Unternehmen tun also gut daran, entsprechende Programme zur Arbeitszeiterfassung zu nutzen.

Dabei ist es den Unternehmen überlassen, mit welchem System sie dieser Verpflichtung nachkommen wollen. Wir empfehlen eine Software zum digitalen Ein- und Ausstempeln, denn nur so können Mitarbeiter überall und von jedem Gerät aus ihre Zeit erfassen.

Kenjo

Den gesetzlichen Bestimmungen entsprechend bietet Kenjo eine praktische Zeiterfassungssoftware dank der Mitarbeiter digital ein- und ausstempeln können. Alles, was die Mitarbeiter tun müssen, ist, ihre Start- und Endzeiten in der App zu verbuchen.

Kenjo time attendance software

Dadurch protokolliert das Personalteam die erfassten Zeiten auf einem Blick und ggf. sofort sehen, wer zu viel oder weniger gearbeitet hat.

Cloudbasierte Speichersysteme

Für die Telearbeit an mehreren Standorten ist die Datenspeicherung in der Cloud sehr praktisch. Immerhin ermöglichen sie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und das Hinzufügen von Kommentaren in Echtzeit. Grundsätzlich handelt es sich dabei um ein Online-Archivierungssystem, und der Benutzerzugriff lässt sich leicht verwalten.

Die Daten sind in der Speichersoftware durch Verschlüsselung absolut sicher, und außerdem erstellt der Dienstanbieter in der Regel regelmäßige Backups.

Google Drive

Der cloudbasierte Speicherdienst von Google bietet bis zu 15 GB freien Speicherplatz, auf dem alle Arten von Dateien gespeichert werden können. Zudem können gemeinsam genutzte Dateien für die Echtzeit-Zusammenarbeit erstellt werden, auf die andere Nutzer Zugriff haben.

Dropbox

Dropbox ist ein weiteres beliebtes Speichersystem. Die kostenlose Version ist mit 2 GB Speicherplatz ausgestattet, aber mit einem kostenpflichtigen Tarif kann dieser um bis zu 2 TB Speicherplatz erweitert werden. Dropbox funktioniert auch mit gemeinsam genutzten Dateien.

Wetransfer

Auch wenn es sich nicht um einen Speicherdienst per se handelt, ist das Versenden von Dateien mit WeTransfer der Klassiker. Mit dem kostenlosen Paket sind nur maximal 2 GB große Dateien möglich, und der Link läuft in sieben Tagen ab. Mit dem kostenpflichtigen Tarif können jedoch Dateien bis zu 20 GB versendet werden, bei freier Wahl zum Linkablauf. Außerdem stehen bis zu 1 TB Speicherplatz zur Verfügung.

Kennwortverwaltung

Je mehr Programme wir nutzen, desto mehr Passwörter müssen wir uns merken.  Passwortmanager sind eine hervorragende Möglichkeit, sich Passwörter zu merken. Sie speichern die Daten, ermöglichen einen automatischen Zugriff und sicheren Austausch.

LastPass

Dieses ausführliche Verwaltungstool generiert sichere Passwörter, speichert sie und gestattet ein sicheres Versenden an andere Benutzer. Neben der kostenlosen Version stehen kostenpflichtige Tarife mit einer Vielzahl an Funktionen zur Verfügung.

1Password

Diese Software bietet die gleichen Funktionen wie LastPass, ist jedoch etwas attraktiver und intuitiver gestaltet. Hauptnachteil ist, dass es keine kostenlose Version gibt.

Häufig gestellte Fragen zur Telearbeit

Wer sollte die Mittel bereitstellen: das Unternehmen oder die Mitarbeiter?

Genau wie im Büro ist auch im Homeoffice das Unternehmen dafür verantwortlich, den Remote-Mitarbeitern die notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. In der Regel handelt es sich dabei um einen Computer, einen Internetanschluss und technische Unterstützun.

Als wir während der Pandemie zwangsweise von zu Hause aus arbeiten mussten, schickten einige Unternehmen ihren Mitarbeitern sogar Bürostühle, Computerbildschirme, Fußstützen usw. nach Hause.

Letztendlich muss der Arbeitgeber gewährleisten, dass die Mitarbeiter genauso problemlos zu Hause arbeiten können  wie im Büro.

Müssen Mitarbeiter Zeiterfassungen führen?

Wie bereits erwähnt gibt es bislang in Deutschland keine generelle gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Dennoch ist durch die Gesetzesänderung des Europäischen GErichtshofs im Mai 2019 davon auszugehen, dass über kurz oder lang die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden erfasst werden.

So hat ein Gutachten des Bundesarbeitsministeriums herausgefunden, dass die aktuellen Regelungen in Deutschland nicht den Anforderungen des EU-Rechts entsprechen und empfiehlt den Arbeitgeber zu verpflichten, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeweils am Tag der Arbeitsleistung aufzuzeichnen.

Bei der Wahl nach entsprechenden Anbietern müssen Unternehmen darauf achten, dass das System Mitarbeitern ein digitales Ein- und Ausstempeln erlaubt.

Mit der richtigen Software ist die Mitarbeiterzeiterfassung viel einfacher, da sie an allen Geräten und Standorten einsetzbar sind.

Gibt es Tipps für Arbeitnehmer, die zum ersten Mal im Homeoffice arbeiten?

Die Telearbeit bietet unglaublich viele Vorteile, und doch müssen Unternehmen anfangs einen Eingewöhnungsprozess durchlaufen, bei dem eine ganze Reihe von Problemen auftreten können. Umso wichtiger ist einerseits die richtige Strategie für eine erfolgreiche Remote-Arbeit und andererseits ein guter Kommunikationsfluss zum Austausch von Ratschlägen.

Hier sind unsere wichtigsten Regeln zum mobilen Arbeiten im Homeoffice:
Einrichten eines festen Remote-Arbeitsplatzes (am besten einen eigenen, abgetrennten Arbeitsbereich).
Ein fester Tagesablauf hilft, in den "Arbeitsmodus" zu wechseln.
Feste Arbeitszeiten tragen zu einer gesunden Work-Life-Balance bei.
Die Organisation täglicher Aufgaben und das Setzen von Prioritäten als Morgenroutine.
Ablenkungen vermeiden, z.B. durch Stummschalten des Telefons.
Regelmäßige Pausen.
Regelmäßige Bewegung und Sport.
Gesunde Ernährung.
Virtuelle Kaffeepausen mit Kollegen.
Bewusstes Abschalten am Ende jedes Arbeitstages.
Tipps für das Remote-Arbeiten herunterladen

Wie kann man Familien- und Berufsleben in Einklang bringen?

Telearbeit lässt sich nicht wie erhofft durchführen, wenn nicht alle an einem Strang ziehen. Mitarbeiter und Vorgesetzte müssen lernen, ihre Zeit eigenverantwortlich zu planen und feste Arbeitsabläufe zu erstellen, besonders wenn Kinder oder anderen Ablenkungen bei der Remote-Arbeit warten.

Eine gesunde Work-Life-Balance zu verfolgen kann im Homeoffice schwieriger sein als erwartet. Immerhin arbeitet, lebt und liebt man den ganzen Tag am gleichen Ort: Seinem zu Hause. Vielen Menschen fällt zum Beispiel mitten beim Bearbeiten einer wichtigen Präsentation ein, dass ei jetzt noch unbedingt schnell die Wäsche aufhängen müssen. Arbeitet man im Büro, müsste das warten, aber zu Hause ist das bisschen Hausarbeit ein Klacks: Denken zumindest viele. Ein sehr häufiger Fehler, der die Produktivität und Konzentration der Mitarbeiter beeinträchtigt.

employee teleworking from Spain

Wie bereits erwähnt besteht die Lösung darin, feste Routinen und Abläufe zu etablieren und diese genau wie im Büro auch einzuhalten. Dabei sollten die von den Mitarbeitern gewählten Routinen ihren persönlichen Bedürfnissen entsprechen. Familien mit Kindern werden andere Tagesabläufe wählen wie Singlehaushalte.

Für alle sollte klar sein, dass die Zeit vor dem Computer auch ausschließlich für die Arbeit reserviert ist und konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkung erfordert.

Ein ausgewiesener Arbeitsbereich unterstützt bei der Konzentration. Die normale Morgenroutine vor der Arbeit kann genauso weitergeführt werden wie auch beim Gang ins Büro: Sport treiben, duschen, frühstücken, sich anziehen: Letzteres ist besonders wichtig, um sich nicht gehen zu lassen. Bequeme und zwanglose Kleidung reicht völlig aus, aber das Wichtigste ist, präsentabel zu sein und nicht in Unterwäsche im Teammeeting zu sitzen.


"Sich morgens anzuziehen gibt Menschen das Gefühl zur Arbeit zu gehen", lautet ein wichtiger Hinweis im Science Focus. Dort wird auch erwähnt, dass die ein fester Schlafrhythmus ebenso wichtig ist. Zu viel und zu wenig Schlaf wirken sich beide negativ auf die kognitiven Fähigkeiten aus.

Letztlich geht es darum, selbständig seine Zeit zu organisieren und zu definieren, welche Aufgaben wann bearbeitet und wie viel Zeit dafür benötigt wird. Mit ein wenig Disziplin gelingt die Remote-Arbeit und sollte für jeden Mitarbeiter und Vorgesetzten eine Bereicherung sein.

Wer ist für Gesundheit und Arbeitsschutz während der Telearbeit  verantwortlich?

Gemäß der Arbeitsstättenverordnung ArbStättV müssen Arbeitgeber bei der Telearbeit ihren Schutzpflichten nachkommen. Dazu zählen insbesondere das Arbeitszeitgesetz und das Arbeitsschutzgesetz.
information about occupational accidents in remote work


Arbeitgeber haben die volle gesetzliche Fürsorgepflicht für mobil arbeitende Mitarbeiter.


Zum Beispiel muss der Arbeitgeber bei der erstmaligen Errichtung des Remote-Arbeitsplatzes eine fachkundige Gefährdungsbeurteilung vornehmen, diese dokumentieren und die Beschäftigten unterweisen.

Was für Personalbeschaffungsmaßnahmen können im Homeoffice durchgeführt werden?

Sämtliche Unternehmensaktivitäten einschließlich der Rekrutierung neuer Mitarbeiter müssen im Homeoffice stattfinden.

Selbst unter normalen Bedingungen sollten Unternehmen immer versuchen, die Rekrutierungsprozesse dahingehend zu optimieren, aber umso wichtiger ist es bei der Telearbeit. Die Prozesse müssen hier unbedingt angepasst und notwendigen Änderungen umgesetzt werden.

Während eines unserer Webinars stellte uns Rekrutierungsexpertin Anna Brandt 8 Tipps für effektives digitales Recruiting und Onboarding vor:

tips for hiring employees remotely

Wie werden neue Remote-Mitarbeiter eingearbeitet?

Noch heikler stellt sich der Onboarding-Prozess von neuen Mitarbeitern dar. Gallup und Tata Consulting fanden heraus, dass neue Mitarbeiter mit um 82 Prozent höherer Wahrscheinlichkeit langfristig im Unternehmen bleiben, wenn sie sich von Anfang an wohl gefühlt haben. Dagegen führt eine negative Erfahrung zu einer vorzeitigen Kündigung. Das sagt einem auch der gesunde Menschenverstand. Immerhin verbringen wir sehr viel Zeit auf Arbeit und wollen eine gute Zeit verbringen; zumindest die meiste Zeit.

Was können Firmen also tun, um einen erfolgreichen Onboarding-Prozess im Homeoffice zu gewährleisten? Es gibt unzählige Strategien, um den Onboarding-Prozess zu optimieren:

1
Vorbereitung der Einarbeitung: Ein paar Tage vor dem ersten Arbeitstag lohnt sich ein Anruf, um mit dem neuen Mitarbeiter wichtige Daten abzuklären und alle Unterlagen vorzubereiten.
2
Computer, Mobiltelefon, E-Mail-Adresse des Unternehmens usw. bereitstellen. Alles, was der Mitarbeiter braucht, um gut zu arbeiten.
3
Proaktiv sein:. Sobald der Bewerber seinen Vertrag unterzeichnet hat, sollten seine zukünftigen Teams über LinkedIn, E-Mail usw. mit ihm kommunizieren, um ihn im Unternehmen willkommen zu heißen.
4
Ein virtuelles Treffen macht den Mitarbeitern mit den Namen und Gesichtern vertraut und und verkündet offiziell dessen Ankunft.
5
Ein Mentor als erster Ansprechpartner sorgt für ein Willkommensgefühl.
6
Das Onboarding sollte über mehrere Tage gehen, damit die Newbies nicht mit zu vielen Informationen auf einmal bombardiert werden.
ZURÜCK ZUM INHALTSVERZEICHNIS
Lust auf mehr Infos?
Hier gibt's mehr