Teletrabajo: todo lo que tienes que saber

Implementa teletrabajo en tu empresa

Tabla de contenidos


El teletrabajo nos ha pillado a todos por sorpresa en este 2020. Aunque algunas empresas ya llevaban un tiempo poniéndolo en práctica, la mayoría han tenido que adaptarse a marchas forzadas a esta nueva forma de trabajo.

De hecho, dicen que ha llegado para quedarse. El gobierno, por ejemplo, está elaborando una ley para regular y facilitar el trabajo a distancia. Así que si este es el futuro, ¿qué mejor que ir adaptándonos?

A continuación, dejamos una guía completa con todas las dudas que pueden surgir a la hora de aplicar el trabajo en remoto.
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¿Qué es el teletrabajo?

Podemos definir teletrabajo como el desempeño de la actividad profesional sin la presencia física del profesional en las oficinas de la empresa durante toda o parte de la jornada laboral.

El artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores especifica, también, que “tendrá la consideración de trabajo a distancia aquel en que la prestación de la actividad laboral se realice de manera preponderante en el domicilio del trabajador o en el lugar libremente elegido por éste, de modo alternativo a su desarrollo presencial en el centro de trabajo de la empresa”.

La importancia del teletrabajo en época de coronavirus

El Covid-19 nos obliga a, de momento, mantener las distancias lo que ha provocado que lugares en donde antes se concentraban grupos de personas se vacíen por completo: estadios, discotecas, conciertos… y, por supuesto, oficinas.

El teletrabajo se ha convertido, en muchos casos, en la única vía de supervivencia de empresas y negocios de todo el mundo y, por tanto, de la economía. Enviar a las personas a trabajar desde casa nos ha permitido seguir adelante.

Y es que, hasta hace unos meses, lo del teletrabajo no era tan común. En 2019, en España, solo un 4,8% de los ocupados españoles tenía acceso a esta modalidad; en cambio, durante la pandemia, el porcentaje se ha incrementado hasta el 34% (según un estudio realizado por IvieLab, del Instituto Valenciano de Investigaciones Económicas sobre los datos del INE).

Lógicamente, hay actividades que no se pueden realizar a distancia. Sin embargo, se calcula que el el 49,8% de los técnicos y profesionales científicos podría teletrabajar así como el 20% de los contables, administrativos y otros profesionales de oficina.

Vemos, en cambio, que en otros países de Europa esta práctica estaba mucho más extendida. Países Bajos (14%), Finlandia (13,3%) y Luxemburgo (11%) contaban con más teletrabajadores antes de la crisis provocada por el Covid-19 (información extraída del Eurostat de 2018 compartida por epdata), tal y como publicamos en nuestro artículo sobre las estadísticas del teletrabajo.
evolución del teletrabajo en europa

Rendimiento de teletrabajadores

Una de las grandes preocupaciones que ha despertado el trabajo desde casa, especialmente para las empresas que no estaban acostumbradas a este modelo, es el rendimiento o la productividad de los empleados. 

La realidad es que el teletrabajo es sinónimo de productividad. Los datos así lo demuestran: el 42% de los profesionales cree que es más productivo trabajando desde casa (estudio de Zapier) y algunas empresas han experimentado un aumento del 20% en el desempeño del equipo. Por tanto, te recomendamos que tengas confianza en tus teletrabajadores.

Sin embargo, la mejor forma de salir de dudas es medir periódicamente el rendimiento de los trabajadores. Para ello es necesario elaborar un plan adaptado al contexto actual en el que definamos qué queremos medir y cómo lo vamos a hacer. 

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Existen diferentes formas de evaluar a los teletrabajadores. Lo más recomendable es elegir una, aunque podemos combinar varias a la vez:

Calidad y cantidad en lugar del tiempo dedicado

Los KPIs de teletrabajo que se deben de medir son dos: tareas completadas y calidad de las mismas. Para evaluar el rendimiento, compara los resultados entre dos empleados del mismo rango. Si uno completa la mitad de tareas durante un mismo período de tiempo, hay que indagar más para saber qué está ocurriendo.

Resultados

En un artículo de Talking Talent, Mike Desjardins, fundador de Cereslogic.com, explica: “si estás midiendo correctamente el rendimiento en la oficina, no será muy diferente a evaluar a un empleado en remoto. La mejor forma de medir el rendimiento es mirar los resultados obtenidos y ver si esa persona está cumpliendo con sus objetivos marcados”.
 
Este método es válido en casi cualquier entorno de trabajo. Manager y empleado deben acordar unos objetivos periódicos para obtener los resultados esperados. Esto, además de ser un marco de referencia, ayuda a los profesionales a dirigir mejor sus esfuerzos.

Métricas claras y expectativas

Otra opción es crear unas métricas basadas en las expectativas puestas en cada empleado o en cada puesto dentro de la empresa y, después, medir el desempeño en función de éstas. 

El coach de negocios David Schoenbeck, en el mismo artículo arriba mencionado, recalca: “al repartir tareas a un equipo que trabaja a distancia es importante expresar claramente las expectativas. Esta explicación debe incluir fechas límite y detalles concretos de la tarea en sí”. 

Se trata, por tanto, de establecer una bases claras para luego medir si se han cumplido o no.

Feedback interno

Por último, para medir el rendimiento, podemos utilizar el feedback interno. Lo ideal, en este caso, sería crear una serie de encuestas automáticas. Cada persona de la empresa evalúa, por ejemplo, el trabajo de otras cuatro y responde solo a dos cuestiones: fortalezas y áreas de mejora. 

Es una forma fácil y sencilla de obtener información y entender el nivel de colaboración que hay entre los equipos.

Ventajas y desventajas del teletrabajo

El teletrabajo, como casi todo, tiene sus defensores y detractores. Tanto desde el punto de vista de los empleados, como de los empresarios. 

Analizamos, a continuación, las ventajas del teletrabajo para unos y otros:

Ventajas para empleados

Ventajas para el empresario


Por otro lado están las desventajas, que las hay. La primera de ellas es que no todas las empresas pueden implementar el teletrabajo pero, además de esto, las que sí pueden se encuentran con ciertos obstáculos:

Desventajas para empleados

Desventajas para el empresario


A continuación te mostramos de una manera gráfica, un resumen de las ventajas y desventajas que tiene el teletrabajo para la empresa y el trabajador:

PARA EMPLEADOS
Ventajas
Flexibilidad horaria.
Conciliación familiar y laboral.
Reducción del estrés.
Ahorro de tiempo.
Ahorro de dinero.
Desventajas
Sensación de soledad.
Aumento del sedentarismo.
Dificultad para desconectar después del trabajo.
PARA EMPRESARIOS
Ventajas
Apertura a nuevos mercados laborales.
Retención del talento.
Reducción del absentismo laboral.
Reducción de costes de estructura.
Aumento de la productividad.
Trabajo por objetivos.
Desventajas
Cambio en la cultura y organización de la empresa.
Menos trabajo en equipo.
Dificultades para crear cultura de empresa.
Complicaciones para controlar el rendimiento.

Ley del teletrabajo en España

el gobierno español presenta la nueva ley de teletrabajo en España

El teletrabajo está regulado, como hemos visto más arriba, por el Estatuto de los Trabajadores. La norma se incluyó en 2012, con la Reforma Laboral, con el objetivo de ofrecer garantías a esta modalidad que, por aquel entonces, comenzaba a despuntar.

El artículo 13 recoge los límites del trabajo a distancia:
Del mismo modo, el Real Decreto-ley 6/2019 del 1 de marzo 2019  que promueve la igualdad entre hombres y mujeres, hace referencia al teletrabajo como una herramienta para facilitar la conciliación familiar y laboral. Así, explica que todos los trabajadores tienen derecho a prestar su trabajo a distancia para hacer efectivo su derecho a conciliar. 

Además, a raíz de la crisis provocada por el Covid-19, el gobierno español ha decidido crear la Ley del Trabajo a distancia aprobada el día 23 de septiembre en el BOE.

Define el personal que puede teletrabajar

En el Real Decreto-ley 8/2020 del 17 de marzo, el gobierno español publicó una serie de medidas urgentes para hacer frente a la crisis y lograr, entre otras muchas cosas, que el mayor número de empresas pueda trabajar a distancia.

Para ello ha puesto a disposición de empresas y autónomos una línea de financiación de hasta 200 millones de euros a través del Instituto de Crédito Oficial (ICO). El dinero debe estar destinado a la compra o leasing de equipamiento y la adquisición o suscripción a cualquier software o servicio que contribuya a la digitalización de negocio y a facilitar el trabajo no presencial. 

Tal y como se explica en el documento: “una de las cuestiones principales que este fenómeno está poniendo de manifiesto es la necesidad de asegurar que las empresas están preparadas para actuar en un entorno digital. Por ello, es esencial hacer un esfuerzo decidido por la preparación y dotación de las pymes al desarrollo digital”.
Para solicitarla, las empresas o autónomos sólo tienen que acudir a una entidad bancaria e informarse sobre cómo solicitar esta subvención.

Anteproyecto de ley teletrabajo

Como hemos dicho más arriba, el auge del teletrabajo a causa de la pandemia ha puesto de manifiesto la necesidad de crear una ley que regule esta práctica.

El gobierno se puso manos a la obra y como resultado en el BOE se publicó el pasado 22 de septiembre de 2020 el Real Decreto-ley 28/2020.

Esta nueva ley de teletrabajo en España introduce algunos puntos como los que os contamos a continuación:

1
El teletrabajo será voluntario para ambas partes.
2
El acuerdo deberá quedar firmado y por escrito.
3
La decisión de trabajar a distancia será reversible en todo momento aunque debe darse un preaviso.
4
No podrá utilizarse el teletrabajo como causa de despido.
5
Todos los empleados pueden teletrabajar excepto los menores de 16 o 17 años y solo podrán hacerlo al 50% de su tiempo las personas con contratos en prácticas y formación.
6
La empresa ha de hacerse cargo de la parte proporcional de gastos que implica el teletrabajo.
7
El empleado que teletrabaja tiene los mismos derechos que los que acuden a la oficina.
8
La empresa puede controlar a los empleados con las medidas que estimen oportunas sin violar la dignidad del trabajador.

¿Cómo implementar el teletrabajo en tu empresa?

No son pocas las empresas a las que el teletrabajo les ha pillado por sorpresa y están teniendo que implementar el teletrabajo a marchas forzadas. Esto puede llegar a ser, sin duda alguna, todo un quebradero de cabeza.

Sin embargo, siguiendo unos sencillos pasos, podemos lograr que el proceso sea mucho más fluido y agradable para todos.

Define el personal que puede teletrabajar

Según el Estatuto de los Trabajadores, cualquier profesional tiene derecho a trabajar a distancia siempre y cuando exista un acuerdo entre ambas partes. 

Aunque no todas las profesiones son susceptibles de realizarse a distancia, son muchas las actividades que pueden desempeñarse desde prácticamente cualquier lugar gracias a los medios telemáticos disponibles hoy en día.
Un estudio de Randstad analiza este aspecto y determina lo siguiente: el 49,8% de los técnicos y profesionales científicos podría teletrabajar al igual que el 20% de los contables, administrativos y otros profesionales de oficina. Lo mismo ocurre con directores y gerentes o técnicos y profesionales de apoyo.
Es más difícil, lógicamente, para profesionales relacionados con la restauración, agricultores, operadores de instalaciones y maquinaria, militares.

A esto hay que añadir que, según lo que se prevé en la nueva ley de teletrabajo, los menores de 16 o 17 años tendrán que trabajar de manera presencial y los profesionales con contratos de prácticas o de formación deberán acudir al centro de trabajo al menos un porcentaje de horas al mes.
Los menores de 16 o 17 años tendrán que trabajar de manera presencial

Por lo tanto, a la hora de implantar el teletrabajo, lo primero que hay que analizar es quiénes pueden, por su actividad o condiciones, acogerse a esta modalidad.

Establece una política de teletrabajo

El siguiente paso es establecer una política de teletrabajo para la empresa en la que se unifiquen tanto procesos como herramientas a utilizar y en la que, además, queden claras las dudas más frecuentes. 

Existen muchos ejemplos de políticas de teletrabajo creadas por empresas que llevan muchos años teletrabajando:  GitLab, Zapier, ArtNight… Puedes utilizarlas para inspirarte y tomarlas como referencia para crear la tuya propia.

Recuerda que es importante que este documento se encuentre accesible para todos los empleados de la empresa y lo actualicéis periódicamente según las necesidades o dudas que vayan surgiendo.

Provee a tus empleados de los medios necesarios

Para que el teletrabajo funcione y sea una experiencia agradable para los equipos es importante que cuenten con su propio espacio de trabajo en casa. La empresa, además, tiene la obligación de proporcionarle los recursos necesarios para conseguirlo. Estos son, normalmente:
Conexión a internet
Ordenador portátil
Pantalla de ordenador
Silla de oficina ergonómica
Con el comienzo de la pandemia, muchas empresas se vieron obligadas a enviar, de un día para otro, todos estos materiales a los respectivos hogares de sus empleados. Sandra Wulff, la directora de Recursos Humanos de Goodpatch GmbH, nos contaba en una entrevista que, a comienzos de marzo “movilizamos pantallas, sillas y equipos técnicos para todos los que necesitaban crear un puesto de trabajo adecuado en casa. De esta manera, tenemos la certeza de que todos se sienten cómodos y pueden continuar con su trabajo y sus rutinas desde sus hogares”.

Implementa la tecnología necesaria

gráfico con las mejores herramientas de teletrabajo

El teletrabajo sólo es posible, y existe, gracias a las nuevas tecnologías. Sin Internet o sistemas de comunicación telemáticos los equipos no podrían desarrollar su actividad en las mismas condiciones que en el lugar de trabajo.

Cada empresa, según sus dimensiones y actividad, deberá determinar qué herramientas necesita para el teletrabajo ya que, actualmente, existen muchas opciones diferentes que responden a distintos propósitos.

Así encontramos:
Es importante evaluar cuáles ayudan a mejorar los procesos internos y facilitar el trabajo de los equipos a distancia.

Promueve una buena comunicación del equipo

La comunicación es clave dentro de cualquier compañía pero se convierte en un aspecto crítico cuando los empleados no comparten espacio de trabajo. Si no creamos canales de comunicación alternativos y adecuados se perderán las charlas informales de oficina y corremos el riesgo, al mismo tiempo, de que se saturen las bandeja de correo electrónico con consultas rápidas o debates que forman hilos eternos.

ejemplo de buena comunicación en teletrabajo

Es importante encontrar un equilibrio y utilizar los canales adecuadamente. Un chat de equipo sirve para enviar documentos, dar un aviso, realizar consultas varias…; las videollamadas son útiles para reuniones, tormentas de ideas… y el email es, sobre todo, una herramienta para comunicarse con personas externas a la empresa.

Debemos de ser ordenados, consistentes y hacer un uso adecuado. Por ejemplo: no es muy productivo organizar varias videollamadas al día pero sí es necesario celebrar, al menos, una a la semana.

Supervisa todo el trabajo de tu equipo

Hay dos formas de supervisar el trabajo de los equipos a distancia, ambas compatibles entre sí:
Para aplicar el primer método es necesario utilizar un software de gestión de proyectos. Estos tienen un funcionamiento muy simple a la vez que intuitivo: por cada tarea se crea una tarjeta en la que se indica el responsable y la fecha límite. A su vez, estas tarjetas se colocan según su estado sobre un tablero con tres columnas: pendiente, en proceso y terminada.

Así, de un vistazo, podemos ver el estado de cada proyecto e, incluso, filtrar por empleado y ver las tareas que tiene pendientes y si llega a las fechas acordadas.

Por otro lado, también podemos medir el rendimiento de los empleados en teletrabajo a través de los OKR (Objectives & Key Results, que significa Objetivos y Resultados Clave). Este método establece objetivos y resultados concretos para cada empleado.
Medir el rendimiento de los empleados a través de los OKR

Un ejemplo, para entenderlo mejor:
Objetivo: aumentar las ventas.

A la hora de establecer los Key Results es importante, también, utilizar el método SMART para que todos cumplan los siguientes requisitos:

método SMART para definir kpis en teletrabajo

Con este método tendrás un marco de referencia claro con el que medir y evaluar el desempeño de los empleados a distancia. Es importante, eso sí, que los objetivos se fijen en conjunto y con el acuerdo de las dos partes.

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Software para teletrabajar

La tecnología para el teletrabajo es un pilar fundamental. Además de conexión a Internet y un ordenador, también hacen falta programas y herramientas que resuelvan problemas provocados por la distancia tales como la comunicación entre equipos, la celebración de reuniones o la organización de tareas diarias.

A continuación, revisamos los software que son más útiles cuando se trabaja en remoto:

Software de gestión de tareas

Permite planificar jornadas de trabajo y organizar y asignar tareas dentro de un proyecto para ser eficientes y cumplir con los plazos establecidos. La principal ventaja de un software de gestión es que la comunicación y la productividad de los equipos mejora automáticamente.

Su funcionamiento es, además, muy sencillo. Por cada tarea se crea una tarjeta en la que aparece el responsable de la misma y la fecha límite. Estas se colocan sobre un tablero digital y se distribuyen en columnas según su estado: pendiente, en proceso y finalizada. Esto se conoce, habitualmente, como método Kanban de gestión de proyectos.

Veamos algunas de las soluciones que podemos encontrar en el mercado:

Trello

Es un software gratuito muy popular que utiliza el método Kanban. Permite crear tanto tableros como queramos, adaptarlos a nuestras necesidades y compartirlos con personas del equipo. Trello es simple e intuitivo, por lo que es una buena solución para comenzar.

Asana

Asana es, probablemente, una de las soluciones más completas y personalizables. Podemos elegir cómo visualizar las tareas (en lista, columnas o calendario) y almacenar documentos dentro de la aplicación. Dispone de una versión gratuita, limitada por el número de usuarios, y otra de pago.

Basecamp

Una de las diferencias de Basecamp es que cuenta con un tablero para publicar novedades y un chat para conversaciones rápidas entre los miembros del equipo. Por lo demás, sus funcionalidades son similares a las del resto. Basecamp es de pago con una cuota fija al mes.

Software para comunicación entre equipos

Las herramientas de comunicación para equipos son chats de mensajería instantánea que incorporan funcionalidades adicionales como el envío de documentos, la creación de grupos de conversación, las video llamadas, etc.

Su objetivo es facilitar las conversaciones habituales de oficina y, además, proporcionar un canal de comunicación mucho más ágil que el correo electrónico.  Esto tiene un impacto directo sobre la productividad.

Google Hangouts

Se trata de un chat que va asociado a una cuenta de Gmail. Es muy simple aunque permite crear conversaciones en grupo y enviar documentos (aunque tan solo unos pocos formatos).

Su principal ventaja es que está integrado en el correo por lo que no tendrás que utilizar varias herramientas y podrás abrir chats con tus contactos que también utilizan Gmail. Es una opción cómoda para consultar rápidas.

Slack

Slack es una de las soluciones de mensajería más populares para equipos. Es muy completa ya que no solo permite mantener conversaciones entre dos personas o en grupo, sino que además los documentos enviados se guardan en un archivo. Cuenta con un buscador que permite, fácilmente, localizar conversaciones y archivos y es posible integrar otras aplicaciones que utilizamos habitualmente. Dispone de una versión gratuita y otras de pago.

Skype

Aunque es más conocido por su uso para establecer videollamadas, hay muchas empresas que lo utilizan como chat interno. Su funcionamiento es muy similar a Slack aunque más limitado ya que no está preparado para hacer integraciones con otros programas. 

Si lo que queremos es integrar una plataforma de chat y videollamadas, sin demasiadas pretensiones, esta puede ser una buena solución.

Herramientas para gestionar ausencias y vacaciones

El departamento de Recursos Humanos debe llevar un control sobre las ausencias y vacaciones del equipo. Para realizar esta labor a distancia, lo mejor es contar con un software adaptado que permita hacer un seguimiento exhaustivo a la par que simple.

Éstos utilizan la tecnología en la nube por lo que permite conectar a los empleados y a RR. HH. para que, a través de ahí, compartan toda la información: solicitudes de vacaciones, justificantes de ausencias, permisos por paternidad/maternidad, etc. Así se reduce el uso del email y se evitan posibles errores.

Kenjo

Kenjo es un software de Recursos Humanos que cuenta, entre otras, con una funcionalidad para la gestión de ausencias y vacaciones. A través de él es posible:
Tener mayor control sobre las ausencias y vacaciones.
Obtener información en tiempo real.
Optimizar procesos.
Sincronizar las ausencias con los calendarios de Google y Microsoft.
Sincronizar Slack con el estado de ausencias de los trabajadores.
Generar reportes avanzados para estudiar tendencias.

Herramientas para gestionar evaluaciones de desempeño

Estas herramientas permiten valorar la calidad del trabajo a realizar a distancia. Con ella definimos la metodología, creamos los cuestionarios, recopilamos el feedback, elaboramos informes y realizamos la evaluación de cada empleado. Es decir, realizamos todo el proceso a través de una única plataforma.

Lo habitual es evaluar a los empleados un par de veces al año; sin embargo, un software facilita tanto el proceso que podemos hacer un seguimiento más habitual (sobre todo durante el teletrabajo).

Kenjo

De nuevo, nuestro software todo en uno para RR. HH. te ofrece la posibilidad de implementar evaluaciones de desempeño de 90º, 180º o 360º muy fácilmente. Podrás personalizar los cuestionarios, hacer seguimiento de los procesos de feedback, generar informes y recibir información periódica del rendimiento de cada empleado. Todo es una única plataforma.

evaluaciones del desempeño para medir el rendimiento en teletrabajo

A esto se le suman las funcionalidades de control de OKR y satisfacción del empleado para que tengas un control absoluto sobre el rendimiento y motivación de la plantilla.

Herramientas de videollamadas

El uso de herramientas para celebrar videollamadas es fundamental durante el teletrabajo. Permiten a los equipos verse las caras virtualmente y grabar las sesiones si se desea.

Aunque existen muchas soluciones en el mercado, es importante elegir una que funcione bien y que permita integrar a varias personas en una misma conversación.

Zoom

Zoom ha sido la gran revolución durante los meses de confinamiento. Entre enero y febrero, más de 2,22 millones de personas descargaron la aplicación, según un artículo de El País.

Parte de su éxito es su sencillez; sin embargo, el plan gratuito solo permite llamadas de hasta 40 minutos de duración. Los planes de pago permiten hacer un uso ilimitado de la aplicación.

Hangouts

Hangouts es la herramienta de videollamadas de Google y, de nuevo, se encuentra asociada a una cuenta de Gmail. Si la empresa dispone de este servicio, podrá utilizar cómodamente Hangouts. Su funcionamiento es prácticamente impecable.

Skype

Skype es una de las compañías más populares y una de las primeras que ofrece el servicio de video llamada. Sigue siendo la opción preferida de muchas empresas.

Herramientas de control de tiempo

Todas las empresas españolas tienen la obligación de llevar un control sobre la hora de inicio y fin de la jornada de cada uno de sus empleados, incluidos aquellos que están teletrabajando. Además, los registros deben almacenarse durante al menos cuatro años.

Las organizaciones tienen la posibilidad de elegir qué sistema desean utilizar para cumplir con su obligación; sin embargo, es importante que este permita a los empleados fichar a distancia. Lo más cómodo es utilizar un software de control horario que facilita a los empleados el registro desde cualquier lugar y dispositivo.

Kenjo

Kenjo también cuenta con un software de control horario que permite a los empleados fichar a distancia y cumplir con las obligaciones que establece la ley. Solo hay que acceder a la app e introducir la hora de inicio y fin de la jornada.

interfaz del software de control horario de Kenjo

Por su parte, el equipo de RR. HH. podrá ver fácilmente las horas registradas y detectar aquellos empleados que están dedicando mucho tiempo extra.

Herramientas de almacenamiento en la nube

El almacenamiento en la nube resulta útil cuando se trabaja a distancia ya que permite compartir documentos e, incluso, intercambiar comentarios en directo. Funciona como un fichero online en el que podemos gestionar los permisos de acceso.

La información está segura en un software de almacenamiento ya que está encriptada y el proveedor del servicio, además, suele hacer copias de seguridad periódicas.

Google Drive

El servicio de almacenamiento en la nube de Google ofrece 15 GB de espacio gratuito para guardar todo tipo de archivos. Es posible, incluso, crear archivos compartidos sobre los que trabajar en directo con las personas que tienen acceso.

Dropbox

Dropbox es otro de los sistemas de almacenamiento más populares. La versión gratuita ofrece 2 GB de almacenamiento aunque se pueden ampliar hasta 2 TB pagando. Funciona, también, a través de carpetas compartidas.

Wetransfer

Aunque no es un servicio de almacenamiento, sirve para enviar documentos. El plan gratuito solo soporta archivos de hasta 2 GB y la transferencia caduca a los siete días; si pasamos al plan Pro tendremos hasta 20 GB de capacidad, podremos decidir cuándo caduca el enlace y tendremos hasta 1 TB de almacenamiento.

Herramientas de gestión de contraseñas

A medida que vamos sumando herramientas nos tenemos que acordar de más contraseñas. Para evitar olvidos y problemas futuros existen programas de gestión de contraseñas. Estos guardan los accesos para poder entrar automáticamente, los protegen y nos permiten compartirlos con seguridad.

LastPass

Es una herramienta de gestión completa que genera contraseñas seguras, las guarda y permite enviarlas a otros usuarios de forma segura. Existe una versión gratuita pero hay planes de pago que amplían las funcionalidades.

1Password

Este software puede resultar un poco más atractivo e intuitivo que LastPass aunque, por lo demás, ofrece las mismas funcionalidades. La principal desventaja es que no cuenta con una versión gratuita.

Principales dudas a la hora de implementar el teletrabajo

¿Quién debe de poner los medios: la empresa o el empleado?

La empresa, al igual que lo hace en las oficinas, debe ofrecer a los empleados los medios mínimos necesarios para desarrollar su trabajo a distancia. Hablamos, por lo general, de un ordenador, una conexión a Internet y apoyo técnico en remoto. 

Incluso algunas compañías, durante los meses en los que la pandemia nos ha obligado a trabajar desde casa, se han preocupado de enviar a los hogares de sus empleados unas sillas de trabajo ergonómicas para su comodidad, pantallas de ordenador, reposapiés… 

En definitiva, todo lo necesario para que pudieran trabajar tan cómodos y seguros como en la oficina.

¿Los empleados están obligados a llevar un registro horario?

Sí, todos los empleados de la empresa, (prácticamente) sin excepción, están obligados a llevar un registro horario según el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo de 2019. Por lo tanto, al trabajar desde casa también hay que anotar la hora a la que comienza y termina la jornada laboral.
Según el texto legal, todas las empresas deben contar con un sistema de control horario y llevar un registro diario para evitar abusos laborales y las horas extra no pagadas. El sistema a utilizar queda a elección de la organización aunque es importante contar con uno que permita el registro a distancia.
El registro de la jornada en teletrabajo se simplifica con un software adaptado. Este permite a los empleados introducir su horario a distancia fácilmente y el equipo de RR. HH. puede llevar un control desde donde esté.

¿Cuáles son los principales consejos para trabajadores que teletrabajan por primera vez?

Nadie nace sabiendo ni tampoco acostumbrado a las dinámicas particulares del teletrabajo. Porque, si bien ofrece muchas ventajas, necesita un proceso de adaptación y, al principio, pueden surgir muchos interrogantes. Por eso es tan importante, por un lado, las políticas de teletrabajo y, por otro, una buena comunicación para compartir recomendaciones que ayuden a todos los miembros de la empresa.

Algunos consejos básicos para el teletrabajo:
Crear un espacio de trabajo dentro de la vivienda (si está aislado, mejor).
Establecer una rutina diaria para ayudarnos a entrar en “modo trabajo”.
Fijar unos horarios para separar el trabajo de la vida personal.
Priorizar y organizar las tareas diarias cada mañana.
Evitar distracciones poniendo, por ejemplo, el teléfono en silencio.
Realizar descansos periódicamente.
Hacer ejercicio con regularidad (si es en el exterior, mejor).
Aprovechar para cocinar con frecuencia y comer sano.
Tomar cafés virtuales con los compañeros de vez en cuando.
Desconectar por completo al final de la jornada laboral.
Descargar consejos para teletrabajar

¿Cómo conciliar vida familiar y profesional?

El teletrabajo puede no ser la experiencia que esperamos si no aprendemos a planificar bien el tiempo y marcar unas rutinas, sobre todo cuando hay distracciones o niños de por medio.

Conciliar y separar el tiempo de trabajo y de ocio dentro de un mismo espacio puede llegar a ser complicado. Para aquellos que teletrabajan desde casa por primera vez, es muy habitual encontrarse en medio de una tarea y recordar, por ejemplo, que tienen que poner una lavadora. En la oficina lo haría al volver a casa pero… ¿estando en la habitación de al lado por qué esperar? Es un error muy común que altera la productividad y la concentración de los trabajadores.

empleado teletrabajando desde España

La solución es, como decíamos, establecer una rutina y respetarla tanto como si estuviéramos en la oficina. El ritual que te marques puede y debe adaptarse a tus necesidades personales; por ejemplo, si tienes niños puedes establecer un horario de trabajo que se adapte mejor a tus rutinas familiares. Sin embargo, es importante que, mientras estés delante del ordenador te concentres exclusivamente en aquello que estás haciendo.

Para llevar a cabo esta rutina es bueno contar con un lugar de trabajo designado que te ayude a concentrarte y hacer las cosas que harías habitualmente antes de ir a la oficina: hacer deporte, ducharse, desayunar, vestirse… Esto último es especialmente importante: no se puede teletrabajar en pijama. Puedes optar por ropa cómoda e informal pero es importante que te cambies, te actives y  estés presentable.

Mar Sabadell, profesora de los estudios de Economía y Empresa en la UOC y experta en teletrabajo, lo resume así en una entrevista: "tienes que ponerte en modo conectado, para tener la sensación de que estás en el trabajo. Esto es muy importante si no has hecho teletrabajo nunca".

Se trata, en definitiva, de organizar el tiempo y definir qué quieres hacer, cuándo lo quieres hacer y cuánto tiempo necesitas para realizar esa actividad. Con esto y un poco de disciplina conseguirás conciliar y disfrutar de la experiencia del teletrabajo.

¿Quién cubre un accidente laboral: empresa o empleado?

información sobre los accidentes laborales en teletrabajo
Lo que dicen las leyes de Riesgos Laborales es que será "accidente laboral siempre y cuando el trabajador se encuentre prestando servicios a la empresa, sin importar su ubicación."

Al igual que si un comercial tiene un accidente en horas de trabajo se considera “accidente laboral”; lo mismo ocurre con las personas que están trabajando desde sus casas.

Por ejemplo: un teletrabajador tiene un horario de 9.00 a 14.00 y de 16.00 a 19.00. Sobre las 12 de la mañana decide hacer un descanso e ir a la cocina de su casa a tomar un café. Al entrar, se resbala y se hace una torcedura en el tobillo. Al encontrarse dentro de su jornada laboral, se considerará accidente laboral aunque no sea producto de su actividad.

¿Cómo contratar nuevos empleados en remoto?

Toda la actividad de la empresa ha pasado a ser en remoto, incluidas las contrataciones de nuevos empleados.

Si en circunstancias normales debemos intentar optimizar los procesos de reclutamiento, esto es aún más importante durante el teletrabajo. Aprovecha ahora para revisar tus procesos e introducir los cambios necesarios.

La experta en Recursos Humanos, Anna Brandt, nos compartió algunos consejos para contratar a empleados en remoto:

consejos para contratar empleados en remoto

¿Cómo hacer el onboarding a los empleados remotos?

El proceso de onboarding de un empleado es, si cabe, aún más delicado. Según Gallup y Tata Consulting, una experiencia positiva aumenta las posibilidades de que el trabajar permanezca en la organización más allá de las primeras semanas en un 82% y una experiencia negativa hace que sea dos veces más propenso a irse.

¿Qué debemos hacer para que el proceso no sea un fracaso durante el teletrabajo? Aquí tienes algunos consejos para hacer el onboarding a los empleados remotos:

1
Prepara su incorporación con antelación. Llama al candidato unos días antes, pídele todos sus datos y organiza toda la documentación.
2
Hazle llegar todas las herramientas que vaya a necesitar en su día a día: ordenador, teléfono móvil, correo electrónico corporativo, etc.
3
Proactividad. Cuando el candidato firma, sus futuros equipos deben comunicarse con él a través de LinkedIn, correo electrónico… y darle la bienvenida.
4
Organiza un encuentro virtual para que vaya poniéndole cara a todo el mundo y celebrar su llegada.
5
Asígnale un mentor o una persona que, durante los primeros días, resuelva sus dudas y le ayude a sentirse cómodo.
6
Organiza el onboarding y repártelo en varios días. De lo contrario, corres el riesgo de ofrecer demasiada información en poco tiempo.
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