Alles, was Du über die Digitale Arbeitszeiterfassung wissen musst!

Das Thema “Digitale Zeiterfassung” ist zur Zeit in aller Munde. Nachdem der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019 entschieden hatte, dass die Mitgliedstaaten der Europäischen Union ihre Arbeitgeber verpflichten müssen, ein System zur Verfügung zu stellen, mit dem die Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden kann, bestand in der Konsequenz bereits seit 2019 die Pflicht zur Zeiterfassung, die in Deutschland bislang aber noch nicht in nationales Recht umgewandelt wurde.

Darauf folgte nun im Jahr 2022 ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG), das sich in seiner Pressemitteilung vom 13. September ähnlich wie der EuGH äußerte: “Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.” Ein weiterer Beleg: Die Zeiterfassung wird kommen und lediglich bei der Umsetzung gibt es zur Zeit noch Gestaltungsspielraum.

Da nun zeitnah mit einer gesetzlichen Regelung seitens des Parlaments zu rechnen ist, sollten Arbeitgeber bereits jetzt tätig werden und ermöglichen, dass die Arbeitszeit mittels eines „objektiven und zuverlässigen Systems“ erfasst werden kann.

In unserem Artikel erfährst Du als Arbeitgeber alles zum Thema “Digitale Zeiterfassung”, da wir alle Informationen zur Gesetzgebung, den Vor- und Nachteilen der Zeiterfassung und wichtige Tipps zu den gängigen Online-Tools zusammengetragen haben.

Bereits seit 2019 sind Arbeitgeber in ganz Europa dazu verpflichtet, die Arbeitszeit und Anwesenheit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Laut eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 12. Mai 2019, müssen die Mitgliedstaaten der Europäischen Union ihre Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Verfügung zu stellen, mit dem die Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden kann.

Dieses Urteil des EuGH zur Arbeitszeiterfassung ist weiterhin richtungsweisend und Unternehmen tun gut daran, sich um ein entsprechendes Zeiterfassungssystem zu kümmern. Ein derartiges Produkt sollte intuitiv zu bedienen sein, Mitarbeitern die Möglichkeiten bieten, sich über mehrere Zugänge an- und abzumelden, eine einfache Urlaubsplanung beinhalten und sich problemlos in die Gehaltsabrechnung integrieren lassen.

Auf EU-Ebene ist seit Mai 2019 also das Urteil zur Arbeitszeiterfassung rechtskräftig, das eigentlich alle anderen, auf nationalem Level geltenden Regeln der einzelnen EU-Mitgliedsstaaten außer Kraft setzt. Damit ist das Urteil sowohl für den Gesetzgeber als auch für die Arbeitsgerichte in Deutschland rechtlich bindend.

Bisher hat Deutschland es jedoch vermieden, diese Erfassungspflicht rechtlich festzuschreiben und befindet sich damit in Europa in guter Gesellschaft, da Spanien bisher als einziges EU-Land das Gesetz umgesetzt hat.

Die Neue Richtervereinigung kritisiert, dass “mit den derzeitigen Normen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) das Grundrecht aus Art 31 II der Charta der Grundrechte der Europäischen Union (GRCh) nicht adäquat umgesetzt worden ist.” Andere wiederum befürchten die Rückkehr zur Stechuhr, was europäische Firmen im internationalen Wettbewerb erheblich beeinträchtigen würde.

Konkret besagt das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH), dass kein Arbeitnehmer mehr als 48 Stunden pro Woche arbeiten sollte und alle 24 Stunden Anspruch auf eine 11-stündige Pause hat. 

Weiter heißt es:

• “Arbeitgeber müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichten,” um die täglich geleistete Arbeitszeit zu messen.
• Die Zeiterfassung muss alle geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich der Überstunden, ab Arbeitsbeginn aufzeichnen.
• Ebenso muss sichergestellt werden, dass die Arbeitnehmer die täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten einhalten.
• Der Zugang zu den Zeiterfassungssystemen muss gewährleistet sein, damit Arbeitnehmer ihre eigenen Arbeitszeiten erfassen können.

In der Konsequenz aus dem EuGH-Urteil bestand für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union also bereits seit 2019 eine Pflicht zur Umsetzung der EuGH-Rechtsprechung. Allerdings machte der EuGH keine Vorgaben dazu, bis wann die Mitgliedstaaten der EU dieses Urteil in nationales Recht überführen müssen, weshalb das Urteil in Deutschland bislang auch noch nicht in ein Gesetz umgewandelt wurde.

Darauf folgte nun also das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG), das besagt, dass der Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet ist, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.” Der Arbeitgeber ist somit verpflichtet, für eine geeignete Organisation der Zeiterfassung zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen.

Damit bestätigt das Bundesarbeitsgericht, was seit dem EuGH-Urteil bereits feststand: Die Zeiterfassung wird kommen und lediglich bei der Umsetzung gibt es noch Gestaltungsspielraum. In Deutschland ist somit zeitnah mit einer gesetzlichen Regelung zu rechnen.

Flexible Arbeitszeitmodelle wie die Vertrauensarbeitszeit und Home Office sollen aber nach dem Willen der Politik möglich bleiben, da die Regelungen zum Arbeitsrecht im Koalitionsvertrag vorsehen, dass flexible Modelle weiterhin möglich sein müssen. Inwiefern dies mit dem europäischen Recht zu vereinbaren ist, bleibt abzuwarten.

Um das Thema der Zeiterfassung komplett zu erfassen, sollte man sich zusätzlich ansehen, wie die Arbeitszeitregelung in der hiesigen Rechtsprechung verankert ist. Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sieht vor, dass Arbeitnehmer 

• maximal acht Stunden pro Tag
• und 48 Stunden pro Woche arbeiten dürfen. Die 48 Stunden Wochenarbeitszeit ergeben sich, weil laut Gesetz auch der Samstag zu den Werktagen zählt. 

Ebenso dürfen Mitarbeiter nicht mehr als zehn Stunden pro Schicht arbeiten. Bei einer maximalen Arbeitszeit von acht Stunden entspricht das einer Mehrarbeit von zwei Stunden. Diese Überstunden müssen jedoch in einem Zeitraum von 24 Wochen auf die durchschnittliche wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden ausgeglichen werden.

Allerdings erlaubt der Gesetzgeber auch hier begrenzte Ausnahmen im Arbeitszeitgesetz. Abweichende Regelungen können laut dem §7 ArbZG durch einen Tarifvertrag bzw. eine Betriebsvereinbarung oder eine Aufsichtsbehörde getroffen werden.

Nach einer Arbeitszeit von sechs Stunden haben Mitarbeiter Anspruch auf eine fünfzehnminütige Pause und nach acht Stunden Arbeit auf eine Pause von dreißig Minuten. Bei einer Arbeitsdauer von neun Stunden müssen Mitarbeiter eine 45-minütige Pause einlegen. Diese Ruhepausen werden nicht in die Arbeitszeit eingerechnet.

Beispiel: Fängt eine Mitarbeiterin um 8:00 Uhr morgens ihre Arbeit an, kann sie bei einem Vertrag von acht Arbeitsstunden pro Tag frühestens um 16:30 Uhr in den Feierabend gehen, inklusive der obligatorischen Pause. Maximale Arbeitszeit wäre hier 18:45 Uhr, da Beschäftigte nur maximal zehn Arbeitsstunden pro Tag plus die obligatorische 45-minütige Pause arbeiten dürfen.

Die Zeiterfassung kann entweder in papiergebundener Form oder per Software erfolgen. Die geleisteten Arbeitsstunden können gegebenenfalls von den zuständigen Behörden kontrolliert werden. Entscheidet sich der Arbeitgeber für die digitale Erfassung der Arbeitszeiten, muss sich der Server in Deutschland befinden.

Folgende Informationen sollten dokumentiert werden:

• Datum
• Name des Mitarbeiters
• Arbeitszeitbeginn und -ende
• Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden
• Arbeitsleistung 
• Unterschrift des Mitarbeiters

Im Zuge der Covid-Pandemie und des zunehmenden Aufkommens des Remote-Arbeitens standen Unternehmen vor der Aufgabe, den Arbeitsalltag im Homeoffice zu organisieren. Auch im Rahmen der Telearbeit tritt zur Zeit erst eine grundsätzliche Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeit bei einer Überschreitung der maximalen Arbeitszeit von acht Stunden zu Tage.

Allerdings legte das Bundesarbeitsministerium am 14. Januar 2021 einen Referentenentwurf für ein “Mobiles-Arbeit-Gesetz“ vor, in dem die verpflichtenden Regelungen zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten im Homeoffice geregelt sind.

Hier heißt es konkret, dass “künftig für die nach § 111 GewO regelmäßig mobil Arbeitenden die Arbeitszeit nach § 112 GewO erfasst werden muss. Repräsentative Studien zeigen, dass Personen, die regelmäßig oder gelegentlich von zuhause aus arbeiten, eine höhere wöchentliche Arbeitszeitbelastung haben als Personen, die ausschließlich an einem festen Arbeitsplatz in ihrem Betrieb arbeiten.”

Daraus ergibt sich für Unternehmen der folgerichtige Schritt, die gesamte Arbeitszeit der im Homeoffice arbeitenden Mitarbeiter täglich vollständig zu erfassen.

Gemäß §16 des Arbeitsrechts in Abs. 2 ArbZG sind sämtliche Arbeitsleistungen bzw. Überstunden, die über eine werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinaus erbracht wurden, zu dokumentieren und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Ebenso gilt im Steuerrecht eine sechsjährige gesetzliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht, um den Steuerbehörden und den Sozialversicherungsträgern im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung bzw. der Betriebsprüfung den Zugriff auf die Daten zu ermöglichen.

Eine Rechtsgrundlage im Datenschutz für die digitale Zeiterfassung ist der § 26 Abs. 1 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten wie etwa Fingerabdrücke oder Gesicht-Scans bei biometrischen Systemen erfordern den Nachweis einer wirksamen Rechtsgrundlage im Sinne des Artikel 6 Abs. 1 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen.

Für die Zeiterfassung der Arbeitsstunden von Arbeitnehmer in einem Beschäftigungsverhältnis ergeben sich diese Rechtsgrundlagen allerdings nur aus:

• dem Arbeitsrecht, 
• Recht der sozialen Sicherheit 
• und des Sozialschutzes.

Ebenso muss für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten eine rechtswirksame und auf Freiwilligkeit basierende Einwilligung aufseiten der Beschäftigten erfolgen.

Da personenbezogene Daten nach einer bestimmten Zeitspanne wieder zu löschen sind, eignen sich ausführliche und schriftlich fixierte Löschkonzepte, um nach der Aufbewahrungsdauer diese Daten datenschutzkonform zu vernichten.

Bei der Verwendung von biometrischen Systemen kommt noch die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO hinzu.

Wie auch immer man eine unmittelbare Handlungspflicht des Arbeitgebers zur Arbeitszeiterfassung nun bewertet oder wie konkret eine Gesetzgebung und die geforderten Zeiterfassungssysteme tatsächlich aussehen werden: Letzten Endes zeigt das Urteil des BAG, dass eine fehlende Aufzeichnung und Kontrolle der Arbeitszeit schon jetzt mit nicht unerheblichen Risiken behaftet ist.

Arbeitgeber sind daher gut beraten, so schnell wie möglich aktiv zu werden und geeignete, im besten Fall digitale Modelle zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Hier sollten neben Arbeitszeitbeginn und -ende auch die Mindestruhezeiten und die tägliche Arbeitsdauer festgehalten werden können. Frühzeitiges Handeln sichert Unternehmen einen echten Wettbewerbsvorteil. Mit einer Software zur Zeiterfassung, wie Kenjo sie anbietet, können Mitarbeitende leicht und akribisch genau ihre Arbeitszeit und Anwesenheit dokumentieren. Die Buchungen lassen sich dann automatisiert durch die Personalverwaltung überprüfen. Dies erhöht die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit und spart Zeit und Geld.

Aufgrund der Rechtslage besteht für Dich als Unternehmer also eigentlich nur eine Option: Du solltest zeitnah ein System zur Zeiterfassung für Dein Unternehmen einführen! Nach der Entscheidung für ein System stellt sich dann aber schon die nächste Frage: Wie steuert man die Zeiterfassung der Mitarbeiter am besten?

Grundsätzlich sollten die Regeln und Richtlinien zur Arbeitszeiterfassung für alle Mitarbeiter eindeutig und gleich sein. Andernfalls erfasst jeder Angestellte seine Arbeitszeit auf eigene Art und Weise und die gesammelten Informationen verlieren an Gültigkeit und Aussagekraft.

Wir empfehlen eine digitale Arbeitszeiterfassung, in der sämtliche Mitarbeiter ihre Daten zu Datum, Mitarbeitername, Arbeitszeitbeginn und -ende, Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, Arbeitsleistung und Unterschrift des Mitarbeiters erfassen können.

Dank Kenjos Zeiterfassungssoftware erhalten Personalverantwortliche einen Überblick über die von den Mitarbeitern geleisteten Arbeits- und Überstunden, und zwar sowohl für jeden einzelnen Mitarbeiter als auch für die gesamte Belegschaft. 

Sobald ein kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) expandiert, kann die Zeiterfassung zu Problemen führen, was insbesondere für Branchen wie die Produktion und den Einzelhandel gilt, die darauf angewiesen sind, dass ein Großteil der Belegschaft vor Ort arbeitet.

Dank moderner webbasierter Zeiterfassung verwandelt sich heutzutage jedoch jedes mobile oder stationäre Endgerät mit Internetanschluss bei Bedarf zum Zeiterfassungsterminal.

Die Vorteile des reduzierten Arbeitsaufwandes von Personalabteilungen dank digitaler und automatisierter Arbeitszeitnachweise sprechen für sich. Diese erfassen den Arbeitsbeginn von Mitarbeitenden digital und sind gerade im Homeoffice dank mobiler Apps und digitaler Stempeluhren der ideale Begleiter.

So können Personalmanager den Überblick über geleistete Arbeitsstunden in Echtzeit behalten, An- und Abwesenheiten erfassen und diese exportieren und ggf. die Daten dem Arbeitsamt zur Verfügung stellen.

Bei Betrieben mit Arbeitnehmervertretung muss der Arbeitgeber bei der Einführung und Ausgestaltung von Arbeitszeiterfassungssystemen auch die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 6 BetrVG beachten. Eine Betriebsvereinbarung ist an dieser Stelle empfehlenswert und folgende Inhalte sollten festgehalten werden:

• Art der gespeicherten Daten
• Zweck 
• Zugriffsrechte 
• Auswertungen der Zeiterfassungen
• GPS-Ortung

Haben Unternehmen in der Vergangenheit Kurzarbeitergeld in Anspruch genommen, ist die Investition in eine solide Arbeitszeitdokumentation auf jeden Fall sinnvoll. Dabei sind Arbeitsagenturen angewiesen, für die Feststellung des Arbeitszeitausfalls entsprechende Arbeitszeitunterlagen beim Arbeitgeber einzufordern. Können diese nicht vorgelegt werden, werden Unternehmen Probleme bekommen, den tatsächlichen Arbeitsausfall und in diesem Sinne die Voraussetzungen des Kurzarbeitergeldes zu belegen.

Digitale Arbeitszeitnachweise helfen dabei, das Kurzarbeitergeld schnell und problemlos zu beantragen. Aus dieser Zeiterfassung muss hervorgehen:

• an welchen Tagen und in welchem Umfang Kurzarbeit geleistet wurde
• Fehlzeiten wie Kranken- und Feiertage müssen ausgewiesen sein
• Unterschiedlich reduzierte Aufstellung der Wochenarbeitszeit pro Mitarbeiter, Abteilung und Team
• Nachweise für den jeweiligen Kalendermonat muss das Unternehmen innerhalb von drei Monaten beim Arbeitsamt einreichen.

Bei den vom Arbeitgeber und -nehmer unterzeichneten Stundennachweisen handelt es sich um eine unter Vorbehalt gezahlte Maßnahme, die durch die Agentur für Arbeit überprüft wird.

Da es in Deutschland noch keine eindeutige Regelung zur Arbeitszeiterfassung gemäß dem EU-Gesetz oder des BAG-Urteils zur Arbeitszeiterfassung gibt, liegt die Entscheidung letztlich noch bei den Führungskräften von Unternehmen, wie sie sich auf die kommende Gesetzgebung vorbereiten wollen.

Da die Einbindung solcher Systeme jedoch Zeit in Anspruch nimmt, sollten Unternehmen nicht warten. Für eine erfolgreiche Arbeitszeiterfassung informieren sich Unternehmen am besten zuerst über die erforderlichen Voraussetzungen und Maßnahmen, um diese anschließend zu implementieren. Die besten Systeme zur Personalzeiterfassung sind.

• Excel-Zeiterfassungsvorlage: Der große Vorteil dieser weit verbreiteten Methode ist die kostenlose Nutzung für Unternehmen. Nachteilig wirkt sich jedoch aus, dass die Daten ständig überarbeitet, Fragen zum Datenschutz nicht immer geklärt sind und die Eintragungen manuell vorgenommen werden müssen. Hier geht es zu unserer Vorlage!
• Klassische Stechuhren: Als älteste und traditionellste Methode erfordert diese Zeiterfassungsmethode eine erhebliche Investition zur Installation und ist zudem vollkommen inkompatibel mit Modellen im Homeoffice und der Telearbeit.
• Biometrische Systeme: Dieses Verfahren stellt zweifellos das ausgeklügeltste und gleichzeitig auch das teuerste System dar. Mit Hilfe von Fingerabdrücken, des menschlichen Auges und des Gesichts wird die Identität des Mitarbeiters verifiziert und seine Bewegungen aufgezeichnet. Besonders in Unternehmen mit hohem Sicherheitsbedarf könnte diese Methode interessant sein, allerdings ist sie auch mit hohen Investitionen verbunden und wurde von den Gesundheitsbehörden aufgrund der Covid-19-Pandemie nicht empfohlen.
• Digitale Zeiterfassung: Dies ist die leistungsfähigste und praktischste Lösung für Unternehmen. Mitarbeiter können ganz einfach ihren Stundenplan erfassen und Personalabteilungen sehen die Informationen in Echtzeit auf einem Dashboard ein, was eine problemlose Analyse und Auswertung ermöglicht. Diese sind zudem meist mit einer Zeiterfassungs-App für das Mobiltelefon verbunden.

Als Hauptvorteil der elektronischen Zeiterfassung sehen Kunden vor allem die Kosteneinsparungen sowie den reduzierten Verwaltungs- und Zeitaufwand. Für die Arbeitszeiterfassung mit Hilfe einer Software sind keine teuren Hardwareterminals erforderlich. Weitere Vorteile und Funktionen einer guten Mitarbeiter-Zeiterfassung-App sind:

• Einfaches Ein- und Ausstempeln: Ein System, das digitales Ein- und Ausstempeln ermöglicht, erleichtert das Arbeiten im Homeoffice und an anderen Standorten und garantiert einen reibungslosen Ablauf. 
• Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle: Vollzeit, Teilzeit und reduzierte Arbeitszeiten sollten im System konfigurierbar sein, um vertraglich vereinbarte Mitarbeiterstunden mit den geleisteten Arbeitsstunden zu vergleichen.
• Die App sollte auf jeden Fall auch Überstunden erfassen können.
• Berichte und Übersichten: Digitale Systeme sollten automatische Berichte und die wichtigsten Daten in Echtzeit bieten. So ist jederzeit transparent, welche Mitarbeiter Überstunden leisten und welche Abteilung die höchsten Fehlzeiten aufweist.
• Gehaltsrechner: Eine automatische Berechnung von Gehältern rechnet geleistete Überstunden ab und spart dem Personalmanagement eine Menge Zeit und Geld.
• Mobile Anwendungen: So können Mitarbeiter jederzeit und von jedem Endgerät auf ihre Daten zugreifen und Vorgesetzte und das HR-Team diese entsprechend überprüfen.
• Das System sollte mit dem iPhone und Android kompatibel sein.
• Benutzerfreundliches Design: Ist das digitale Zeiterfassungssystem so programmiert, dass alle Mitarbeiter die App schnell und ohne aufwendige Schulungen nutzen können?
• Geo-Standortbestimmung: Durch ein Remote-Zeiterfassungssystem können Personaler leicht einsehen, ob sich Mitarbeiter zum angegebenen Zeitpunkt im Unternehmen oder im Homeoffice befanden.
• Datensicherheit: Cloud-basierte Sicherheitssysteme für den Zugang und den Schutz aller gespeicherten Daten sollten Grundvoraussetzung für ein Zeiterfassungssysteme sein.

In modernen Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit eigenen PCs oder Firmenhandys ausstatten bzw. die auf digitale Arbeitszeiterfassung setzen, bieten mobile und webbasierte Lösungen nur Vorteile.

Allerdings kann eine solche Pflicht zur Zeiterfassung zu einem Vertrauensverlust auf Seiten der Arbeitnehmer führen, wenn sie sich kontrolliert und überwacht fühlen. Ebenso besteht die Möglichkeit, dass Mitarbeiter weniger zielorientiert arbeiten und nur noch auf die im Vertrag festgelegten Arbeitszeiten achten. Eine klare Kommunikation der Regeln, Richtlinien und Gründe kann hier schnelle Abhilfe schaffen.

Häufig regeln Betriebsvereinbarungen oder Vereinbarungen im Arbeitsvertrag, wie mit vergessenen Stempelungen umzugehen ist. Viele Firmen nutzen dazu bestimmte Fristen, um die Zeit nachträglich in der jeweiligen Personalabteilung gutzuschreiben.

Verstreichen auch diese Fristen, bedeutet das nicht sofort, dass der Arbeitgeber das Gehalt nicht zahlen muss. Zwar stehen Arbeitnehmer in der Pflicht, geleistete Arbeitszeiten auch beweisen zu können, doch reichen dazu meist schon Zeugenaussagen von Kolleginnen und Kollegen aus.