Digitale Arbeitszeiterfassung für alle Geräte

Seit dem 12. Mai 2019 sind Arbeitgeber in ganz Europa dazu verpflichtet, die Arbeitszeit und Anwesenheit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Zumindest gemäß eines EU-Urteils des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 12. Mai 2019 

Dieses Gesetz zur Arbeitszeiterfassung gilt als richtungsweisend und Unternehmen tun gut daran, sich frühzeitig um entsprechende Zeiterfassungssysteme zu kümmern. Dabei sind die besten Produkte intuitiv zu bedienen, bieten Mitarbeiter mehrere Möglichkeiten, sich an- und abzumelden, beinhalten eine einfache Urlaubsplanung und lassen sich problemlos in die Gehaltsabrechnung integrieren. 

Damit Personaler die besten Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe finden, haben wir die wichtigsten Fakten zu Gesetzen, Verpflichtungen, Vor- und Nachteilen, wertvolle Funktionen u. v. m. zusammengestellt.

Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sieht vor, dass Arbeitnehmer 

• maximal acht Stunden pro Tag
• und 48 Stunden pro Woche arbeiten dürfen. Die 48 Stunden Wochenarbeitszeit ergeben sich, weil laut Gesetz auch der Samstag zu den Werktagen zählt. 

Ebenso dürfen Mitarbeiter nicht mehr als zehn Stunden pro Schicht arbeiten. Bei einer maximalen Arbeitszeit von acht Stunden entspricht das einer Mehrarbeit von zwei Stunden Überstunden. Diese Überstunden müssen jedoch in einem Zeitraum von 24 Wochen auf die durchschnittliche wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden ausgeglichen werden.

Allerdings erlaubt der Gesetzgeber auch hier begrenzte Ausnahmen im Arbeitszeitgesetz. Abweichende Regelungen können laut dem §7 ArbZG durch einen Tarifvertrag bzw. eine Betriebsvereinbarung oder eine Aufsichtsbehörde getroffen werden.

Nach einer Arbeitszeit von sechs Stunden haben Mitarbeiter Anspruch auf eine fünfzehnminütige Pause; nach acht Stunden auf dreißig Minuten. Bei einer Arbeitsdauer von neun Stunden müssen Mitarbeiter eine 45-minütige Pause einlegen. Diese Ruhepausen werden nicht in die Arbeitszeit eingerechnet. 

→ Beispiel: Fängt eine Mitarbeiterin um 8:00 Uhr morgens ihre Arbeit an, kann sie bei einem Vertrag von acht Arbeitsstunden pro Tag frühestens 16:30 Uhr in den Feierabend gehen, inklusive der obligatorischen Pause. Maximale Arbeitszeit wäre hier 18:45 Uhr, da Beschäftigte nur maximal zehn Arbeitsstunden pro Tag plus die obligatorische 45-minütige Pause arbeiten dürfen.

Die Zeiterfassung kann entweder in papiergebundener Form oder per Software erfolgen. Die geleisteten Arbeitsstunden können gegebenenfalls von den zuständigen Behörden kontrolliert werden. Entscheidet sich der Arbeitgeber für die digitale Erfassung der Arbeitszeiten, muss sich der Server in Deutschland befinden. 

Folgende Informationen sollten abgelegt werden: 

• Datum
• Name des Mitarbeiters
• Arbeitszeitbeginn und -ende
• Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden
• Arbeitsleistung 
• und Unterschrift des Mitarbeiters

Gemäß dem Arbeitsrecht in § 16 Abs. 2 ArbZG sind sämtliche Arbeitsleistungen bzw. Überstunden, die über eine werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinaus erbracht wurden, 

• zu dokumentieren
• und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. 

Ebenso gilt im Steuerrecht eine sechsjährige gesetzliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht, um den Steuerbehörden und den Sozialversicherungsträgern im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung bzw. der Betriebsprüfung den Zugriff auf die Daten zu ermöglichen. 

Wie eingangs erwähnt, gilt auf EU-Ebene seit Mai 2019 das neue Gesetz zur Arbeitszeiterfassung, das eigentlich alle anderen, auf nationalem Level geltenden Gesetze der einzelnen EU-Mitgliedsstaaten außer Kraft setzt. Damit ist das Gesetz sowohl für den Gesetzgeber als auch für die Arbeitsgerichte in Deutschland rechtlich bindend. 

Bisher hat Deutschland es jedoch vermieden, diese Erfassungspflicht rechtlich festzuschreiben und befindet sich damit in Europa in guter Gesellschaft, da Spanien bisher als  einziges EU-Land das Gesetz umgesetzt hat. 

Die Neue Richtervereinigung kritisiert dazu, dass “mit den derzeitigen Normen des ArbZG das Grundrecht aus Art 31 II GRCh und die RL 2003/88/EG offensichtlich nicht adäquat umgesetzt worden ist.” Andere wiederum befürchten die Rückkehr zur Stechuhr im 21. Jahrhundert, was erheblich den internationalen Wettbewerb beeinträchtigen würde.

Konkret besagt das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH), dass kein Arbeitnehmer mehr als 48 Stunden pro Woche arbeiten sollte und alle 24 Stunden Anspruch auf eine 11-stündige Pause hat. 

Weiter heißt es:

• “Arbeitgeber müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichten,” um die täglich geleistete Arbeitszeit zu messen.
• Die Zeiterfassung muss alle geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich der Überstunden, ab Arbeitsbeginn aufzeichnen.
• Ebenso muss sichergestellt werden, dass die Arbeitnehmer die täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten einhalten.
• Der Zugang zu den Zeiterfassungssystemen muss gewährleistet sein, damit Arbeitnehmer ihre eigenen Arbeitszeiten erfassen können.
• Vertrauensarbeitszeiten sollten laut EuGH-Urteil Geschichte sein.

Viele Personalmanager fragen sich jetzt zurecht, ob Handlungsbedarf besteht. Da viele Unternehmen die Handlungsverpflichtung beim deutschen Gesetzgeber sehen, ist ein rechtskräftiges Urteil des Arbeitsgerichts Emden vom 20. Februar 2020 (2 Ca 94/14) ein wichtiger Anhaltspunkt. 

In dem zugrunde liegenden Fall behauptete ein Bauhelfer, weniger vergütet bekommen zu haben als die tatsächlich gearbeiteten und von ihm privat aufgezeichneten Stundenaufzeichnungen aufzeigten. Das vom Arbeitgeber vorgelegte Bautagebuch wurde von dem Gericht wurde nicht als “objektives, verlässliches und zugängliches System” zur Zeiterfassung angesehen und sei nicht im Sinne der Rechtsprechung der EuGH. Immerhin stehe der Arbeitgeber in der Pflicht, ein solches Arbeitszeiterfassungssystem bereitzustellen. Besteht im Betrieb des Arbeitgebers kein entsprechendes System, gehe dies laut dem ArbG Emden zu seinen Lasten.

Wie auch immer man eine mögliche unmittelbare Handlungspflicht des Arbeitgebers zur Arbeitszeiterfassung nun bewertet oder wie konkret die geforderten Zeiterfassungssysteme tatsächlich aussehen sollten: Letzten Endes zeigt das Urteil, dass eine fehlende Aufzeichnung und Kontrolle der Arbeitszeit schon jetzt mit nicht unerheblichen Risiken behaftet ist.

Arbeitgeber sind daher gut beraten, so schnell wie möglich aktiv zu werden und geeignete, im besten Fall digitale Arbeitszeiterfassungsmodelle einzuführen. Hier sollten neben Arbeitszeitbeginn und -ende auch die Mindestruhezeiten und die tägliche Arbeitsdauer festgehalten werden können. 

Frühzeitiges Handeln sichert hier Unternehmen also einen echten Wettbewerbsvorteil.

Bei Betrieben mit Arbeitnehmervertretung muss der Arbeitgeber bei der Einführung und Ausgestaltung von Arbeitszeiterfassungssystemen auch die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 6 BetrVG beachten. Eine Betriebsvereinbarung ist an dieser Stelle empfehlenswert und folgende Inhalte sollten festgehalten werden:

• Art der gespeicherten Daten
• Zweck 
• Zugriffsrechte 
• Auswertungen der Zeiterfassungen
• GPS-Ortung

Haben Unternehmen in der Vergangenheit Kurzarbeitergeld in Anspruch genommen, ist die Investition in eine überzeugende Arbeitszeitdokumentation auf jeden Fall sinnvoll. Dabei sind Arbeitsagenturen angewiesen, für die Feststellung des Arbeitszeitausfalls entsprechende Arbeitszeitunterlagen beim Arbeitgeber einzufordern. Können diese nicht vorgelegt werden, werden Unternehmen Probleme bekommen, den tatsächlichen Arbeitsausfall und in diesem Sinne die Voraussetzungen des Kurzarbeitergeldes zu belegen. 

Digitale Arbeitszeitnachweise helfen dabei, das Kurzarbeitergeld schnell und problemlos zu beantragen. Aus dieser Zeiterfassung muss hervorgehen:

• an welchen Tagen und in welchem Umfang Kurzarbeit geleistet wurde
• Fehlzeiten wie Kranken- und Feiertage müssen ausgewiesen sein
• Unterschiedlich reduzierte Aufstellung der Wochenarbeitszeit pro Mitarbeiter, Abteilung und Team
• Der Nachweis für den jeweiligen Kalendermonat muss das Unternehmen innerhalb von drei Monaten beim Arbeitsamt einreichen. 

Bei den vom Arbeitgeber und -nehmer unterzeichneten Stundennachweisen handelt es sich um eine unter Vorbehalt gezahlte Maßnahme, die durch die Agentur für Arbeit überprüft wird.

Da es in Deutschland keine eindeutige Regelung zur Arbeitszeiterfassung gemäß dem EU-Gesetz zur Arbeitszeiterfassung gibt, liegt die Entscheidung letztlich bei den Führungskräften von Unternehmen. 

Da die Einbindung solcher Systeme jedoch Zeit in Anspruch nimmt, sollten Unternehmen nicht zu lange warten. Für eine erfolgreiche Arbeitszeiterfassung informieren sich Unternehmen am besten zuerst über die erforderlichen Voraussetzungen und Maßnahmen, um diese anschließend zu implementieren. Die besten Systeme zur Personalzeiterfassung sind.

• Excel-Zeiterfassungsvorlage: Der große Vorteil dieser weit verbreiteten Methode ist die kostenlose Nutzung für Unternehmen. Nachteilig wirkt sich jedoch aus, dass die Daten ständig überarbeitet, Fragen zum Datenschutz nicht immer geklärt sind und die Eintragungen manuell vorgenommen werden müssen.
• Klassische Stechuhren: Als älteste und traditionellste Methode erfordert diese Zeiterfassungsmaschine eine erhebliche Investition zur Installation und ist zudem vollkommen inkompatibel mit Modellen im Homeoffice und der Telearbeit.
• Biometrische Systeme: Dieses Verfahren stellt zweifellos das ausgeklügeltste und gleichzeitig auch das teuerste System dar. Mit Hilfe von Fingerabdrücken, der menschlichen Linse und des Gesichts wird die Identität des Mitarbeiters verifiziert und seine Bewegungen aufgezeichnet. Besonders in Unternehmen mit hohem Sicherheitsbedarf könnte diese Methode interessant sein, allerdings ist sie auch mit hohen Investitionen verbunden und wurde von den Gesundheitsbehörden aufgrund der Covid-19-Pandemie nicht empfohlen.
• Digitale Zeiterfassung: ist die leistungsfähigste und praktischste Lösung für Unternehmen.  Mitarbeiter können ganz einfach ihren Stundenplan erfassen und Personalabteilungen erhalten die Informationen in Echtzeit und auf einem Dashboard, das eine Analyse ermöglicht. Diese sind zudem meist mit einer Zeiterfassungs-App für das Mobiltelefon verbunden.

Eine Rechtsgrundlage im Datenschutz für die digitale Zeiterfassung ist der § 26 Abs. 1 BDSG. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten wie etwa Fingerabdrücke oder Gesicht-Scans bei biometrischen Systemen erfordern den Nachweis einer wirksamen Rechtsgrundlage im Sinne des Artikel 6 Abs. 1 DSGVO und eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen.

Für die Zeiterfassung der Arbeitsstunden von Arbeitnehmer in einem Beschäftigungsverhältnis ergeben sich diese Rechtsgrundlagen allerdings nur aus 

• dem Arbeitsrecht, 
• Recht der sozialen Sicherheit 
• und des Sozialschutzes.

Ebenso muss für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten eine rechtswirksame und auf Freiwilligkeit basierende Einwilligung aufseiten der Beschäftigten erfolgen. 

Da personenbezogene Daten nach einer bestimmten Zeitspanne wieder zu löschen sind, eignen sich ausführliche und schriftlich fixierte Löschkonzepte wunderbar, um nach der Aufbewahrungsdauer diese Daten datenschutzkonform zu vernichten.

Bei der Verwendung von biometrischen System kommt noch die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO hinzu.

Nach der Entscheidung für ein System stellt sich die nächste Frage: Wie steuert man die Zeiterfassung der Mitarbeiter am besten? Hier sollten die Regeln und Richtlinien zur Arbeitszeiterfassung für alle Mitarbeiter klar sein. Andernfalls erledigt jede/r Angestellte das auf eigene Art und Weise und die gesammelten Informationen verlieren an Gültigkeit und Aussagekraft. 

Wir empfehlen selbstverständlich eine digitale Arbeitszeiterfassung, in dem sämtliche Mitarbeiter ihre Daten zu Datum, Mitarbeitername, Arbeitszeitbeginn und -ende, Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, Arbeitsleistung und Unterschrift des Mitarbeiters erfassen können.

Dank Kenjos Zeiterfassungssoftware können Personalverantwortliche einen Überblick über die von den Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden und Überstunden erhalten, und zwar sowohl für jeden einzelnen Mitarbeiter als auch für die gesamte Belegschaft. 

Als Hauptvorteil elektronischer Zeiterfassung lieben unsere Kunden die Kosteneinsparungen sowie effektiveren Verwaltungs- und Zeitaufwand. Immerhin sind für die Arbeitszeiterfassung mit Software keine teuren Hardwareterminals erforderlich. Weitere Vorteile und Funktionen einer guten Mitarbeiter-Zeiterfassung-App sind:

• Einfaches Ein- und Ausstempeln: Wichtig ist hier ein System für digitales Ein- und Ausstempeln für das  Arbeiten im Homeoffice und anderen Standorten sowie der reibungslose Ablauf. 
• Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle: Vollzeit, Teilzeit und reduzierte Arbeitszeiten sollten einstellbar sein, um vertraglich vereinbarte Mitarbeiterstunden mit den geleisteten Arbeitsstunden zu vergleichen.
• Die App sollte auf jeden Fall auch Überstunden erfassen können.
• Berichte und Übersichten: Digitale Systeme sollten automatische Berichte und und die wichtigsten Daten in Echtzeit bieten. So wird bspw. schnell klar, welche Mitarbeiter ständig Überstunden leisten und welche Abteilung die höchsten Fehlzeiten aufweist.
• Gehaltsrechner: Eine automatische Berechnung von Gehältern rechnet geleistete Überstunden ab und spart dem Personalmanagement eine Menge Zeit und Geld.
• Mobile Anwendungen: So können Mitarbeiter jederzeit und von jedem Endgerät auf ihre Daten zurückgreifen und Vorgesetzte und das HR-Team diese entsprechend überprüfen.
• Mit iPhone und Android kompatibel.
• Benutzerfreundliches Design: Ist das digitale Zeiterfassungssystem so programmiert, dass alle Mitarbeiter die App schnell nutzen können ohne aufwendige Schulungen?
• Geo-Standortbestimmung: Durch dieses Remote-Zeiterfassungssystem können Personaler leicht einsehen, ob sich Mitarbeiter zum angegebenen Zeitpunkt im Unternehmen oder im Homeoffice befanden.
• Datensicherheit: Cloud-basierte Sicherheitssysteme für den Anwendungszugang und den Schutz aller gespeicherten Daten sollten Grundvoraussetzung für Mitarbeiter-Zeiterfassungssysteme sein.

In modernen Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit eigenen PCs oder Firmenhandys ausstatten bzw. die auf digitale Arbeitszeiterfassung setzen, bieten mobile und webbasierte Lösungen nur Vorteile. 

Allerdings kann eine solche Pflicht zur Zeiterfassung zu einem Vertrauensverlust auf seitens der Arbeitnehmer führen, wenn sie sich zu sehr kontrolliert und überwacht fühlen. Ebenso besteht die Möglichkeit, dass Mitarbeiter weniger zielorientiert arbeiten und nur noch auf die im Vertrag festgelegten Arbeitszeiten achten. Eine klare Kommunikation der Regeln, Richtlinien und Gründe kann hier schnelle Abhilfe schaffen.

Wie bereits erwähnt regeln häufig Betriebsvereinbarungen oder Vereinbarungen im Arbeitsvertrag, wie mit vergessenen Buchungen und Stempelungen umzugehen ist. Viele Firmen nutzen dazu bestimmte Fristen, um die Zeit nachträglich in der jeweiligen Personalabteilung gutzuschreiben.

Verstreichen auch diese Fristen, bedeutet das nicht sofort, dass der Arbeitgeber das Gehalt nicht zahlen muss. Zwar stehen Arbeitnehmer in der Pflicht, geleistete Arbeitszeiten auch beweisen zu können, doch reichen dazu meist schon Zeugenaussagen von Kolleginnen und Kollegen aus.

Im Zuge der Covid-Pandemie und des zunehmenden Aufkommens des Remote-Arbeitens stellen sich viele Unternehmen die Frage, wie der Arbeitsalltag im Homeoffice am besten zu erfassen ist. Auch im Homeoffice tritt zur Zeit erst eine grundsätzliche Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeit bei einer Überschreitung der maximalen Arbeitszeit von acht Stunden zu Tage.

Allerdings legte das Bundesarbeitsministerium am 14.Januar 2021 das einen Referentenentwurf für ein “Mobiles-Arbeit-Gesetz“ vor, in dem die verpflichtenden Regelungen zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten im Homeoffice geregelt sind. 

Hier heißt es konkret, dass “künftig für die nach § 111 GewO regelmäßig mobil Arbeitenden die Arbeitszeit nach § 112 GewO erfasst werden muss. Repräsentative Studien zeigen, dass Personen, die regelmäßig oder gelegentlich von zuhause aus arbeiten, eine höhere wöchentliche Arbeitszeitbelastung haben als Personen, die ausschließlich an einem festen Arbeitsplatz in ihrem Betrieb arbeiten.” 

Daraus ergibt sich für Unternehmen der folgerichtige Schritt, die gesamte Arbeitszeit der im Homeoffice arbeitenden Mitarbeiter täglich vollständig zu erfassen.

Wir wissen, dass  die Zeiterfassung zu Problem führen kann, sobald ein KMU expandiert. Dies gilt insbesondere für Bereiche wie die Produktion und den Einzelhandel, die darauf angewiesen sind, dass ein Großteil der Belegschaft vor Ort ist und den ganzen Tag über produktiv ist. 

Dank moderner webbasierter Zeiterfassung verwandelt sich heutzutage jedoch jedes mobile und stationäre Endgerät mit Internetanschluss bei Bedarf zum Zeiterfassungsterminal.

Die Vorteile des reduzierten Arbeitsaufwand von Personalabteilungen dank digitaler und automatisierter Arbeitszeitnachweise sprechen hier für sich. Diese digitalisieren den Arbeitsbeginn und -ende von Mitarbeiter und sind gerade im Homeoffice dank mobiler Apps und digitaler Stempeluhren der ideale Begleiter. 

So können Personalmanager den Überblick über geleistete Arbeitsstunden in Echtzeit behalten, An- und Abwesenheiten erfassen und diese exportieren und ggf. die Daten dem Arbeitsamt zur Verfügung stellen.