Digitale Personalakte Software
Personalakten, die Deinem Team das Leben leichter machen.
Papierordner, verstreute Laufwerke, endlose E-Mail-Ketten: Schluss damit. Kenjo bringt alle Mitarbeiterdaten sicher an einen Ort.
Weniger Papierkram. Mehr Überblick. Deine digitale Personalakte.
Stammdaten, die immer stimmen. Kein Mailen, kein Suchen, kein Nachfragen.
Kenjo bringt alle Mitarbeiterdaten in ein strukturiertes Profil. Personalverwaltung erledigt. Feierabend.
Strukturiertes Mitarbeiterprofil: Alle Daten nach Bereichen gegliedert: Persönliches, Arbeitsverhältnis, Adresse, Finanzielles, Notfallkontakte und vertrauliche Informationen.
Benutzerdefinierte Felder: Ergänze die Personalakte um unternehmensspezifische Felder. Daten, die Du wirklich brauchst.
Vollständiges Änderungsprotokoll: Jede Datenänderung wird automatisch gespeichert. Wer hat was wann geändert: Du siehst es immer.
Keine falschen Augen auf sensiblen Daten. Jeder sieht genau das, was er sehen soll.
Granulare Berechtigungen für jede Rolle. Vertrauliche Felder nur für HR. DSGVO-konform ab dem ersten Tag.
Rollenbasierte Zugriffsrechte: Lege fest, wer welche Daten lesen oder bearbeiten darf. Pro Bereich, pro Feld.
Vertrauliche Bereiche: Gehaltsdaten, Krankenhistorie, interne Notizen: nur sichtbar für die Rollen, die Du freischaltest.
DSGVO-konformes Hosting: Alle Daten auf deutschen Servern. Mit 6-Stunden-Backup und Incident-Response-Protokoll.
Jedes Dokument am richtigen Ort. Kein Anhang mehr, der in der Inbox versinkt.
Gehaltsabrechnungen, Verträge, Bescheinigungen: direkt am Mitarbeiterprofil hinterlegt. Für HR und Mitarbeiter gleichermaßen abrufbar.
Firmendokumente und persönliche Ordner: Unternehmensweite Dokumente für alle Mitarbeiter, persönliche Ordner mit individuellen Unterlagen. Kenjo trennt beides klar.
Persönlicher Dokumentenordner: Verknüpfe Dokumente direkt mit dem Mitarbeiterprofil. Abrufbar für HR oder den Mitarbeiter selbst.
Gehaltsabrechnungen massenimportieren: Lade alle Lohnzettel auf einmal hoch. Kenjo ordnet sie automatisch dem richtigen Mitarbeiter zu.
Mitarbeiter pflegen ihre eigenen Daten. Dein HR-Team gewinnt Stunden zurück.
Adressen, Bankverbindungen, Notfallkontakte: Mitarbeiter aktualisieren alles selbst. Direkt per App.
Datenpflege durch Mitarbeiter: Mitarbeiter halten ihre Stammdaten aktuell. Du genehmigst Änderungen. Kein Hin-und-Her-Mailen mehr.
Abwesenheitsbelege per App: Bescheinigungen für Kranktage, Sonderurlaub oder Elternzeit direkt per Smartphone hochladen. Kein Ausdrucken, kein Nachfragen.
Gehaltszettel auf dem Smartphone: Mitarbeiter sehen ihre Lohnabrechnung jederzeit in der App.
Alles, was Du für eine vollständige Personalakte brauchst
Änderungsprotokoll
Jede Datenänderung automatisch festgehalten.
Benutzerdefinierte
Felder
Passe die Personalakte an Dein Unternehmen an.
DSGVO-konformes
Hosting
Alle Daten auf deutschen Servern. Mit regelmäßigem Backup.
Steuerberater
Zugang
Gib dem Steuerberater Zugriff auf relevante Daten. Ohne vollen Admin-Zugriff.
Mitarbeiter
Selbstverwaltung
Mitarbeiter aktualisieren Adresse, Bankverbindung und Notfallkontakt selbst.
Multi-Entity
Unterstützung
Separate Daten für mehrere Gesellschaften. In einer Plattform.
Das ist noch längst nicht alles!
Entdecke, wie Kenjo Deine Personalverwaltung vereinfacht
Digitale Dokumente
Vorlagen erstellen, Dokumente versenden, Unterschriften einholen: alles digital.
- Dokumentenvorlagen mit automatischen Platzhaltern aus der Personalakte
- Digitale Signatur per E-Signatur (Signaturit-Integration)
- Lesebestätigungen für wichtige Dokumente
FAQ
Was gehört in eine digitale Personalakte?
Wann lohnt sich eine digitale Personalakte?
Ist eine digitale Personalakte in Deutschland Pflicht?
Ist eine digitale Personalakte DSGVO-konform?
Können Mitarbeiter ihre eigenen Daten einsehen und bearbeiten?
Wie importiere ich Gehaltsabrechnungen für alle Mitarbeiter auf einmal?
Kann ich Zugriffsrechte für verschiedene Rollen individuell festlegen?
Wie werden ablaufende Dokumente wie Visa oder Zertifikate verwaltet?