Mitarbeitergespräche erfolgreich vorbereiten und führen

Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Erstellung eines Performance-Management-Plans für Arbeitnehmer und -geber

Inhaltsübersicht


Mitarbeitergespräche sind längst zu einem strategischen Instrument in Unternehmen geworden. Sie wirken sich positiv auf die Mitarbeitermotivation aus und geben ihnen die perfekte Gelegenheit, ihre Stärken und Schwächen zu erkennen und sich beruflich weiterzuentwickeln. Als positiven Nebeneffekt erhält das Unternehmen außerdem noch wertvolle Informationen zur besseren Organisation seines Personals und somit auch zur Erreichung seiner Unternehmensziele.

Der Aufwand lohnt sich definitiv; erlauben Feedbackgespräche doch das Beste aus der wichtigsten Ressource des Unternehmens herauszuholen: nämlich den Menschen.
Kommt Dir die Szene aus dem Videoausschnitt bekannt vor? Mitarbeitergespräche haben in vielen Unternehmen immer noch einen schlechten Ruf, und das liegt sicherlich an mangelnder Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern.

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Mitarbeitergespräche stellen so etwas wie den direkten Draht zwischen den Vorgesetzten und dem Personal her. Immerhin helfen sie, die Arbeit eines Mitarbeiters über einen bestimmten Zeitraum so objektiv wie möglich zu messen und zu bewerten.
Innerhalb des Mitarbeitergesprächs können Personalmanager und Vorgesetzte zwischen einer Mitarbeiterbeurteilung und dem Performance Management auswählen. Bei Ersterer bewerten die Personalabteilungen anhand festgelegter Kriterien die Entwicklung ihrer Mitarbeiter. Dagegen steht Letzteres für ein breiteres Konzept der Leistungssteuerung, in das die Mitarbeiterbeurteilung eingefügt ist. In beiden Fällen soll die Qualität und Motivation der Mitarbeiter gesichert werden.
Wie erreichst Du diese Art der Qualitätssicherung nun? Die Grafik zeigt, dass eine Reihe von Maßnahmen helfen, das notwendige Feedback im Mitarbeitergespräch zur Beurteilung des Mitarbeiters zu erhalten.
Performance Management Prozess

Warum ist es sinnvoll, ein Mitarbeitergespräch zu führen?

In seinem Buch “Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen - Betriebs- und Dienstvereinbarungen” beschreibt der Autor, Personal- und Organisationsberater Sven Hinrichs, dass diese “oft an regelmäßig wiederkehrenden Terminen zu höchst unterschiedlichen Anlässen geführt werden, z.B. zur Leistungsbeurteilung, Personalentwicklung oder Wiedereingliederung nach längerer Auszeit oder Krankheit.”

Als Hauptziel gilt somit, die Mitarbeiterleistung zu definieren und zu verbessern. Nur so können sie ihr Potenzial und den Wert, den sie dem Unternehmen in Zukunft bringen, steigern. Als weitere Ziele gelten, das Geben von Feedback, die Kommunikation zu verbessern, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu verstehen usw. Betrachten wir das einmal der Reihe nach:
1
Feedback anbieten: Informiere den Mitarbeiter objektiv über seine Arbeit der letzten Monate und beschreibe ihm die Unternehmenserwartungen.
2
Entscheidung über Beförderungen: Der Beurteilungsprozess bietet objektive Daten zur Entscheidung darüber, wer bereit für neue Verantwortungsbereiche ist.
3
Entscheidungen über Entlassungen: Muss ein Team verkleinert werden, kann ein Mitarbeitergespräch helfen, relevante Positionen von weniger wichtigen zu unterscheiden.
4
Leistung fördern: Die Leistungsanalyse zeigt auf, in welchen Bereichen sich der Mitarbeiter verbessern muss, um seine Leistung zu steigern.
5
Motivation fördern: Jeder möchte sich in seinem Unternehmen wertgeschätzt fühlen. Dies zu messen und zu berücksichtigen, motiviert Mitarbeiter und lässt sie nach besseren Ergebnissen streben.
6
Zielvereinbarungen: Ziele zu setzen hilft bei der Leistungssteigerung der Mitarbeiter.
7
Schlechte Leistungen reduzieren: Dadurch können Teamleiter jene Mitarbeiter identifizieren, die hinter den Erwartungen zurückbleiben und ggf. helfen, ihre Leistungen zu verbessern.
8
Vergütung bestimmen: Diese Methode eignet sich für Unternehmen, die mit vorgegebenen Zielsetzungen arbeiten und beurteilen müssen, wer und wie seine Arbeit honoriert wird.
9
Fortbildungsmaßnahmen: Sollte es in bestimmten Bereichen Verbesserungsbedarf geben, sind interne Schulungs- oder Weiterbildungsprogramme die beste Vorgehensweise.
10
Verbesserung des Ressourcenmanagements: Dank der Mitarbeitergespräche können Unternehmen sicherstellen, dass sie über die entsprechenden Nachwuchskräfte verfügen, die sie für ihre zukünftigen Anforderungen benötigen.
11
Personalbedarf überprüfen: Müssen neue Mitarbeiter eingestellt werden?
12
Verbesserung der allgemeinen Unternehmensleistung: Dank gemeinsamer Zielvereinbarungen steigern Unternehmen ihre Arbeitsabläufe und Leistung.
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Verschiedene Arten des Mitarbeitergesprächs

Wie oben schon erwähnt, handelt es sich streng genommen beim Mitarbeitergespräch und dem Leistungsmanagement nicht um ein und dasselbe Verfahren. Beide Arten sind für den Betriebsablauf des Unternehmens notwendig, aber sie weisen erhebliche Unterschiede auf.

Mitarbeitergespräch vorbereiten

Wie wir in der Grafik sehen, sind Mitarbeitergespräche mit einer Leistungsbewertung verbunden. Das macht durchaus Sinn; immerhin kann man dadurch konkrete Standards festlegen, nach denen die Mitarbeiterleistung beurteilt wird.

Ebenso unterscheiden sie sich je nach den verwendeten Verfahren. Mitarbeitergespräche werden mittels strukturierter und formeller Prozesse durchgeführt, während das Performance Management die Ziele des Unternehmens stärker berücksichtigt.
Man könnte daher sagen, dass Mitarbeitergespräche den Rahmen für die Performance Management-Aktivitäten eines Unternehmens bilden.

Vor- und Nachteile von Mitarbeitergesprächen

Wie jedes Verfahren weist auch das Mitarbeitergespräch Vor- und Nachteile auf. Gerade die Nachteile führen immer wieder zu Problemen bei den Mitarbeitern, weshalb hier schnelles Handeln erforderlich ist, sobald Personalmanager sie im Unternehmen erkennen.
VORTEILE
  • Verbesserung der allgemeinen Leistungsfähigkeit der Organisation.
  • Steigerung der Mitarbeitermotivation.
  • Stärkung des Unternehmensengagements.
  • Hilft, firmeneigene Führungskräfte zu erkennen.
  • Verbesserte Kommunikation.
  • Hilft bei der Planung von Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten.
  • Ermöglicht die Entwicklung von Vergütungsrichtlinien.
  • Unterstützt bei der Identifizierung persönlicher Bedürfnisse.
  • Erleichtert die Entscheidungsfindung bei Beförderungen und Entlassungen.
NACHTEILE
  • Zeit- und ressourcenintensiv.
  • Kann bei Mitarbeitern zu einer angespannte Atmosphäre führen.
  • Verzerrungen können auftreten, die die angestrebten Ziele verwässern.

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Neue Arten der Mitarbeiterbeurteilung

Mitarbeitergespräch moderne Arten

Beim Führen von Mitarbeitergesprächen kommt es auch immer auf die passende Methode zur Analyse der Arbeit der Mitarbeiter an. Diese kann man in den meisten Fällen in zwei Kategorien unterteilen: die traditionellen und modernen.

Die so genannten traditionellen Vorgehensweisen wurden als erste in den Unternehmen eingeführt. Allerdings offenbarten sie im Laufe der Zeit gewisse Unzulänglichkeiten, die ihre Aussagekraft in Frage stellten.

Daher wurden die Old School-Mitarbeitergespräche kontinuierlich weiterentwickelt und dementsprechend entstanden die modernen Varianten, die die Schwachstellen entfernten und den Unternehmen nützliche Tools zur Verbesserung der Mitarbeiterleistung bieten.

Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die modernen Mitarbeitergespräch-Arten:

1. Zielmanagement (MBO)

Diese Beurteilungsmethode besteht aus der Identifizierung, Planung und Definition von Zielen. Nach klar festgelegten Zielvereinbarungen sollten sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer regelmäßige Treffen durchführen, um die erzielten Fortschritte zu bewerten. Der Prozess wird in dieser Grafik erläutert:
Performance Management Prozess

Dabei ist es wichtig, dass die Ziele mit konkreten und messbaren Aufgabenstellungen verbunden sind. Mit einem Dashboard können Personalmanager diese auf einem Blick überwachen.

2. Das 180-Grad-Feedback

Beim 180-Grad-Feedbackgespräch wird ein Mitarbeiter von seinem Vorgesetzten, seinen Teamkollegen und gegebenenfalls von seinen Kunden bewertet; also den Personen, mit denen der Mitarbeiter auf direkter Ebene zusammenarbeitet. Dadurch können Personaler Informationen aus erster Hand sammeln und sich einen angemessenen Überblick verschaffen.

3. Das 360-Grad-Feedback

Dagegen berücksichtigt das 360-Grad-Feedback alle Beteiligten, die mit dem Mitarbeiter zusammen arbeiten: Vorgesetzte, Kunden, Untergebene und sogar Lieferanten. Dadurch ist das Feedback weitaus umfangreicher und tiefgreifender als die 180-Grad-Feedback-Methode und vermittelt ein vollständigeres Bild der Mitarbeiterleistung.

Allerdings erfüllt diese Methode nur ihren Zweck, wenn bei jedem Feedback-Geber das Risiko der Subjektivität minimiert wird und möglichst viele Teilnehmer einbezogen werden.

Außerdem kommt es darauf an, dass jeder der beteiligten Feedback-Geber seine entsprechende Aufgabe erfüllt:

1
Selbsteinschätzung

Jeder Mitarbeiter sollte eine Selbsteinschätzung vornehmen, in der er seine Leistung, Stärken und Schwächen reflektiert. Entscheidend ist hier, dass diese einem strukturierten und formellen Verfahren folgt, um Voreingenommenheit und Vorurteile zu vermeiden.
2
Stellungnahmen von Vorgesetzten

Üblicherweise nehmen die direkten Vorgesetzten am Beurteilungsprozess teil. In ihren Stellungnahmen sollten sie die Gesamtleistung des Mitarbeiters und seine Beteiligung sowohl in ihrem Team als auch im Unternehmen bewerten. Von Managern durchgeführte Mitarbeitergespräche gehören zu den grundlegenden und traditionellen Vorgehensweise.
3
Feedback direkter Kollegen

Kolleginnen und Kollegen besitzen eine einzigartige Sicht auf die Arbeit der Mitarbeiter und sind daher von hoher Relevanz. Ihre Äußerungen tragen dazu bei, die Fähigkeit des Mitarbeiters zur Teamarbeit, Initiative usw. zu bestimmen. Allerdings müssen wir auch bedenken, dass der Wettbewerb die Ergebnisse in Mitarbeitergesprächen verzerren kann.
4
Feedback seitens der Angestellten

Oftmals sind Mitarbeiter von den Feedback-Gebern auf gewisser Art und Weise abhängig. Gerade das Feedback zum Vorgesetzten könnte heikel sein; viele fürchten sich vor möglichen Gegenmaßnahmen. Deshalb muss klar kommuniziert werden, dass der Prozess anonym abläuft.
5
Anmerkungen von Kunden

Bei den Kunden, die in den Beurteilungsprozess einbezogen werden, kann es sich um interne Kunden handeln, d.h. um unternehmensinterne Produkt-Anwender, oder um externe Kunden, die nicht Teil des Unternehmens sind, aber regelmäßig mit dem betreffenden Mitarbeiter interagieren. Ihre Bewertungen geben Aufschluss über die Fähigkeiten eines Mitarbeiter, berücksichtigen aber oftmals nicht den Einfluss von bestimmten Arbeitsabläufen und interner Politik.
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4. Assessment-Center oder situationsbezogene Trainingsverfahren

Bei dieser Methode werden Mitarbeiter in einer sozialen Situation bewertet, um das Verhalten in bestimmten Szenarien vorherzusagen. 

Was beinhaltet die Bewertung? Der Mitarbeiter wird gebeten, an situationsbezogenen Übungen oder Arbeitsgruppen teilzunehmen, in denen er eine bestimmte Rolle spielt. Er wird zum Beispiel gefragt, wie er ein bestimmtes Problem im Unternehmen lösen würde, um seine Problemlösungsfähigkeiten, Selbstvertrauen, Führungsfähigkeiten usw. zu bewerten.

Eine von Richard Klimoski und Mary Brickner durchgeführte Studie bestätigte schon im Jahr 1987, dass dieses Verfahren äußerst erfolgreich Leistungen vorherbestimmen kann.

5. Verhaltensorientierte Ratingskala (BARS)

Die verhaltensorientiere Bewertungsskala (das kommt natürlich aus dem Englischen “Behavioural Anchored Rating Scale”, kurz BARS) vergleicht die Mitarbeiterleistung mit konkreten Verhaltensbeispielen, die in zahlenmäßigen Beurteilungen festgelegt sind.

Das bedeutet, dass ihnen bestimmte Situationen oder Verhaltensweisen dargestellt werden und ihre Leistung entweder als hoch, mäßig oder niedrig bewertet wird.
Ziel dieser Methode ist es, klare Standards zu setzen, die Leistung genau zu untersuchen und konsequente Bewertungen anzubieten.

6. Psychologische Bewertungsmethode

Diese Art der Mitarbeiterbewertung ermöglicht es, das verborgene Potenzial eines Mitarbeiters zu bestimmen. Dazu schauen wir uns nicht die bisherige Arbeit an, sondern beurteilen das Potenzial des Mitarbeiters für zukünftige Leistungen. 

Wie das funktioniert? Am besten holen sich Personalmanager ausgebildete Psychologen in das Mitarbeitergespräch, um die Charakterzüge des Mitarbeiters zu analysieren.

7. Methode der Personalkostenberechnung

Dieses Modell schließlich untersucht die Mitarbeiterleistung entsprechend der Einnahmen, die ein Unternehmen aus ihrem Beitrag erzielt. Zur Berechnung werden die Kosten, die der Einzelne für das Unternehmen verursacht, mit den Einnahmen, die der Mitarbeiter erwirtschaftet, verglichen.

Traditionelle Mitarbeitergespräch-Methoden

Wie wir bereits erwähnten, lassen sich auch traditionelle Methoden der Leistungsbewertung finden, die in erster Linie auf der Untersuchung der persönlichen Eigenschaften jedes Mitarbeiters beruhen: Wissen, Eigeninitiative, Loyalität, Führung und Urteilsvermögen.
VERSCHIEDENE METHODEN IN DIESER KATEGORIE
1
Einstufung
Der Feedback-Geber stuft die Mitarbeiter auf einer Rangliste von den Besten bis zu den Schlechtesten ein. Dabei handelt es sich um ein Vergleichsverfahren, bei dem die Platzierung jedes Mitarbeiters durch einen Zahlenwert bestimmt wird.
2
Bewertungsskalen
Wird zur Einschätzung und Bewertung vordefinierter Faktoren verwendet. Dies geschieht mit Hilfe eines Formulars, das Tabellen mit horizontalen Markierungen, die die zu prüfenden Aspekte zeigen, und Spalten mit einer Bewertungsskala enthält.
3
Wichtige Sachverhalte
Diese Technik beinhaltet die Untersuchung, Beobachtung und Aufzeichnung der herausragendsten Eigenschaften eines Mitarbeiters während der Ausführung einer bestimmten Aufgabe. Die Identifizierung strategisch wichtiger Fälle kann individuell erfolgen oder zwischen dem Mitarbeiter und dem Feedback-Geber abgesprochen werden.
4
Vertrauliches Berichtssystem
Der Feedback-Geber schreibt einen Bericht über die Stärken und Schwächen jedes Mitarbeiters und fügt Verbesserungsvorschläge hinzu. Diese Technik konzentriert sich hauptsächlich auf das Verhalten.

Traditionelle Methoden Performance Management

Checkliste zum Durchführen von Mitarbeitergesprächen

Beim Durchführen von Mitarbeitergesprächen müssen Personalmanager folgende Maßnahmen befolgen, um die Aussagekraft des Prozesses sicherzustellen:
CHECKLISTE
1
Ziele festlegen: SMART-Ziele helfen bei der individuellen Leistungsmessung der Unternehmensmitarbeiter. Diese müssen: Spezifisch, Messbar, Ausfüllbar, Relevant und Termingerecht sein.
2
Klare Erwartungen: Dick Grote betont in seinem Buch “Wie man gute Mitarbeiterbewertungen führt“, wie wichtig die Kommunikation von Zielen, Verfahren und möglichen Konsequenzen innerhalb des Evaluationsprozesses ist . Dies führt "zu einer sofortigen Verbesserung der Leistung, da alle Mitarbeiter wissen, was ihr Vorgesetzter von ihnen erwartet", erklärt er.
3
KPIs der Mitarbeitergespräche definieren: Wie wir im weiteren Artikel noch sehen werden, sollten Personaler Schlüsselkennzahlen definieren, um die Arbeit ihrer Mitarbeiter zu bewerten. Anhand dieser wird ein Ergebnis-Dashboard für jeden Mitarbeiter erstellt.
4
Mitarbeiter im Vorfeld informieren: Es ist wichtig, dass sich die Mitarbeiter auf den Termin vorbereiten können, indem sie im Vorfeld eine Selbsteinschätzung vornehmen. Sie sind dadurch entspannter und gehen motivierter in das Treffen hinein.
5
Deutliches Signal setzen: Grote empfiehlt, direkt auf den Punkt zu kommen, und wenn die Ergebnisse unter den Erwartungen liegen, sollte das Problem direkt angegangen werden. Andernfalls erhält der Mitarbeiter nicht die Gelegenheit, sich zu verbessern.
6
Aufforderung an den Mitarbeiter, eine Selbsteinschätzung mitzuteilen: Wie wir bereits erwähnt haben, sollte der Mitarbeiter auf das Mitarbeitergespräch vorbereitet sein und eine Selbsteinschätzung seiner eigenen Arbeit vorgenommen haben. Dies hilft ihm, seine persönliche Bewertung seiner Arbeit vorzunehmen.
7
Konstruktive Kritik im Meeting: Konstruktive Kritik ist wichtig, um Veränderungen bei einem Mitarbeiter herbeizuführen. Im Grunde bedeutet dies, zur Sache zu kommen und Lösungen für diskutierte Probleme vorzuschlagen. Anstatt zu sagen: "Du musst proaktiver sein", könnten sich Personalmanager für diese Ansage entscheiden: "Du solltest mehr Initiative ergreifen und potenzielle Kunden anrufen, um mehr Umsatz zu generieren".
8
Die Struktur des Gesprächs managen: Beginne das Gespräch unbedingt mit den erzielten Ergebnissen und überlasse dem Mitarbeiter ebenfalls das Wort. Anschließend fährst Du mit der Überprüfung der Ziele fort.
9
Abschluss des Meetings: Der letzte und wichtigste Schritt besteht darin, neue Ziele für den Mitarbeiter festzulegen und zu bestimmen, ob er eine zusätzliche Schulungsmaßnahme benötigt. Entwerfe einen eindeutigen Zeitplan, auf den sich beide Parteien einigen.
10
Mitarbeitergespräch Protokoll: Alles, was im Meeting besprochen wurde, auch die nächsten Handlungsschritte, sollten schriftlich festgehalten und dem Mitarbeiter übermittelt werden. Außerdem ist das Dokument für zukünftige Beratungen aufzubewahren.

Diese Kompetenzen messen wir im Mitarbeitergespräch

In einem Mitarbeitergespräch bilden die zu überprüfenden und messenden Leistungen den Ausgangspunkt für alle weiteren Entscheidungen. Vorgesetzte klopfen wichtige berufliche Kompetenzen der Mitarbeiter ab und legen anschließend gemeinsame Zielvereinbarungen fest.

Wichtige Kompetenzen im Mitarbeitergespräch sind:

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Messbare Kriterien in Mitarbeitergesprächen

Oftmals werden in Mitarbeiterbeurteilungen Bewertungsskalen verwendet, um eine möglichst präzise Bewertung der Mitarbeiterleistung zu erhalten. Dieses System erlaubt es, einen einfacheren Vergleich durchzuführen, den Prozess zu beschleunigen und somit die Meinungen anderer Feedback-Geber einzuholen.

Im Folgenden sehen wir uns einige dieser Skalen an, die bei der Ausarbeitung eines Mitarbeitergesprächs helfen können.
1. Likert-Skala
Als eine der gängigsten wird die Likert-Skala hauptsächlich zum Messen und Beurteilen von Ansichten verwendet.
Mitarbeitergespräch Leitfaden
Im Grunde sollte diese Skala möglichst symmetrisch sein bzw. eine gleiche Anzahl positiver und negativer Antworten enthalten.
Die am häufigsten verwendete Skalenform besteht aus fünf Alternativen, aber im Prinzip ist jede beliebige Anzahl akzeptabel. Bei ungeraden Zahlen gilt in der Regel die mittlere Option als die Neutralste. Dagegen wird eine gerade Zahl manchmal als eine “Zwangsentscheidung” bezeichnet, da es hierbei keine neutralen Antwortvarianten gibt.

Im folgenden Beispiel werden drei Antworten angeführt, die ebenfalls sehr häufig vorkommen:

Mitarbeitergespräch Likert-Bewertungsskala
2. Semantische und gestaffelte Skala
Hier gibt es zwei Optionen an entgegengesetzten Enden der semantischen Differentialskala. Der Feedback-Geber notiert seine Antwort in einem zwischen diesen beiden Extremen liegenden Raum - der bis zu sieben Leerstellen enthält - und platziert sie näher an das eine oder das andere Ende der Skala.
Leistungsbeurteilung Bewertungsskala
3. Individuell gestaltete Skala
Eine weitere beliebte Option für Bewertungen in Mitarbeitergesprächen ist die Entwicklung einer personenbezogenen Skala und deren Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens. In diesem Fall erstellt die Personalabteilung selbst ihre eigene Methode zur Bewertung. 

Dies bietet eine größere Flexibilität; es muss jedoch besonders darauf geachtet werden, dass die Skala angemessen und ausgewogen gestaltet ist.

Wie messen Personaler Mitarbeitergespräche?

Dazu bieten sich viele unterschiedliche Methoden; viele Unternehmen verwenden beispielsweise Dashboards, die bestimmte Leistungskennzahlen enthalten. Wichtig ist, dass jeder einzelne Faktor an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst ist.

Werfen wir nun einen Blick auf das von den zwei Experten Milan Fekete und Igor Rozenberg vorgeschlagene Messmodell von der Comenius-Universität bzw. der Universität Seattle.

1. Bewertung

Bei der Mitarbeiterbewertung werden vier Hauptkriterien berücksichtigt:
Jedes dieser vier Kriterien erhält eine bestimmte Gewichtung in der Gesamtbewertung, wie in der Tabelle schön zu sehen ist:

Mitarbeiterbewertung Leistung

2. Endergebnisse messen

Wie bewerten wir die einzelnen Kriterien? Jeder Mitarbeiter kann mit einer Note von 1 bis 5 bewertet werden. Diese Tabelle beschreibt, was jeder Wert bedeutet:
Leistungskriterien messen

Die beruflichen Qualifikationen lassen sich in vier Bereiche unterteilen:
Wir empfehlen ein punktbasiertes System zur Bewertung der Berufserfahrung und der allgemein geleisteten Arbeit:
Mitarbeitergespräch vorbereiten

Nachdem wir jeden der vier Bereiche bewertet haben, erhält der Mitarbeiter eine Endnote. Im Beispiel erreicht der Mitarbeiter 15,5 Punkte.
Gesamtleistung messen

Anschließend können wir den Mitarbeiter je nach Ergebnis in eine bestimmte Leistungsgruppe einordnen:
Mitarbeiterbewertung vorbereiten

Leistungsbewertung

3. Entsprechende Maßnahmen aufgrund der Ergebnisse

Jedes Mitarbeitergespräch endet mit den entsprechenden Maßnahmen. So könnte das erzielte Ergebnis mit einer finanziellen Entlohnung, einer Beförderung oder Kündigung, einem Arbeitsplatzwechsel und ähnlichen Resultaten einhergehen. Dabei legen Unternehmen ihre eigenen Bewertungsmaßstäbe fest und kommunizieren klar und deutlich die notwendigen nächsten Schritte.

Die wichtigsten Fragen im Mitarbeitergespräch

Sobald Personalmanager die Kompetenzen festgelegt haben, um die es im Mitarbeitergespräch geht und sich über die entsprechende Bewertungsskala einig sind, erstellen sie einen Fragebogen für das Mitarbeitergespräch. Dieser sollten mit Bedacht ausgewählt werden, da jede dieser Fragen unterschiedliche Informationen liefert.
10 SCHLÜSSELFRAGEN
Gibt es irgendetwas, das Du uns sagen möchtest, bevor wir loslegen? Beginne das Meeting, indem Du dem Mitarbeiter die Gelegenheit gibst, seine Meinung zu äußern.
Was war während dieser Zeit Dein größter Erfolg? Gebe dem Mitarbeiter die Möglichkeit, über seine Erfolge zu sprechen und Selbstvertrauen für die Mitarbeiterbeurteilung zu gewinnen.
Was wird Deiner Meinung nach Deine größte Herausforderung für das nächste Jahr sein? Mit seiner Antwort zeigt der Mitarbeiter, dass er sich sowohl des Umfelds als auch den Herausforderungen, denen das Unternehmen gegenübersteht, bewusst ist.
Hast Du das Gefühl, dass Deine persönlichen Ziele mit denen des Unternehmens übereinstimmen? Anhand dieser Frage bewertest Du, ob sich der Mitarbeiter mit dem Unternehmen identifiziert.
Welche nächsten Tätigkeiten möchtest Du im Unternehmen gerne übernehmen? Auf diese Weise findest Du die persönlichen Ziele und Ambitionen des Mitarbeiters heraus und erhältst wertvolle Informationen, um ihm bei der Umsetzung seiner Ziele zu helfen.
In welchen Bereichen siehst Du Verbesserungsbedarf? Hier geht es darum zu sehen, ob sich der Mitarbeiter seiner eigenen Grenzen bewusst ist.
Was brauchst Du an Deinem Arbeitsplatz, um effizienter und effektiver zu arbeiten? Diese Frage gibt Dir Aufschluss darüber, ob der betreffende Mitarbeiter für seinen derzeitigen Arbeitsplatz geeignet ist.
Was hindert Dich daran, Deine Ziele zu erreichen? Dadurch hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, über mögliche Verbesserungen oder Schwachstellen im Unternehmen zu sprechen.
Stehen Dir die notwendigen Werkzeuge und Ressourcen zur Verfügung, um Deine Arbeit zu erledigen? Hier könnte der Mitarbeiter darüber sprechen, wie er sein Produktivität verbessern und damit dem Unternehmen nutzen könnte.
Möchtest Du noch etwas hinzufügen? Beende das Meeting, indem Du dem Mitarbeiter die Möglichkeit gibst, sich zu den von ihm gewünschten Punkten zu äußern oder diese zu konkretisieren.

Die passenden Software-Programme für Mitarbeitergespräche

Auch heutzutage benutzen viele Personalabteilungen immer noch gerne die ziemlich komplizierten Excel-Vorlagen zur Mitarbeiterbewertung. Das kostet Kraft und Nerven und ist mittlerweile auch ziemlich unnötig und veraltet. Moderne Performance Management-Softwares wurden speziell dafür entwickelt, um den gesamten Prozess wesentlich einfacher und schneller zu gestalten.
Eine Performance Management-Software erlaubt es, Feedback-Prozesse genauer zu protokollieren und alle gesammelten Informationen auf einer Plattform zu speichern. Ebenso bieten sie die Möglichkeit, mit vorgefertigten Mustervorlagen zu arbeiten, um Personalmanagern die Arbeit zu erleichtern.

Wie oft solltest Du Mitarbeitergespräche durchführen?

Traditionell werden Mitarbeitergespräche in den meisten Unternehmen einmal im Jahr durchgeführt. Dennoch tendieren die heutigen Performance Management-Zyklen dazu, halbjährlich oder sogar vierteljährlich zu erfolgen - insbesondere im ersten Jahr bei Neueinstellungen.

Diese bestehen aus zwei Stufen:
Mitarbeitergespräch Leitfaden Zeitspanne


Die Häufigkeit der Mitarbeitergespräche kann daher von den eigenen Konjunkturzyklen des Unternehmens abhängen. Wenn beispielsweise Mitarbeiter auf der Produktionsebene bewertet werden, beträgt der übliche Produktionszyklus achtzig Tage, so dass sich der Beurteilungszeitraum an diesen Zyklus anpassen würde.

Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor ist die erforderliche Zeitspanne zur Umsetzung der in vorangegangenen Mitarbeitergesprächen empfohlenen Verbesserungsmaßnahmen. Unter Umständen reichen drei Monate nicht aus, um die Schwachstellen des Mitarbeiters zu verbessern.
Schlussendlich muss das Unternehmen seinen Bewertungsbedarf festlegen. Manche können einfacher gestaltete Zeiträume festlegen, während andere kontinuierliche und gründlichere Mitarbeiterbewertungen durchführen müssen.

Neue Entwicklungen in Mitarbeitergesprächen

Aktuelle Entwicklungen basieren auf der Grundlage von Datenanalysen, laufenden Reviews und der Nutzung entsprechender Software.

Alejandro Ferraro, leitender Personalchef von Accenture Latam, geht in einem Interview darauf ein. Leider nur in spanischer Sprache, deswegen übersetzen wir ein sehr wichtiges Zitat hier:
“Wir haben uns früher darauf konzentriert, Ziele zu erreichen und verbrachten Stunden mit Peer-Vergleichsprozessen. Mittlerweile fokussieren wir uns stattdessen auf individuelles Coaching, geben das ganze Jahr über Feedback, arbeiten an der Entwicklung von Fachkompetenzen, an den Interessen der Mitarbeiter, an ihren Stärken und daran, für jeden Mitarbeiter den besten Arbeitsplatz zu finden, an dem er sein Bestes geben kann.”
In Mitarbeitergesprächen konzentrieren wir uns heute mehr denn je auf die Menschen und helfen ihnen, ihre Ziele innerhalb des Unternehmens zu erreichen und beruflich zu wachsen.

Das stellt eine Win-Win-Situation für beide Seiten dar. Oberstes Ziel ist es, eine Arbeitskultur zu schaffen, die auf Leistungen und Freiräumen basiert, in denen ein ständiger Austausch von Feedback stattfindet, selbst wenn er nur informeller Natur sein sollte.
KERNPUNKTE DER AKTUELLEN ENTWICKLUNGEN
1
Individuelles Coaching gewinnt bei der Förderung der Persönlichkeitsentwicklung immer mehr an Bedeutung.
2
Soft Skills wie Teamarbeit, Lernkompetenz, Unternehmenskultur werden immer wichtiger.
3
Transparenz wird zu einem Schlüsselwert.
4
Das Feedback muss spezifisch und personalisiert sein und einen Zweck verfolgen.
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