Personalentwicklung und Mitarbeiterschulungen: ein Leitfaden für HR-Manager

Personalentwicklung zielt darauf ab, durch regelmäßigen Mitarbeiterschulungen und spezifische Personalentwicklungsmaßnahmen die Fähigkeiten und Kenntnisse von Mitarbeitern zu stärken und zu verbessern, die diese wiederum benötigen, um ihre Aufgaben effizienter zu erledigen oder eine höhere Position im Unternehmen anzustreben. Sie fördert also lebenslanges Lernen im Unternehmen und die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter.

In Anlehnung an Idalberto Chiavenato, Experte für Personalmanagement und Autor, beschreibt diese Studie Mitarbeiterschulungen als ein Mittel für Mitarbeiter, um Kompetenzen zu entwickeln. Damit können sie produktiver, kreativer und innovativer sein, mehr zu den Unternehmenszielen beitragen und darüber hinaus einen höheren Mehrwert schaffen. Schulungen befähigen die Mitarbeiter also dazu, einen wirksamen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.

In dem Buch „Human Resource Management“ von Jens Rowold wird die Aufgabe der Personalentwicklung als „die Förderung des Verhaltens und Wissens von einzelnen Individuen, die der Organisation zugehörig sind, unter Berücksichtigung und mit dem Fokus auf individuelle sowie organisationsspezifische Ziele“ beschrieben. „Personalentwicklung ist also u.a. ein Teil der Organisationsentwicklung und sorgt für die dauerhafte Lernfähigkeit eines Unternehmens. Aber auch für den einzelnen Mitarbeiter ist die eigene Personalentwicklung im Rahmen der Laufbahngestaltung und Fortbildung entscheidend.“

Treffend dazu beschreibt Personalwissen.de Personalentwicklungskonzepte: Sie umfassen „alle bewussten und gezielten Mittel im Personalbereich, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Individuum qualifizieren und weiterentwickeln.“ Mitarbeiterschulungen im Rahmen der Personalentwicklung sollen also die Kompetenzen von Mitarbeitern fördern und ihr Fachwissen erweitern, sodass diese ihre Aufgaben – heute und auch in Zukunft – effektiv und fokussiert erledigen können.
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Wenn es um Mitarbeiterschulungen geht, fallen immer wieder die Begriffe Umschulung und Fort- und Weiterbildung, auch Reskilling und Upskilling genannt. Bei einer Umschulung werden Mitarbeiter so geschult, dass sie eine andere Rolle innerhalb des Unternehmens übernehmen können. Eine Fort- oder Weiterbildung zielt darauf ab, Mitarbeitern neue Fähigkeiten und Kompetenzen zu vermitteln und ihre Leistung zu optimieren.

In den letzten 30 Jahren hat sich der Bereich Human Resources grundlegend verändert. Personalmanager, einst eher Personalbilder, sind heute vielmehr Lernbegleiter. Und Mitarbeiter sind nicht mehr nur eine einfache Ressource oder Produktionsfaktor, sondern tragen auf vielfältige Weise zum Unternehmenserfolg bei.

Dieser Wandel in der Sicht- und Denkweise in Personalabteilungen hat seine Wurzeln in den 1980er Jahren, als die „lernende Organisation“ zum Trend wurde. Der Personalentwicklung und -schulung wurde zunehmend wichtiger und das spiegelte sich auch in den Budgetplänen wider. Gleichzeitig machten Fachkräfte vermehrt Fort- und Weiterbildungen, um sich alle notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse anzueignen und den Unternehmenserfolg zu stützen.

Damals speicherten Personaler den Schulungsbedarf der Mitarbeiter in einer einfachen Datenbank, in der auch die Anforderungen für jede Position im Unternehmen gelistet wurden. Das ist natürlich nicht mehr vergleichbar mit den anspruchsvollen Programmen, die wir heute für unsere Arbeit nutzen.

Mit dem technologischen Fortschritt beschleunigte sich auch dieser Prozess. Zuerst kamen Multimedia-CDs und Archive. Einige Jahre später folgten das Internet und Onlinekurse und Webinare. Heute sind Schulungen und Weiterbildungen leicht zugänglich und oft kostengünstig. Personalmanager erstellen auch eigene Videokurse, die sie für ihre Mitarbeiter einfach in der Cloud hinterlegen. Viele Online-Weiterbildungsplattformen stellen Fachwissen für alle zur Verfügung.
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Mit diesen Entwicklungen einher geht auch eine veränderte Denkweise in den Unternehmen, deren Fokus sich zunehmend mehr auf regelmäßige und individuell auf die Mitarbeiter abgestimmte Schulungsangebote richtet. In einer immer komplexeren Arbeitswelt entwickeln sich auch die Mitarbeiter immer weiter. Mit den richtigen Instrumenten zur Hand können sie sich ihren individuellen Anforderungen entsprechend verbessern und professionell über sich hinauswachsen.

Mitarbeiterschulungen sind einwichtiges Element der Unternehmenskultur, erst recht in der heutigen Zeit, in der sich die Arbeitswelt und die Anforderungen daran schnell verändern. Heute erlerntes Wissen kann morgen schon veraltet sein, etwas, das heute funktioniert, könnte übermorgen überholt sein. Regelmäßige Schulungsmaßnahmen helfen den Mitarbeitern, am Ball zu bleiben und sich schnell an neue Entwicklungen anzupassen.
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Die Mitarbeitermotivation ist ebenfalls eng geknüpft an dieBedeutung von Mitarbeiterschulungen. Mitarbeiter möchten das Gefühl haben, dass sie ihre Arbeit gut machen und dass die Vorgesetzten ihre Bemühungen schätzen. Deshalb kommen Anreize für Weiterbildungen und Trainings, die an die Entwicklungsziele von Mitarbeitern gekoppelt sind, im Team besonders gut an.

Wie diese Studie von LinkedIn zeigt, erfüllen Mitarbeitertrainings und -schulungen vielfältige Mitarbeiterbedürfnisse. Auf die Entwicklung eines internen Schulungsplan sollten Unternehmen also heute nicht mehr verzichten. Ein Unternehmen, das in seine Mitarbeiter investiert, wird nicht nur von den eigenen Mitarbeitern, sondern auch von externen Fachkräften positiv wahrgenommen.
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Gleiches gilt fürKarrierepläne. Diese individuellen Schulungsprogramme sind darauf ausgerichtet, den Weg für jeden einzelnen Mitarbeiter in Richtung interne Beförderung zu ebnen. Die Erstellung eines Karriereplans motiviert Mitarbeiter dazu, an sich zu arbeiten, und gibt ihnen das Gefühl von größerer Wertschätzung.

In Verbindung damit stehen unternehmensinterne Beförderungspläne. Ein Beförderungsplan legt die verschiedenen Meilensteine für einen Mitarbeiter fest, die dieser erreichen muss, um sich für eine Beförderung zu qualifizieren.

Dieses Dreieck aus Mitarbeiterschulung, Karriereplan und interner Beförderung verschafft den Mitarbeitern einen klaren Überblick über ihre Laufbahn im Unternehmen und zeigt die einzelnen Schritte, die sie in jeder Phase durchlaufen müssen, um ihre Ziele zu erreichen.

Personalentwicklungsprogramme für Mitarbeiter können im Unternehmen auf unterschiedliche Weise implementiert werden. Doch unabhängig davon, wie man bei der Implementierung vorgeht, die Vorteile von Schulungsprogrammen bleiben die gleichen.

Vorteile für Mitarbeiter

Zu den wichtigsten Vorteilen für Mitarbeiter gehören:

Vorteile für Unternehmen

Die wichtigsten Vorteile für Unternehmen sind:

Wie jede andere Geschäftstätigkeit auch sollte die Schulung des Personals auf einer Reihe von Zielen aufbauen.

Sicherstellen, dass eine Person für eine Position geeignet ist

Für jede Position in einem Unternehmen gibt es Aufgaben und Verantwortungsbereiche, für die Mitarbeiter bestimmte Kompetenzen oder Fachkenntnisse vorweisen müssen. Die richtigen Schulungsmaßnahmen stellen sicher, dass Mitarbeiter die wachsenden beruflichen Anforderungen erfüllen können.

Ziele erreichen

Durch Personalentwicklungsmaßnahmen können Mitarbeiter ihre Kompetenzen erweitern, um effizient und erfolgreich zu arbeiten und ihre Ziele – individuelle wie Unternehmensziele – zu erreichen. Mitarbeiterschulungen adressieren Schwachstellen von Mitarbeitern und helfen ihnen dabei, diese zu überwinden. Daher ist es unbedingt erforderlich, dass die Personalabteilung die Mitarbeiterentwicklungspläne mit den vereinbarten Zielen abstimmt.

Personal gewinnen und binden

Das Angebot von Mitarbeiterschulungen in einem Unternehmen wirkt positiv auf dessen Arbeitgeberimage. Unternehmen, die also Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeiter schaffen, werden von ihren Mitarbeitern positiver wahrgenommen – und das hilft nicht nur dabei, Talente im Unternehmen zu halten, sondern auch neue zu gewinnen.

Neue Denk- und Sichtweisen innerhalb des Unternehmens fördern

Regelmäßige Schulungen stehen für Weiterentwicklung und fortlaufende Veränderung. Unternehmen, die Umschwüngen offen gegenüberstehen, haben es leichter, Neuerungen im Unternehmen einzuführen – und ihren Mitarbeitern gelingt es meist schneller, sich an die neuen Umstände anzupassen.

Es gibt unterschiedliche Arten von Mitarbeiterschulungen. Wir unterscheiden hier nach Schulungsmethoden und Finanzierungsmöglichkeiten.

Nach Schulungsmethoden

Nach Finanzierungsmöglichkeiten

Die notwendigen Budgets für die Personalentwicklung und Mitarbeiterschulungen können mitunter sehr hoch ausfallen. Immerhin umfassen sie sämtliche Schulungskosten (Inhalt, Material, Trainer, Teilnahmegebühren, etc.) sowie indirekte Kosten, die dadurch entstehen, dass ein Großteil der Fort- und Weiterbildungen während der bezahlten Arbeitszeit stattfindet. In der Regel kommen noch zusätzliche Ausgaben wie für die Gestaltung und die Erstellung des Schulungsprogramms und die damit einhergehenden technischen Anforderungen hinzu.
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Laut eines Artikels von Coassemble gaben nordamerikanische Unternehmen 2018 7.420 US-Dollar pro Jahr und Mitarbeiterfür Mitarbeiterkurse und -schulungen aus. Diese Zahlen variierten allerdings je nach Unternehmensgröße und Aufgabenbereich der Mitarbeiter.

Die Studie von Brandon Hall Group ergab auch, dass je größer ein Unternehmen war, desto geringer waren die Ausgaben pro Mitarbeiter. Größere Unternehmen gaben demnach 780 US-Dollar weniger aus als mittelständische Unternehmen und sogar 1.776 US-Dollar weniger als kleine Unternehmen.

Die Studie ergab außerdem, dass sich die Erfahrung und die Betriebszugehörigkeit auf die Schulungsausgaben auswirkten. Leitende Angestellte erhielten jährliche Schulungen im Wert von 9.427 US-Dollar und mittlere Angestellte im Wert von 9.036 US-Dollar.

Quelle: Brandon Hall Group

In Deutschland zeigen sich ähnliche Tendenzen: Laut einer aktuellen Studie des Institutsder deutschen Wirtschaft Köln geben die Unternehmen hierzulande immer mehr Geld für die betriebliche Weiterbildung aus. 2019 gaben Unternehmen im Schnitt 1.236 Euro pro Mitarbeiter für Weiterbildungen aus.„Das waren 16 Prozent mehr als 2016“,heißt es in einem Beitrag dazu auf der Seite des IW Köln.„Somit hält der Trend zu immer höheren Ausgaben für betriebliche Weiterbildung an.“

Hierbei spielt der Digitalisierungsgrad eines Unternehmens eine wichtige Rolle: Je digitaler ein Unternehmen aufgestellt war, desto mehr bildeten sich die Mitarbeiter weiter.

In dem bereits erwähnten Artikel von Coassemble gibt es auch eine Übersicht mit denbeliebtesten Weiterbildungen und Trainings. Hieraus lässt sich erkennen, in welchen Bereiche Unternehmen am meisten investieren.
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Unternehmen teilen ihr Budget folgendermaßen auf:

Source: Brandon Hall Group

• Fachliche Kompetenzen: Fachliche Kompetenzen sind am gefragtesten, da sie durch Aus- und Weiterbildung erworben werden können und – für einen kompetenten Umgang damit ein gewisses Maß an Erfahrung erfordern. Sie werden auch als Hard Skills bezeichnet.
• Führungskompetenz: Für aktuelle und zukünftige Führungskräfte ist das eine wichtige Kompetenz. In Führungstrainings oder Leadership-Trainings sollen die Entscheidungsfindung, die Teammotivation, das Personalmanagement usw. gestärkt werden.
• Compliance-Training: Hier werden Compliance-Standards kommuniziert, es geht also um Anleitungen zu Regeln, Vorschriften, Richtlinien und Verfahren, die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit berücksichtigen oder einhalten müssen. Ein Beispiel dafür ist die Vermittlung von relevanten Sicherheitsstandards für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe.
• Teamentwicklung: Ziel eines Teamentwicklungstrainings ist es, den Zusammenhalt zwischen den Mitarbeitern zu stärken und ihre Zusammenarbeit zu fördern. Diese Schulungen richten sich auch an die Geschäftsführung oder Positionen mit größerer Verantwortung. Teamentwicklung ist wesentlich für effizientes Arbeiten im Unternehmen.
• Produkt oder Dienstleistung: Produkt- oder Serviceschulungen sind besonders für Verkaufsteams von entscheidender Bedeutung. Wenn Verkaufsmitarbeiter die Eigenschaften und Besonderheiten eines Produkts nicht genau kennen, können sie es auch nicht erfolgreich verkaufen.
• Soft Skills: Unter Soft Skills verstehen wir charakterliche Eigenschaften oder zwischenmenschliche Fähigkeiten. Hier geht es beispielsweise um Empathie oder Kommunikationsfähigkeit. Soft Skills sind nur schwer aufzubauen und zu bewerten. Sie können aber in gezielten Trainings gestärkt werden.

In Anlehnung an das Phasenmodell von Becker können Personaler anhand von 6 Phasen Personalentwicklungsmaßnahmen planen und durchführen: Bedarfsanalyse, Zieldefinition, Programmgestaltung, Durchführung, Erfolgskontrolle und Transfersicherung.
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Mitunter ist im Zusammenhang mit Schulungsmaßnahmen auch von 4 oder 5 Phasen die Rede, die Grundidee ist aber die gleiche.

1. Bildungsbedarf analysieren

In der ersten Phase wird der Qualifikationsbedarf ermittelt und die Ausgangsposition festgelegt. Das heißt, dass für bestimmte Positionen Anforderungsprofile erstellt werden und darüber hinaus bestimmt wird, über welche Kompetenzen jeder einzelne Mitarbeiter verfügt und welcher Qualifikationsbedarf demnach besteht. Das ist wichtig. Mitarbeiter sollen schließlich neue Kompetenzen und Fertigkeiten erwerben, die für ihre aktuelle oder eine zukünftige Position sinnvoll sind.
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Die Ziele der Personalentwicklung stehen im Zusammenhang mit den Unternehmenszielen. Es ist also gängige Praxis, die Ziele der Personalentwicklung mit der Unternehmensstrategie abzustimmen.

2. Weiterbildungsziele festlegen

Aus der Bildungsbedarfsanalyse können für eine bestimmte Weiterbildungsmaßnahme Lern- oder Entwicklungsziele abgeleitet werden. Die Ziele der Personalentwicklung sollten:

• spezifisch, also so konkret wie möglich sein,
• mit einem Entwicklungserfolg verbunden sein,
• messbar sein.

Konkrete Zieldefinitionen helfen, ein effektives Schulungsprogramm aufzubauen.

3. Programmgestaltung: Methodenauswahl und inhaltliche Gestaltung

Nun ist es an der Zeit, die Schulungsthemen, die Lehrmethoden und -aktivitäten zu bestimmen. Normalerweise erfolgt dies durch einen externen Weiterbildungsanbieter oder Trainer – und idealerweise unter Einbeziehung der Mitarbeiter, die an der Schulung teilnehmen sollen.

In diese Phase fallen auch sämtliche Entscheidungen über Schulungstechniken, Dauer, Schulungsort oder andere Faktoren wie die Kostenplanung. Grundsätzlich wird also das Wann, das Wie und das Wo geklärt.

4. Durchführung

Die Durchführung der Schulung erfolgt je nach getroffenen Vorgaben.

5. Erfolgskontrolle

An die Umsetzung der Personalentwicklungsmaßnahme schließen sich Follow-up und Bewertung an. Die erzielten Ergebnisse werden in Bezug auf die Weiterbildungsziele analysiert, um die Effektivität und die Effizienz der Schulung zu messen.

6. Transfersicherung

Eine Mitarbeiterschulung oder Entwicklungsmaßnahme war erfolgreich, wenn die Mitarbeiter, die daran teilgenommen haben, ihre neu erworbenen Fähigkeiten Fertigkeiten im Arbeitsalltag um- und einsetzen können.
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Das ist ein guter Zeitpunkt, um den ROI der Mitarbeiterschulung zu ermitteln; das heißt, eine Kosten-Nutzen-Analyse der Schulung durchzuführen.

Der Zusammenhang von Leistungsbeurteilungen und Karriereplänen zeigt sich vor allem in ihrer gegenseitigen Abhängigkeit. Leistungsbeurteilungen sind wesentlich, um den Status Quo von Mitarbeitern zu bestimmen, ihre Stärken und Schwächen zu erkennen und darauf aufbauend ihren individuellen Qualifikationsbedarf zu ermitteln.

Mithilfe dieser Informationen ist es möglich, einen individuellen und wirksamen Karriere- oder Schulungsplan zu erstellen. Wenn nicht klar ist, wo ein Mitarbeiter Nachhol- oder Verbesserungsbedarf hat, dann kann eine Schulung auch nicht den gewünschten Effekt erzielen.

Leistungsbeurteilungen sollten daher immer vorab erfolgen, also, bevor ein Plan für die berufliche Entwicklung eines Mitarbeiters erstellt wird.

Ein Schulungsplan enthält eine Reihe vonMaßnahmen, um das Fachwissen und die Kompetenzen von Mitarbeiter zu erweitern und zu stärken. Diese Maßnahmen werden normalerweise auf der Grundlage von Leistungsbeurteilungen entwickelt, um das Schulungsangebot so gut wie möglich an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen.

Hier ist unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Schulungsplans für Dein Unternehmen:

1. Schulungsbedarf im Unternehmen ermitteln

Im ersten Schritt müssen wir den Schulungsbedarf des Personals ermitteln. Am besten ist es, wie oben erwähnt, mit den Leistungsbeurteilungen einzusteigen. Auf diese Weise erhalten wir alle notwendigen Informationen zu den Mitarbeitern, beispielsweise welche Kompetenzen sie haben und wo sie Unterstützung brauchen.

2. Weiterbildungsziele festlegen

Als nächstes müssen wir die Weiterbildungsziele mit den Unternehmenszielen abstimmen und klare Ziele formulieren. Dieser Schritt ist wichtig, vor allem, wenn wir zu einem späteren Zeitpunkt den Erfolg der angebotenen Kurse bewerten möchten.

3. Mitarbeiter einbeziehen

Werden Mitarbeiter bei der Konzeptionierung und Schulungsplanung einbezogen, gehen sie sehr wahrscheinlich motivierter in ein Training oder eine Schulung – und das erhöht die Erfolgschancen für ein Training oder eine Schulung.

4. Nützliche, individuelle und ansprechende Lernerlebnisse schaffen

Ansprechende und auf die Bedürfnisse von Mitarbeitern zugeschnittene Schulungen (beispielsweise durch die Verwendung von neuen Lernmethoden wie Gamification) fördern, dass sich Mitarbeiter stärker in den Weiterbildungsprozess einbinden.

5. Mitarbeiterschulungen planen

Jetzt müssen wir Fragen wie, wer das Training durchführen wird, wo es stattfinden soll, welchen Umfang es haben soll und so weiter klären. Von logistischer Seite sollte nach diesem Schritt keine Frage offenbleiben.

6. Erfolgskontrolle durchführen

Als letztes steht noch die Frage im Raum, wie wir den Schulungsplan bewerten. Eine Analyse der Weiterbildungsergebnisse in Bezug zu den vorab festgelegten Zielen hilft uns, den Schulungsplan bei Bedarf anzupassen und kontinuierlich zu erweitern.

Lern- und berufliche Weiterbildungsstrategien entwickeln sich stetig weiter. Unternehmen verabschieden sich davon, einheitliche Kurse für die gesamte Belegschaft anzubieten. Stattdessen gehen sie über zu Schulungen, die zu den Bedürfnissen der Mitarbeiter passen, die dynamischer sind und die zunehmend online stattfinden.
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Folgende Trends im Bereich Personalentwicklung und Weiterbildung zeichnen sich ab:

• Unternehmen beziehen mehr und mehr leitende Mitarbeiter in Schulungsmaßnahmen ein, um eine effektive Lernkultur zu schaffen. Wenn die Teamleiter in einem Unternehmen den Mehrwert von Schulungen erkennen, dann können sie auch die Mitarbeiter dazu motivieren und dafür begeistern.
• Unternehmen geben immer mehr für Mitarbeiterschulungen aus, da sie die Bedeutung und die positiven Auswirkungen von Weiterbildungen auf das Unternehmen erkennen. Mitarbeiterschulungen müssen nicht teuer sein. Viele Kurse und Materialien sind heute kostenlos online verfügbar. Je mehr ein Unternehmen allerdings in die Weiterbildung der Mitarbeiter investiert, desto mehr profitiert es davon und desto bessere Ergebnisse erzielt es.
• Onlinekurse und Webinare für Mitarbeiter haben durch die Coronakrise noch mehr Rückenwind gewonnen. Aufgrund von Homeoffice und Distanzarbeit haben sich im vergangenen Jahr Unternehmen dazu entschieden, ihren Mitarbeitern weiterhin Schulungen über Online-Plattformen anzubieten.
• Collaborative Learning: Moderne Plattformen, wie z.B. das Angebot von 360learning, ermöglichen es, internes Wissen einfach zu erfassen und mit der Belegschaft zu teilen. Gemeinsam werden Schulungen schnell, kontinuierlich und passend zum realen Lernbedarf erstellt und decken so die gesamten Lernanforderungen innerhalb eines Unternehmens ab.
• Auch individuelle, bedürfnisorientierte Schulungsangebote werden immer relevanter. Ein einheitlicher Schulungsansatz für alle Mitarbeiter ist überholt. Unternehmen erstellen deshalb Schulungspläne, die auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten sind.