Formación y desarrollo de los empleados: guía para los responsables de RRHH

Tabla de contenidos
La formación y desarrollo de los empleados ofrece al capital humano de la empresa la oportunidad de desarrollar sus capacidades para desempeñar mejor su función presente y futura. Esto aumenta la productividad, la motivación y, seguramente, los resultados obtenidos.

¿Quieres saber cómo crear planes de formación dentro de tu empresa? Te explicamos en detalle en qué consiste, beneficios, los tipos que existen y cómo crear el programa paso a paso.

¿Qué es la formación de personal?

La formación de personal tiene como objetivo la mejora o la adquisición de habilidades o conocimientos que el profesional precisa para ser más eficiente en su puesto de trabajo o para optar a otros de más categoría. Es decir, potencia el aprendizaje y el desarrollo.

Idalberto Chiavenato, experto en Administración y Recursos Humanos y autor de numerosas publicaciones, tal y como aparece en este estudio, la define como “la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo, a las actitudes frente a aspectos de la organización de la tarea y del ambiente y desarrollo de habilidades”.

Otros dos expertos citados por Chiavenato, Steinmetz y Campbell, creen que la formación de personal “es un proceso educativo para la formación del recurso humano dirigido a la adquisición de las habilidades para una tarea específica”.
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Por último, mencionamos a Alfredo Corrales Vaquero, autor del libro “Administración de Recursos Humanos”, que dice que la “formación profesional es el conjunto de acciones que permiten a una persona alcanzar y desarrollar los conocimientos indispensables para ocupar un puesto de trabajo, y acrecentar las destrezas necesarias para su progreso laboral, con satisfacción de sus necesidades técnicas y humanas y las de empresa a la cual servir y servirá”.

La formación de personal también se conoce a través de términos como reskilling y upskilling. El primero busca formar a un empleado para que ocupe un nuevo puesto dentro de la organización y el segundo, el upskilling, tiene como objetivo enseñar a un profesional nuevas habilidades que optimicen su desempeño. Los beneficios de implementar el reskilling y upskilling se equiparan con los genéricos de la formación.

La evolución de la formación en las empresas

cambios en la formación de los empleados
En los últimos 30 años el escenario ha cambiado drásticamente. El responsable de Recursos Humanos ha pasado de ser un capacitador de personal a un facilitador del aprendizaje. Y el empleado ha dejado de ser un simple recurso para convertirse en un individuo con múltiples recursos para la empresa.

Este cambio tiene como origen los años 80 y 90 cuando se desató una tendencia hacia las “organizaciones para el aprendizaje”. El desarrollo y la formación pasaron a ocupar un lugar importante en los presupuestos y comenzaron a llenarse salas de formación para mantener a la fuerza laboral al día de las habilidades y conocimientos necesarios para el éxito de la organización.

Por aquel entonces, las necesidades de formación de los empleados se almacenaban en una base de datos sencilla en la que se enumeraban los requisitos de cada puesto de la organización. Nada tenían que ver, por supuesto, con los sofisticados programas de los que disponemos hoy en día.

Sin embargo, poco a poco, la tecnología se fue abriendo paso y acelerando los procesos. Primero llegaron los CD multimedia o los archivos. Y, pasados unos años, por fin, Internet y la formación online. La accesibilidad y la asequibilidad de la formación se disparó haciendo, incluso, que los propios responsables de RRHH pudieran crear sus cursos a través de vídeos alojados en la nube. A eso se sumó, también, la aparición de plataformas de formación online que ponen a disposición de cualquiera los conocimientos de expertos.

Todo esto ha generado un cambio de mentalidad dentro de las empresas y se ha impuesto la formación continua y personalizada. Cada empleado está en constante evolución y dispone de las herramientas necesarias para mejorar y crecer como profesional dentro de sus propias necesidades.

Importancia de la formación y el desarrollo de los trabajadores

La formación es un activo clave en la cultura organizativa de una empresa. El principal motivo es lo rápido que cambia y evolucionan los mercados. Aquello que hoy sirve, mañana puede quedar totalmente obsoleto. Por lo tanto, establecer procesos de formación continua ayuda a la plantilla a permanecer actualizada y adaptarse rápidamente a las novedades que puedan surgir.

La importancia de la formación de los empleados también está muy ligada a la motivación. Todos queremos sentir que hacemos bien nuestro trabajo y que nuestros jefes valoran nuestros esfuerzos. Ofrecer incentivos a través de la capacitación con objetivos de crecimiento puede ser muy beneficioso. También hemos visto, como se señala en este artículo de LinkedIn, que la formación es una forma de abordar todas las necesidades humanas. Desarrollar un programa de capacitación interna se ha convertido en un requisito imprescindible. La empresa que invierte en sus empleados no solo está mejor valorada por sus empleados sino también por los profesionales externos.

Lo mismo ocurre con los planes de carrera. Estos son, por así decirlo, el proyecto de formación individual de cada empleado con vistas a que ocupe, en un cierto tiempo, un puesto de más responsabilidad.  Elaborar un plan de carrera en la empresa motiva a los trabajadores a crecer y les hace sentirse mejor valorados.

A este se le debe unir un plan de promoción interna en la empresa que determine cuándo es el momento y qué factores objetivos ha de cumplir un empleado para, efectivamente, promocionar dentro de la organización.

De este modo junto con la formación, el plan de carrera y el de promoción el trabajador sabe exactamente cuál es su camino dentro de la compañía y qué pasos debe de dar en cada momento para alcanzar sus objetivos.
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Ventajas de impartir formación a los empleados

Existen muchos métodos diferentes para implementar la formación del personal de una empresa, sea cual sea el elegido, este puede generar grandes ventajas:

Ventajas para los empleados

Entre los beneficios que experimentan los trabajadores destacamos:
1
Aumenta la satisfacción y motivación de los empleados: invertir en formación crea una sensación de apoyo y confianza por parte de la empresa que motiva y hace sentir bien a los empleados.
2
Permite hacer un análisis personalizado de cada profesional: gracias a la formación, para la que se realiza previamente una evaluación de las necesidades de cada empleado, los profesionales se conocen mejor y descubren cuáles son sus puntos fuertes y sus áreas de mejora.
3
Ofrece la oportunidad de aprender a toda la plantilla: la formación también debe de servir para ofrecer igualdad de oportunidades dentro de la empresa. La experiencia es importante, pero también adquirir nuevos conocimientos y estar al día de las novedades del sector. Algunos profesionales ingresan en la empresa con contratos de formación para adquirir nuevas habilidades y, con el tiempo, se acaban quedando dentro de la empresa.
4
Prepara a los trabajadores para asumir nuevas responsabilidades: los programas de formación también ayudan a los profesionales a evolucionar y optar a puestos más altos dentro de la organización. Obtienen las habilidades necesarias para asumir nuevas responsabilidades.
5
Demuestra a los empleados que la empresa les valora: los empleados que forman parte de los programas sienten que la empresa les valora y que invierten en ellos. Mejorar sus habilidades no solo les convertirá en mejores profesionales, sino que se sentirán más integrados dentro del equipo y más comprometidos.

Ventajas para la empresa

Por otro lado, la formación ofrece a las empresas:
1
Mejora el rendimiento de los trabajadores: el empleado que recibe la formación necesaria y diseñada según sus necesidades será capaz de hacer mejor su trabajo y, por tanto, ofrecer mejores resultados.
2
Aumenta la productividad y el cumplimiento de los estándares: la productividad aumenta, normalmente, cuando la empresa invierte en capacitación. Una mayor eficiencia en los procesos garantiza el éxito de un proyecto, lo que a su vez mejora la facturación.
3
Incrementa la innovación en las nuevas estrategias: la formación continua, la forma de competencias y la actualización de los conocimientos de la plantilla tiene como resultado directo la innovación en todos los procesos.
4
Reduce la rotación de empleados: la formación hace que los empleados se sientan valorados, lo que aumenta su compromiso y reduce, al mismo tiempo, las posibilidades de que acepte la oferta de otra compañía.
5
Mejora la imagen de la empresa: tener una estrategia de formación sólida y exitosa ayuda a desarrollar la marca empleadora de la compañía. Así será más atractiva para los futuros candidatos y será mucho más fácil atraer talento.

Principales objetivos de la formación en la empresa

Como cualquier acción llevada a cabo dentro de una empresa, la formación de personal persigue una serie de objetivos:

Tipos de formación para empleados

Existen diferentes tipos de formación para trabajadores, estos se pueden categorizar dentro de dos grupos:

Según el método utilizado

Cuando hablamos de método, nos referimos al canal o el soporte a través del cual se da la formación. En este caso, encontramos tres tipos diferentes:
diferentes tipos de formación de los empleados

Según el método de gestión

El método de gestión hace referencia al lugar del que proceden los fondos para abonar esa formación:

¿Cuánto invierten las empresas en formación?

Los presupuestos para la formación y desarrollo de los empleados son muy completos. Estos suelen incluir todos los costes del programa (contenidos, materiales, costes operativos) así como el gasto que supone las horas dedicadas por los trabajadores que asisten al curso. A esto, además, normalmente se le suman los costes como el diseño y la ejecución del programa o la tecnología.

Sabiendo esto, ¿cuánto se gastan las empresas en cursos y formación para empleados? Según este artículo, las empresas americanas asignaron un gasto de 7.420 dólares anuales por empleado. Sin embargo, estas cifras varían dependiendo del tamaño de la empresa y la función que desempeña el trabajador dentro de la misma.

El estudio realizado por Brandon Hall Group detectó, al analizar los presupuestos, que el gasto por empleado solía ser menor cuanto mayor era el tamaño de la organización. Así, las grandes organizaciones se gastaron de media 780 dólares menos que las medianas y 1.777 dólares menos que las pequeñas.

También se ha visto que la experiencia y la antigüedad pueden ser un factor determinante en el gasto de formación. Los empleados de alto nivel y de nivel medio recibieron una asignación de 9.427 dólares anuales mientras que los de nivel medio obtienen unos 9.036 dólares.

En este gráfico os explicamos las diferencias:
evolución del gasto individual en formación
Fuente: Brandon Hall Group

Áreas de formación más populares

De nuevo, la web de Coassemble (podéis acceder en el último enlace) nos ofrece información sobre cuáles son las áreas de formación más populares y, por tanto, en las que más dinero invierten las organizaciones.

Los presupuestos se distribuyen de la siguiente forma:
descripción de las áreas de formación más populares
Fuente: Brandon Hall Group

Etapas del proceso de formación

Según los autores del libro “Análisis Didáctico”, L. Van Gelder y sus compañeros, existe un modelo de aprendizaje que recibe el nombre de “Análisis Pedagógico”. Este modelo comienza desde un punto de partida y los conocimientos previos a partir de los cuales se establecen unos objetivos de aprendizaje. Esta información se utiliza para definir la materia sobre la que se centrará la formación, los métodos de aprendizaje y las actividades. Esto lleva, por tanto, a unos resultados que serán monitorizados y evaluados. Así, según los resultados obtenidos, los objetivos volverán a ser evaluados.
etapas del proceso de formación
Por lo tanto, basado en este modelo identificados cuatro fases en el proceso de formación:

1. Análisis de las necesidades formativas

La primera etapa consiste en establecer un punto de partida, analizando los conocimientos actuales del empleado y listando las necesidades formativas detectadas. De este modo, conseguimos que los trabajadores adquieran nuevos conocimientos y habilidades que sean útiles dentro de su puesto actual o futuro.

Lo habitual es que el propósito de la formación esté relacionado con los objetivos de la empresa. Para ello, normalmente, hay que repasar la estrategia y objetivos de esta.

2. Determinación de objetivos de aprendizaje

En el siguiente paso, hay que convertir las necesidades de formación en objetivos de aprendizaje. Un objetivo formativo debe constar de tres elementos:
De esta manera, los objetivos ayudan a crear una formación eficaz y destinada a mejorar las habilidades de los trabajadores.

3. Definición del método y diseño del contenido

Es momento de tomar decisiones sobre el material de capacitación, el método de enseñanza y las actividades que se van a llevar a cabo. Esto, normalmente, lo hace un proveedor o formador externo e, idealmente, también se cuenta con la participación del alumnado.

En esta fase también se suelen determinar las técnicas a emplear, el ritmo de aprendizaje, el lugar en el que se va a celebrar y muchos otros factores importantes.

4. Monitorización y formación

La última fase del proceso de aprendizaje es el seguimiento y la evaluación. En este momento, se analizan los objetivos de aprendizaje y se comparan con los resultados obtenidos para medir la eficacia de la formación. También puede ser un buen momento para medir el ROI de la formación; es decir, el retorno económico generado.

La relación entre la evaluación del desempeño y la formación

La importancia entre la evaluación del desempeño y el plan de carrera o la formación es evidente cuando entendemos cómo una depende de la otra. Y es que la evaluación de desempeño es fundamental para determinar el punto de partida en el que se encuentra el trabajador, detectar sus puntos fuertes y sus áreas de mejora y, en definitiva, establecer sus necesidades formativas.

Con esta información podemos diseñar un plan de carrera o formación personalizado y, por tanto, efectivo. De lo contrario, si no sabemos en qué áreas necesita un refuerzo, la formación no tendrá el mismo efecto.

Por lo tanto, la evaluación de desempeño debe ser siempre el paso previo a cualquier plan relacionado con el desarrollo profesional de un trabajador. Este proceso nos dará la información que necesitamos para poder avanzar en firme.

Pasos para crear un plan de formación

Un plan de formación contiene el conjunto de acciones destinadas a mejorar las habilidades y conocimientos de los trabajadores que forman una empresa. Suelen estar diseñados, como hemos visto, a partir de evaluaciones de desempeño para personalizar al máximo la propuesta formativa.
pasos para crear un plan de formación
¿Cómo elaborar un plan de formación en tu empresa? Te explicamos cómo hacerlo paso a paso:

1. Identifica las necesidades

Lo primero que debes hacer es evaluar las necesidades formativas de la plantilla. Lo más útil, como hemos dicho, es recurrir a una evaluación de desempeño ya que nos proporcionará toda la información que necesitamos sobre los empleados.

2. Establece los objetivos del programa

Trata de alinear los objetivos de la formación con los de la empresa y establece unas metas claras. Este paso es muy importante para después poder medir la efectividad de los cursos realizados.

3. Involucra a los trabajadores

Si el equipo forma parte del proceso de ideación y planificación es mucho más probable que se sientan motivados por la formación y que el programa tenga mejores resultados.

4. Crea experiencias útiles, personalizadas y atractivas

Diseña experiencias formativas atractivas y personalizadas utilizando nuevos métodos de aprendizaje como pueden ser la gamificación. De este modo conseguirás que los trabajadores se involucren más en el proceso.

5. Planifica la formación

La planificación de la formación incluye aspectos como quién va a dar la formación, dónde se va a celebrar, cuánto tiempo va a durar, etc. Asegúrate de que toda la parte logística está bien atada.

6. Lleva un control de los resultados

Por último: ¿cómo evaluar un plan de formación? Analiza los resultados obtenidos en la formación con respecto a los objetivos establecidos al principio. Esto te servirá para introducir mejoras o cambios en el plan que te ayuden a ir mejorando.

Nuevas tendencias en la formación de los empleados

En el mundo cambiante en el que vivimos, las estrategias de aprendizaje y desarrollo profesional no dejan de evolucionar. Las empresas están empezando a abandonar esa idea antigua de cursos cerrados para toda la plantilla para optar por formaciones personalizadas, dinámicas y online.

Estas son las tendencias que detectamos actualmente en el área de formación de empleados:
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