Dank Kenjo Kostensenkung von HR-Tools um über 50 Prozent
So haben wir CARTO bei der Migration aller Mitarbeiterdaten von Bamboo HR zu Kenjo unterstützt.
Download FallstudieDurch Covid-19 mussten sich zahlreiche Personalabteilungen neu orientieren und CARTO sah sich mit zwei Herausforderungen konfrontiert: Die Kosten ihrer HR-Tools zu senken und deren Aufgaben und Prozesse zu automatisieren.
Eine Belegschaft von 125 Mitarbeitern mit einem dreiköpfigen HR-Team zu managen, erfordert Agilität, die Automatisierung und Vereinfachung möglichst vieler Prozesse. Mit den vorhandenen Programmen war das jedoch nicht möglich.
Das von ihnen verwendete HR-Tool Bamboo HR deckte nicht die entsprechenden Funktionalitäten ab, um CARTO bei der Einhaltung der geltenden Arbeitszeitrichtlinien zu unterstützen. Zeiterfassungsprotokolle konnten weder heruntergeladen noch die gesetzlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter gesetzeskonform nachgewiesen werden.
Nach einem Vergleich mit 15 verschiedenen internationalen HR-Tools entschied sich HR und Recruiting-Manager Jose für Kenjo. Ihn überzeugte die Flexibilität Kenjos, mit der die alltäglichen und gesetzlichen Anforderungen abgedeckt werden können.
Anschließend implementierte Kenjo einige neue Funktionen, zu denen CARTO mit seinem bisherigen HR-Tool keinen Zugang hatte. Dazu gehörten die Generierung von Stammdaten und alle anderen von CARTO benötigten Funktionen.
Kenjo setzte folgende Anforderungen erfolgreich um:
1. Ein System zur Verfügung stellen, das verschiedene geschäftliche und virtuelle Büros unterstützt. Bei Bamboo HR gestaltete sich die Vernetzung von Mitarbeitern im Homeoffice mit den einzelnen internationalen Büros als kompliziert.
2. Eine Software, die den in den spanischen und internationalen Arbeitszeitvorschriften festgelegten Gesetzen zur Zeiterfassung entspricht.
3. Die Speicherung von Aufzeichnungen über Beförderungen und Änderungen in der Gehaltsabrechnung, die andere Anbieter wie Bamboo HR und Factorial HR nicht bieten konnten.
Eines der Hauptprobleme bei der Datenmigration von Bamboo HR war das Exportieren von Daten; die Software bot diese Funktionalität schlichtweg nicht an. Die fehlende Exportmöglichkeit dieser Daten warf gravierende rechtliche Probleme auf, da das spanische Gesetz Unternehmen dazu verpflichtet, diese Daten bei Bedarf der Regierung zur Verfügung zu stellen.
Kenjo importierte nicht nur grundlegende Daten zur Zeiterfassung und Feiertagsregelung, sondern integrierte auch vertrauliche Informationen zu den Gehaltsabrechnungen und andere Daten aus verschiedenen Funktionen.
Kenjo nutzte den Migrationsprozess, um neue, individuell angepasste Bereiche zu entwickeln, die es CARTO ermöglichten, entsprechende Informationen effizienter zu strukturieren. Beispielsweise richtete Kenjo virtuelle Büros und mehrere Unternehmen ein, um Außendienstmitarbeiter in den jeweiligen Büros zusammenzuführen.
Jose bestätigte: "Kenjo gab uns die Freiheit, jederzeit auf Daten zuzugreifen, und die Möglichkeit, diese intern zu bearbeiten, was für uns besonders wichtig war."
Beim Vergleich der verschiedenen HR-Alternativen stellte CARTO fest, dass die meisten HR-Tools außer den Gehältern keine weiteren Stammdaten speichern. Dagegen fand Kenjo problemlos eine geeignete Lösung.
Nach abgeschlossener Migration automatisierte CARTO mithilfe von Kenjos Workflow-Funktion alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Beförderung ihrer Mitarbeiter und mögliche Arbeitsstellenwechsel.
In der Vergangenheit benutzte das Team für diese Prozesse Excel-Tabellen. Das führte zu vielen manuellen Änderungen und verschiedenen Ansprechpartnern.
Jetzt erhält das Team dank Kenjos Notifikations-Feature Benachrichtigungen, und stellt so sicher, dass keine Änderungen und Termine mehr verloren gehen.
Ebenso vereinfachte sich die Koordination der Onboarding-Prozesse, da alle Informationen in einem Tool zu finden sind. Mit nur einem Klick können Personaler so alle betroffenen Mitarbeiter gleichzeitig benachrichtigen.
Das HR-Team von CARTO begeistert sich für die Modernisierung, die der Wechsel zu Kenjo mit sich brachte. Die Personalmanager von CARTO haben nun viele alltägliche Aufgaben mit einem freundlichen und persönlichen Service in allen Phasen des Prozesses automatisiert. Außerdem konnten sie dadurch 50 Prozent ihrer bisherigen Investitionen einsparen.
Ein kleiner Bonus mit großer Wirkung ist außerdem, dass jetzt alle Mitarbeiter von CARTO die Geburtstage ihrer Kollegen kennen und das Tool eigenständig nutzen, um ihnen Glückwünsche zu übermitteln.
