Standardisierte Dokumenten-und Gehaltsabrechnung dank einer dezentralen Personalabteilung
Wie Kenjo das spanische Unternehmen Alquiler Seguro bei der Digitalisierung seiner Personalabteilung unterstützte.
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Über Alquiler Seguro
Das spanische Unternehmen Alquiler Seguro gehört durch seine Konzernzentrale zur Alquiler Seguro-Gruppe. Hier betreuen sie in verschiedenen Sektoren alle Unternehmen der Gruppe, darunter Immobilien, Anwaltskanzleien oder Versicherungsunternehmen. Seit dem Jahr 2017 ist Alquiler stark gewachsen und hat seine Aktivitäten auf Spaniens größte Städte ausgeweitet. Dieses Wachstum stellte die Personalabteilung in den letzten Monaten vor zahlreiche Herausforderungen. Dazu gleich mehr.
Länder
Spanien
Anzahl der Mitarbeiter
250+
Branche
Immobilien
Lösungskonzept
Abwesenheitsmanagement und Urlaubsverwaltung, Dokumentation, Lohn- und Gehaltsabrechnung
Project heroes
Alejandro Rodriguez, HR-Manager
Die Herausforderung

Alquiler Seguro hat sich im Verlauf der letzten Jahre kontinuierlich vergrößert. Dementsprechend stand ihre Personalabteilung vor der Aufgabe, sich auf die neuen Anforderungen der verschiedenen Unternehmensgruppen einzustellen. Die Organisation und Verwaltung aller Unterlagen gestaltete sich zunehmend aufwendiger. Immerhin arbeitet die Firma in ganz Spanien an verschiedenen Standorten mit zahlreichen dezentralisierten Mitarbeitern.

Aufgrund des angestiegenen Wirtschaftswachstums sah sich Alquiler Seguro gezwungen, seine Personalabteilung effizienter zu gestalten. Das Unternehmen war auf die Optimierung und Automatisierung seiner Prozesse angewiesen; einschließlich der Abwicklung von Anträgen und einer zweistufigen Urlaubs- und Abwesenheitsgenehmigung durch Abteilungsleiter und HR-Mitarbeiter. Zudem galt es, den Urlaubskalender für alle Niederlassungen zu integrieren und alle mitarbeiterbezogenen Informationen auf einer einzigen Plattform zu vereinheitlichen.

Nach einem Vergleich der verschiedenen Lösungen auf dem Markt entschied sich Alejandro für Kenjo, dem einzigen Anbieter, der alle Anforderungen abdecken konnte.

Mit einem flexiblen Produkt hat sich Kenjo schnell auf unsere Ansprüche eingestellt.
Alejandro Rodriguez, HR-Manager
Die richtige Strategie
Digitalisierung von Dokumenten

Sämtliche Informationen liegen nun zentral in Kenjo und werden in Echtzeit aktualisiert. So können Mitarbeiter jederzeit die interne Kommunikation in ihren Online-Ordnern überprüfen. Per In-App-Benachrichtigung werden sie über neue Inhalte informiert. Mussten Anfragen bisher einzeln bearbeitet werden, spart die Personalabteilung nun eine Menge Zeit.

Dank des Mitarbeiterportals können Alejandro und sein HR-Team nun alle Mitarbeiterinformationen wie Verträge, Gehaltsabrechnungen, Kündigungen und Schulungsunterlagen einsehen, und dabei nach Unternehmen, Büro oder Abteilung filtern.

Ebenso können sie alle Gehaltsabrechnungen auf einen Schlag hochladen. Das System speichert diese dann automatisch im Profil des jeweiligen Mitarbeiters und entlastet das HR-Team damit enorm.


Abwesenheitsmanagement und Urlaubsverwaltung

Zur optimalen Anpassung an die spezifischen Unternehmensanforderungen entwickelte Kenjo einen zweistufigen Urlaubs- und Abwesenheitsgenehmigungsprozess. Somit erkennen Abteilungsleiter und HR-Mitarbeiter die Urlaubsplanung ihrer Mitarbeiter auf einen Blick und können diese nach den unternehmenseigenen Kriterien bezüglich der Stoßzeiten ihrer Geschäftsaktivitäten genehmigen und validieren.

Zusätzlich arbeitet Alejandro voreingestellte Berichte mit Informationen über Kündigungen, Neuzugänge, Abwesenheit und Urlaub aus. Diese Reportings stellen für die Personalabteilung eine wertvolle Unterstützung dar und helfen bei der Datenanalyse und Verbesserung der internen Richtlinien.

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Ergebnisse

Der Arbeitsaufwand der Personalabteilung hat sich durch die Digitalisierung ihrer Dokumentenmanagement-Prozesse deutlich verringert. Durch den Zugriff auf alle Mitarbeiterinformationen mit nur einem Klick sparen sie nun eine Menge Zeit und unterstützen das Unternehmenswachstum der vergangenen Jahre.

Die Zufriedenheit seiner Mitarbeiter liegt Alquiler Seguro am Herzen. Voraussetzung dafür ist ein außergewöhnliches Dienstleistungsangebot, eine möglichst professionelle Arbeitsweise und eine hervorragende Mitarbeiterbetreuung. Mit Hilfe von Kenjo konnte das Unternehmen seine Unternehmenskultur und -philosophie weiterentwickeln.

Digitalisierung der Dokumentenverwaltung.
Zweistufige Urlaubsgenehmigung.
Serien-Upload und automatischer E-Mail-Versand von Mitarbeiter-Lohnabrechnungen.
WARUM KENJO?
Während unseres Unternehmenswachstums hat sich Kenjo als idealer Ansprechpartner bewährt.
Alejandro Rodriguez, HR-Manager