Leitfaden für die Personalbeschaffung und -auswahl

Inhaltsverzeichnis
Personalbeschaffung und -auswahl sind wichtige Erfolgsfaktoren für ein Unternehmen. Denn stellen Unternehmen die richtigen Mitarbeiter ein, können sie langfristig erfolgreich agieren; schlechte oder falsche Personalentscheidungen hingegen kosten Zeit und Geld – und manchmal auch die Arbeitsmoral der Belegschaft. Für den Erfolg allerdings müssen Unternehmen erst einmal geeignete Fachkräfte in ihrer Branche finden, sie auf sich aufmerksam machen und davon überzeugen, dass die Arbeit in diesem Unternehmen die beste Option für ihre Karriere ist.

Und dies erreichen Unternehmen mit einem gut organisierten und strukturierten Einstellungsprozesses, der bewährten Schritten folgt. Diese Schritte sehen wir uns hier genauer an.

Was ist Personalbeschaffung?

Personalbeschaffung, auch Personalgewinnung, beschreibt den umfassenden Prozess, in dem ein Unternehmen nach geeignetenKandidaten sucht, die den Anforderungen der Stellenausschreibung eines Unternehmens entsprechen – mit dem Ziel, die passende Person für die offene Position zu finden.

Personalbeschaffung ist ein Teil des Einstellungsprozesses. Im Allgemeinen gibt es zwei Arten der Personalbeschaffung.
Eine eher neue Vorgehensweise in der Personalbeschaffung ist das sogenannte Inbound Recruiting. Beim Inbound Recruiting zielen Personaler darauf ab, potenzielle Kandidaten zu erreichen (selbst wenn sie nicht aktiv auf Jobsuche sind), sie mit ihrer Arbeitgebermarke in Kontakt zu bringen und für das Unternehmen zu begeistern – und schlussendlich in Bewerber zu verwandeln. Die Vorgehensweise ähnelt der im Inbound Marketing und bietet Unternehmen spannende Vorteile: einen größeren Talentpool, Interaktionen mit potenziellen Kandidaten, kürzere Personalbeschaffungs- und Auswahlprozesse und höhere Erfolgsquoten bei der Einstellung.

Ziele der Personalbeschaffung

Wie bei jedem anderen Geschäftsvorgang in einem Unternehmen auch verfolgen Personaler bei der Personalbeschaffung klar definierte Ziele. Das Hauptziel der Personalbeschaffung besteht darin, bei so vielen Top-Talenten wie möglich das Interesse an einer Position im Unternehmen zu wecken, sodass das HR-Team im Falle einer offenen Stelle ausreichend qualifizierte Fachkräfte zur Hand hat, um diese zu besetzen.
Personaler wollen außerdem:
Folgen einer Fehlbesetzung

Warum ist Personalbeschaffung so wichtig für Unternehmen?

Die Personalbeschaffung eines Unternehmens wirkt sich auf alle Geschäftsbereiche aus, da die Einstellung qualifizierter Fachkräfte für den Erfolg eines Unternehmens von grundlegender Bedeutung ist. Tatsächlich sind es die Mitarbeiter in einem Unternehmen, die dazu beitragen, dass es seine Geschäftsziele auch erreicht. Deshalb ist es wichtig im Prozess der Personalbeschaffung, qualifizierte und ausgebildete Kandidaten anzusprechen und für eine Arbeit im Unternehmen zu gewinnen.

Studien belegen, welche Rolle eine gute Personalbeschaffung für ein Unternehmen spielen kann:

Die wichtigsten Recruiting-Kanäle in der Personalbeschaffung

Über sogenannte Recruiting-Kanäle versuchen HR-Teams online oder offline, potenzielle Kandidaten für das Unternehmen zu identifizieren und anzusprechen. Grundsätzlich lassen sich zwei Kategorien von Recruiting-Kanälen unterscheiden:
Die Personalgewinnung über externe Recruiting-Kanäle findet in der Praxis wesentlich öfter Anwendung. Deshalb haben wir hier eine Liste mit externen Recruiting-Kanälen zusammengestellt:

4 Schritte der Personalbeschaffung

Es gibt verschiedene Personalbeschaffungsmaßnahmen, um eine offene Stelle im Unternehmen zu besetzen. Wie schon erwähnt beginnt der Einstellungsprozess mit der Personalbeschaffung. Um eine offene Stelle also erfolgreich zu besetzen, müssen Personaler folgende Schritte einhalten:

1. Personalbedarf ermitteln

Personalbedarf entsteht, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und diese Position neu besetzt werden soll oder eine Abteilung vergrößert oder neu geschaffen wird. Ganz gleich, wie es zu einer offenen Stelle im Unternehmen kommt: Das HR-Team muss die Anforderungen an das Stellenprofil kennen und verstehen, welche Rolle diese Person innerhalb des Unternehmens in Zukunft einnehmen wird.

2. Stellenbeschreibung erstellen

In einer Stellenbeschreibung werden die Aufgaben und die Verantwortlichkeiten, die eine Stelle mit sich bringt, überblicksartig erfasst. Sie soll Jobsuchenden ausreichend Informationen darüber geben, welche Erwartungen mit der Rolle verknüpft sind, und die Entscheidung erleichtern, ob sie an der Stelle interessiert sind oder nicht. Das Erstellen einer guten Stellenbeschreibung fällt ebenfalls schwer ins Gewicht, wenn es um darum geht, personale Fehlentscheidungen zu vermeiden, beispielsweise am Ende einen Kandidaten auszuwählen, der kurz nach Antritt der Stelle das Unternehmen wieder verlässt.

3. Recruiting-Modell auswählen

Wie bereits erwähnt haben Unternehmen die Wahl zwischen interner und externer Personalbeschaffung. HR-Teams können bei der Personalbeschaffung auch aktiv (freie Stellen werden aktiv beworben) oder passiv vorgehen, das heißt beispielsweise, dass sie Fachkräfte mit interessanten Profilen kontaktieren und ihren Talentpool aufbauen und pflegen. Personaler, die für die Personalbeschaffung zuständig sind, sollten unbedingt vorab überlegen, wie sie genau vorgehen möchten.

Personaler können eine Excel-Vorlage für ihr Mitarbeiter-Recruiting nutzen oder mithilfe einer HR-Software den Personalbeschaffungsprozess zu steuern.

4. Bewerbungsunterlagen entgegennehmen

Sobald sich das HR-Team auf eine Recruiting-Methode festgelegt und die offene Stelle über die ausgewählten Recruiting-Kanäle ausgeschrieben hat, kann es Bewerbungsunterlagen entgegennehmen. Da viele Kandidaten nicht nur ihren Lebenslauf, sondern auch Portfolios oder Anschreiben mitsenden, ist es ratsam, diese Informationen sorgfältig zu speichern.
bewerbermanagement

5 Tipps für Deine Personalbeschaffung

Welche Best Practices wenden Personaler mit einer erfolgreichen Talentgewinnungsstrategie an? Hier sind fünf wichtige Tipps für Dich, wie Du die besten Fachleute von Deinem Unternehmen überzeugen kannst:

Was ist Personalauswahl?

Während der Personalauswahl beurteilen Personaler die Eigenschaften, die fachliche Eignung, die Fähigkeiten und die Erfahrung der Kandidaten in Bezug auf die Stellenausschreibung des Unternehmens.

In dieser Phase des Einstellungsprozesses bestimmt das HR-Team eine Reihe von Kriterien oder Personalauswahltests, um die Eignung der Kandidaten zu prüfen. Auf diese Weise kann das HR-Team bestimmen, welches Kandidatenprofil den Anforderungen des Unternehmens am besten entspricht.

Was ist der Unterschied zwischen Personalbeschaffung und -auswahl? Wie oben erwähnt beginnt der Einstellungsprozess mit der Personalbeschaffung, bei der es darum geht, so viele qualifizierte Fachkräfte wie möglich zu einer Bewerbung beim Unternehmen zu bewegen. Ist die Personalbeschaffung abgeschlossen, geht es in die Auswahlphase, um geeignete Bewerber aus der Masse herauszufiltern.

Die grundlegenden Phasen des Einstellungsprozesses, die Personalbeschaffung und die Personalauswahl sind somit klar: Personaler möchten geeignete Kandidaten auf das Unternehmen aufmerksam machen, diese als Bewerber gewinnen und die besten unter ihnen einstellen.

Ziele der Personalauswahl

Das Hauptziel der Personalauswahl besteht also darin, in einem strukturierten, transparenten und fairen Auswahlprozess die richtige Besetzung für eine offene Stelle zu finden. Die Personalauswahl verfolgt aber noch weitere Ziele; Personaler sollten in dieser Phase des Einstellungsprozesses:
Recruitingprozess Ziele

Warum ist die Personalauswahl so wichtig für Unternehmen?

Der Prozess der Personalauswahl ist wichtig, da sich Personaler mit einem Lebenslauf allein kein umfassendes Bild von den Kandidaten machen können. Im Auswahlverfahren können Personaler zusätzliche Informationen über die Kandidaten sammeln und besser kennenlernen. Folgende Zahlen bestätigen das:

5 Schritte der Personalauswahl

Phasen des Recruitingprozesses
Personalbeschaffungs- und Personalauswahlprozesse umfassen unterschiedliche Schritte, die HR-Teams für erfolgreiche Personalentscheidungen unternehmen müssen. Im Folgenden sehen wir uns die Schritte der Personalauswahl etwas genauer an.

1. Vorauswahl treffen

Bei diesem Schritt geht es im Wesentlichen darum, eine Vorauswahl zu treffen und die Bewerber auszusortieren, die die Mindestanforderungen für eine Stelle nicht erfüllen – und ihnen eine Absage zu erteilen. Dies ist notwendig, da Vorstellungsgespräche mit allen Bewerbern nur zusätzliche Kosten verursachen würden. Sobald die Personalbeschaffung also abgeschlossen ist und sich genügend Kandidaten auf die offene Stelle beworben haben, steht die sogenannte Lebenslauf-Analyse an.

Nach der Lebenslauf-Analyse erfolgt die eigentliche Vorauswahl. Anhand einfacher Fragen bezüglich der Stellenanforderungen können Personaler überprüfen, ob die Kandidaten sich „vorqualifizieren“.

Folgende Fragen an die Kandidaten sind denkbar:
Mit diesen Fragen können Personaler die Einstellungszeit (Time-to-Hire) erheblich reduzieren – und sicherstellen, dass sowohl die Kandidaten als auch die Mitarbeiter aus dem HR-Team bestens vorbereitet sind, um die Auswahlphase effizient durchzuführen.

2. Vorstellungsgespräche durchführen

Bei diesem Schritt geht es darum, die einzelnen Kandidatenprofile genauer und auch strenger unter die Lupe zu nehmen und die Kompetenzen und die fachliche Eignung der Kandidaten zu messen, zu bewerten und zu vergleichen. Personaler können dazu verschiedene Tests zur Personalauswahl einsetzen oder auch Einzel- und Gruppeninterviews durchführen:

3. Kandidaten beurteilen

Für jeden Kandidaten im Auswahlprozess erstellen Personaler einen Bericht oder eine Datei, in der alle von ihnen gesammelten Informationen wie Testergebnisse und Kommentare im Interview zusammengefasst sind. Auf diese Weise gehen keine Details verloren und Personaler haben alle Informationen, die sie für eine Entscheidung benötigen, immer zur Hand. Sie können so diese Informationen auch leicht mit ihren Kollegen teilen oder für zukünftige Stellenbesetzungen speichern.

Kenjo beispielsweise bietet sogenannte Scorecards für die Personalauswahl an. Scorecards zeigen an, wie die einzelnen Mitglieder des Personalauswahlteams einen Kandidaten bewerten. Personaler können auf diese Weise etwa die fachliche Eignung eines Kandidaten mit den Jobanforderungen in der Stellenbeschreibung abgleichen. Für ein umfassendes und vollständiges Kandidatenprofil sollten diese Informationen im Team geteilt werden.
Kenjos HR- Software Benutzeroberfläche

4. Kandidaten einstellen

Jetzt muss das HR-Team sich für einen der Kandidaten entscheiden. Bei diesem Schritt sollten sich Personaler ausreichend Zeit nehmen, um alle Optionen genau zu prüfen, die Informationen mit anderen Teammitgliedern zu teilen und zu schauen, welcher Kandidat alle wichtigen Anforderungen erfüllt.

Sobald die Entscheidung für einen Kandidaten gefallen ist, sollten sich Personaler über die Vertragsbedingungen – also Gehalt, Startdatum, Anzahl der Feiertage, Art des zuvor vereinbarten Vertrags – abstimmen und diese mit dem Kandidaten teilen. Schlussendlich müssen beide Parteien noch den vereinbarten Vertrag unterzeichnen.

5. Onboarding

Der Einstellungsprozess schließt mit einem erfolgreichen Onboarding. Es ist wichtig, das Onboarding im Voraus zu organisieren, damit sich der neue Mitarbeiter an seinem ersten Tag – oder sogar schon in den vorausgehenden Tagen – bereits als Teil des Unternehmens fühlt.

Die wichtigsten Tests zur Personalauswahl

Während der Personalauswahl kommen oft Einstellungs- und Eignungstests zum Einsatz, um mehr über Schlüsselfaktoren wie Berufserfahrung, Persönlichkeitsmerkmale oder Motivation zu erfahren.

Je nachdem, welche Position zu füllen ist und wie Personaler die Personalauswahl gestalten, können sie individuelle Tests durchführen oder verschiedene Eignungstests kombinieren, um ein möglichst umfassendes Bild von den Kandidaten und ihrer persönlichen wie fachlichen Qualifikation zu erhalten.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten für einen Kandidatencheck:
Musterbeispiel DISG-Persönlichkeitstest

10 Tipps für Deine Personalauswahl

Im Folgenden findest Du wichtige Tipps für ein erfolgreiches Personalauswahlverfahren:
Tipps für die Bewerbungsphase

Wie misst man die Effizienz von Personalbeschaffung und -auswahl?

Um herauszufinden, wie effizient die durchgeführten Personalbeschaffungs- und Personalauswahlmaßnahmen sind, hilft ein KPI-Dashboard. Dieses „HR-Cockpit“ visualisiert alle wichtigen Kennzahlen der Personalbeschaffung und -auswahl und erkennt automatisch Unregelmäßigkeiten, Abweichungen oder auch aktuelle Trends.

Die so ermittelten Daten können äußerst aufschlussreich für die eigene Personalarbeit sein. Beispielsweise spricht eine hohe Fluktuationsrate im ersten Jahr dafür, dass etwas innerhalb des Unternehmens nicht stimmt: Vielleicht gibt es eine toxische Unternehmenskultur, mangelnde Aufstiegsmöglichkeiten für die Mitarbeiter oder eine schlechte Teambereitschaft.

Die oben schon erwähnte Einstellungszeit oder Time-to-Hire ist ebenfalls eine wichtige Kennzahl, um den Erfolg von Recruiting-Aktivitäten zu messen. Laut Vonq dauert es durchschnittlich 78 Tage, bis ein Kandidat eingestellt wird. Eine hohe Time-to-Hire-Kennzahl steht für ineffizientes Vorgehen in der Personalabteilung und darüber hinaus verursacht sie zusätzliche Kosten für ein Unternehmen.

Doppelte Arbeit innerhalb der Personalabteilung ist ein weiteres Zeichen dafür, dass es an Effizienz in der Personalbeschaffung und -auswahl mangelt. Ohne eine transparente Kommunikation und gute Organisation kann es schnell passieren, dass zwei Personen dieselben Aufgaben übernehmen. Das ist nicht nur Zeitverschwendung, sondern auch eine schlechte Ressourcennutzung. Und doch gehört Doppelarbeit zu den größten Herausforderungen in der Personalarbeit. Mithilfe eines Task-Managers kann Doppelarbeit vermieden werden, da dieser deutlich anzeigt, wer welche Aufgaben wann erledigt.

Wie kann Technologie die Personalbeschaffung und -auswahl unterstützen?

Kaum eine Abteilung in einem Unternehmen kommt heute noch ohne den Einsatz von Technologie oder Software aus. Die Personalabteilung ist dabei keine Ausnahme – und es gibt mittlerweile unterschiedliche Lösungen, um die Personalbeschaffung und -auswahl zu optimieren und automatisieren. Aber auch die Talentgewinnung und Bindung von Nachwuchsfachkräften aus der Generation Y, die sogenannten Millennials, erfordert neue Vorgehensweisen und maßgeschneiderte technische Lösungen.

Zunächst einmal ermöglicht Technologie auch Personalern, mit der Zeit zu gehen und ihr Unternehmen auf einem zunehmend wettbewerbsorientierten Arbeitsmarkt hervorzuheben sowie geeignete Kandidaten, die die gewünschten Jobanforderungen mitbringen, für sich zu gewinnen.

Wie? Indem Personaler Stellenanzeigen auf mehreren Plattformen gleichzeitig bewerben, um eine maximale Reichweite mit minimalem Aufwand zu erzielen. Der Aufwand bleibt weiterhin überschaubar, wenn die Bewerbungen alle in einem zentralen Bewerbermanagementsystem landen, von dem aus das HR-Team die Lebensläufe und Bewerbungsunterlagen problemlos sichten und filtern kann. Mithilfe relevanter Schlüsselbegriffe können Personaler die interessantesten Profile unter den eingegangenen Bewerbungen schnell identifizieren.
bewerbermanagement
Mit dem Einsatz von Technologie in der Personalarbeit sollen administrative Tätigkeiten und manuelle Arbeit in der Personalabteilung reduziert und gleichzeitig bessere Ergebnisse erzielt werden.

Eines der interessantesten Features von HR-Softwares und -Tools ist die Möglichkeit, die Kommunikation mit den Kandidaten zu automatisieren und standardisieren. Die Kommunikation mit allen Kandidaten kann zu einer lästigen Pflicht für Unternehmen werden. Da aber Kandidaten großen Wert auf eine transparente Kommunikation legen, sollten Personaler hier nicht nachlässig werden – eine gute Kommunikation steht für ein gutes Arbeitgeberimage. Mit einer geeigneten Software können Personaler automatische Benachrichtigungen einstellen, beispielsweise wenn es ein Update im Einstellungsprozess gibt oder Kandidaten im Auswahlverfahren eine Runde weiter sind. Auf diese Weise werden alle Kandidaten umgehend informiert und das Team muss keine extra Zeit in diese Aufgabe investieren.

Eine HR-Software:

Wann sollte die Personalbeschaffung und -auswahl outgesourct werden?

Der Wettbewerb auf dem Arbeitsmarkt ist groß und Unternehmen stehen bei der Suche nach geeigneten Talenten vor immer neuen Herausforderungen. Zu viele Unternehmen buhlen um die Gunst weniger qualifizierter Fachkräfte. Dementsprechend komplex laufen heute auch die Prozesse der Personalbeschaffung und -auswahl ab. Hat eine Personalabteilung nicht ausreichend Zeit und Ressourcen zur Hand, um ihre Ziele zu erreichen, empfiehlt es sich, einige Aufgaben auszulagern.

Gründe für das Outsourcen von Recruiting-Aufgaben:

Internationale Personalbeschaffung und -auswahl

Ist ein Unternehmen international auf Personalsuche, sei es, weil die Suche nach qualifizierten Fachkräften im eigenen Land wenig erfolgreich war oder es in einen internationalen Markt expandieren möchte, braucht es eine klare, strukturierte Recruiting-Strategie.
ZURÜCK ZUM INHALTSVERZEICHNIS
Lust auf mehr Infos?
Hier gibt's mehr