Guía sobre reclutamiento y selección de personal

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El reclutamiento y selección de personal forma parte del día a día de cualquier organización, ya que para que el negocio funcione es fundamental contar con los profesionales adecuados. Pero hay que encontrarlos, atraerlos y convencerlos de que trabajar en tu empresa es la mejor opción.

¿Cómo logramos esto? Creando un proceso de contratación que siga una serie de pasos y recomendados. A continuación, lo vemos en profundidad.

What’s involved in the recruitment process?

El concepto de reclutamiento hace referencia al proceso mediante el cual una empresa realiza labúsqueda, recolección e identificación de candidatosque cumplen con los requisitos necesarios para ocupar un puesto vacante dentro de la misma.

Se considera que elreclutamientoes una fase del proceso de contratación de una empresa. Es importante señalar, también, que se puede llevar a cabo dos tipos de reclutamientos:

Dentro del reclutamiento ha surgido una nueva metodología que se conoce como inbound recruiting que pretende atraer, enamorar y contratar a los candidatos de una forma más orgánica y natural. Está basada en las técnicas del inbound marketing y ofrece interesantes ventajas como que los candidatos están previamente comprometidos con la empresa, reduce el tiempo y costes de los procesos y aumenta la tasa de éxito en la contratación.

Objetivos del proceso de reclutamiento

Como cualquier proceso dentro de una empresa, el reclutamiento persigue una serie de objetivos claros:

  • El fin principal del proceso de reclutamiento es atraer al mayor número posible de candidatos cualificados para que los reclutadores tengan opciones suficientes.
  • Atraer a personas con habilidades y experiencias que se adapten a las estrategias de la organización.
  • Reducir el “time to hire”; es decir, el tiempo que pasa desde que se publica la oferta hasta que el profesional comienza a trabajar en la empresa.
  • Mejorar la tasa de éxito del proceso de selección reduciendo el número de candidatos subcualificados o sobrecualificados.
  • Incrementar la competitividad de la empresa encontrando a personal capacitado y actualizado.
  • Introducir frescura y nuevas visiones en todas las capas de la empresa.
  • Contribuir al logro de objetivos de la organización encontrando a los profesionales adecuados.
  • Cumplir con las obligaciones legales de la organización con respecto a la composición de la fuerza laboral.

Importancia del proceso de reclutamiento de personal

El reclutamiento tiene efecto sobre un gran número de áreas dentro de la empresa, ya que contratar el talento adecuado es fundamental para el éxito de la organización. De hecho, está en manos de las personas alcanzar los objetivos marcados por la organización. Por lo tanto, sobre la fase de reclutamiento recae la responsabilidad de atraer talento cualificado y preparado.

Los datos también avalan la importancia del reclutamiento:

  • El 70% de la fuerza laboral está formada por candidatos pasivos; es decir, profesionales que no están buscando trabajo activamente (LinkedIn). Un buen reclutamiento permite localizarlos y atraerlos.
  • El 74% de las empresas pierde una media de 14.900€ por cada mala contratación (Career Builder).

  • Según algunos análisis, cada vacante libre le cuesta a la empresa alrededor de 500 dólares al día en el mercado americano (Learning Hub).
  • El 80% de los casos en los que el trabajador decide abandonar la empresa voluntariamente durante su primer año se debe a una mala decisión en el proceso de contratación (LinkedIn).
  • Un 10% de las empresas reconoce que contratar al empleado equivocado supone un descenso en las ventas y el 37% admite que afecta al ambiente laboral (LinkedIn).

Principales fuentes de reclutamiento

Las fuentes de reclutamiento son aquellos canales a través de los cuales los reclutadores captan talento. Por lo general podemos diferenciar dos tipos:

  • Fuentes de reclutamiento externo: estas son las fuentes más comunes que atraen talento desconocido o externo a la empresa.
  • Fuentes de reclutamiento interno: se utilizan cuando la empresa quiere cubrir la vacante con empleados actuales a través de ascensos o cambios de departamento.

Como hemos dicho, las más comunes son las primeras y por lo tanto las más abundantes. A continuación dejamos un listado de las fuentes de reclutamiento externo a las que podemos recurrir:

  • Portales de empleo: son una de las fuentes de reclutamiento más comunes ya que las ofertas, normalmente, llegan a un gran número de profesionales en búsqueda activa. Hay portales genéricos aunque también se pueden encontrar algunos especializados por perfil o sector. Entre las mejores páginas para publicar ofertas de empleo en España podemos destacar Infojobs e Infoempleo.
  • Career site: dentro de la página web de la empresa debería haber una sección de empleo en la que aparezcan las ofertas vacantes en ese momento y la opción de aplicar a ellas. El 76% de los candidatos prefiere inscribirse directamente a través de la web de la organización.
  • Redes sociales: las empresas pueden reclutar a través de LinkedIn, la red profesional por excelencia con más de 600 millones de usuarios conectados. Compartir las ofertas a través de ahí o contactar a profesionales interesantes es muy común en los procesos de reclutamiento. Facebook, Instagram, Twitter… también son fuentes de reclutamiento válidas.
  • Referencias internas: en ocasiones, cuando existen vacantes disponibles, es común consultar internamente por referencias a otros empleados de la empresa que han tenido en el pasado una experiencia trabajando con estos empleados. En ciertas empresas es incluso común que se incentive las referencias internas con compensaciones económicas.
  • Agencias de reclutamiento: también existe la opción de contratar el reclutamiento a una empresa especializada. De este modo, el equipo de Recursos Humanos recibe un listado final y reducido de candidatos sobre los que elegir al mejor.
  • Bolsas de empleo: muchas universidades o escuelas de negocios crean bolsas de empleo para que sus estudiantes puedan acceder a prácticas remuneradas. Si buscamos talento jóven, esta puede ser una fuente interesante.
  • Agencia de colocación: para puestos de trabajo temporal también se puede recurrir a agencias de colocación o ETT. Estas cuentan con su propia base de datos de trabajadores y es muy fácil encontrar a candidatos.

Fases del proceso de reclutamiento

Cuando queremos cubrir un puesto vacante dentro de la empresa tenemos que poner en marcha una serie de pasos. Por lo general, el proceso de contratación comienza con el reclutamiento de empleados. Para llevarlo a cabo y lograr unos resultados positivos, hay que seguir los siguientes pasos.

1. Identificar la necesidad o la vacante disponible

La necesidad de contratar a una persona puede surgir porque otra se va y hay que ocupar su puesto o porque, de pronto, se quiere ampliar un departamento o crear uno nuevo. Sea cual sea el motivo, es importante entender la necesidad y dimensionar el papel de esa persona dentro de la organización.

2. Crear la descripción del puesto

La descripción del puesto de trabajo es un escrito que debe reflejar las tareas y responsabilidades que conlleva el puesto. De este modo, el candidato tiene suficiente información para crearse unas expectativas sobre el mismo y decidir si le interesa o no. Redactar una buena descripción del puesto de trabajo es fundamental, por ejemplo, para evitar que el candidato elegido abandone la empresa en los meses siguientes a su incorporación.

3. Elegir un modelo de reclutamiento

Como hemos dicho, la organización puede llevar a cabo un reclutamiento interno o externo. También es posible llevar a cabo un reclutamiento pasivo, que consiste en contactar proactivamente a profesionales con perfiles interesantes. El equipo de Recursos Humanos responsable del reclutamiento debe elegir cuál o cuáles va a utilizar.

En este punto, puedes crear una plantilla para el reclutamiento de personal o configurar tu software de reclutamiento para llevar un control de todo el proceso.

4. Empezar a recibir currículums

Una vez elegido el modelo de reclutamiento y publicada la oferta en los canales elegidos, empezarán a llegar currículums. Es importante almacenar toda la información, ya que es posible que muchos candidatos adjunten portfolios o cartas de presentación.

5 consejos en la fase de reclutamiento

¿Cuáles son las mejores prácticas para una estrategia exitosa de captación de talento? Para reclutar a los mejores profesionales debes de tener en cuenta una serie de consejos:

  • Utiliza un software ATS para automatizar procesos: un software de selección de personal permite a los reclutadores agilizar algunas de las tareas del proceso, automatizar comunicaciones y, en general, ahorrar tiempo.
  • Multiplica tus canales de distribución: si tu oferta está presente en varias plataformas tendrás más probabilidades de llegar a un mayor número de profesionales y, por tanto, obtener nuevas candidaturas. Eso sí, elige correctamente las fuentes de reclutamiento para encontrar el talento que estás buscando.
  • Incluye los requisitos fundamentales en la descripción del puesto: las ofertas deben de ser directas y específicas. Por lo tanto, se recomienda escribir solo los requisitos fundamentales. Y en caso de incluir habilidades deseables, dejar bien claro que no son excluyentes.
  • Analiza el funcionamiento de tus fuentes de reclutamiento: mejora poco a poco tus procesos de reclutamiento analizando cuáles son las fuentes que te generan candidatos de más calidad.
  • Cuida de tu marca como empleador: la marca de la empresa es la imagen que transmites a tus candidatos. Esta percepción es fundamental hoy en día, ya que muchos profesionales pueden declinar tu oferta si no tienes una buena fama. Trata de que su organización resulte atractiva, promueve una buena experiencia del candidato y cuida del ambiente laboral.

¿Qué es la selección de personal?

La selección de personal es el proceso a través del cual se evalúan las cualidades, conocimientos, habilidades o experiencia de los candidatos que aplican a un puesto vacante en una organización.

En esta fase el equipo de Recursos Humanos establece una serie de criterios o pruebas para determinar cuáles con los candidatos cualificados y los que no. De este modo, es posible detectar al perfil que más se ajusta a las necesidades de la empresa.

¿Cuál es la diferencia entre reclutamiento y selección de personal? Cualquier proceso de contratación comienza con el reclutamiento para atraer a un gran número de candidatos. Una vez hecho esto, el equipo de Recursos Humanos continúa con la selección de personal para determinar, de entre todos los aspirantes, cuáles son válidos y cuáles no.

Por lo tanto, las etapas en el proceso de reclutamiento y selección de personal son claras: se atrae a los candidatos y después se busca a los mejores.

Objetivos del proceso de selección de personal

El objetivo principal de la selección de personal es llevar a cabo un proceso organizado, transparente y justo para dar con el candidato perfecto. También se añaden estos a la lista:

  • Encontrar al candidato que responde a las necesidades de la organización y pueda cubrir el puesto vacante.
  • Determinar hasta dónde quiere llegar el empleado en la organización. Es decir, evaluar si desea hacer carrera en la empresa y está dispuesto a permanecer en ella durante un tiempo.
  • Reducir los costes de la empresa acertando en la decisión tomada. La organización invierte una cantidad importante con cada nueva contratación. Si el empleado se va en poco tiempo, la empresa pierde.
  • Reducir la tasa de rotación o absentismo. Seleccionar al candidato adecuado mejorará estas métricas. Además, aumentará la productividad y la competitividad de la empresa en el mercado.
  • Crear y unificar unos criterios técnicos que permitan un proceso de selección objetivo.
  • Diseñar y definir un proceso de pruebas o entrevistas para detectar a los mejores candidatos.
  • Garantizar la igualdad de oportunidades entre todos los candidatos.

Importancia del proceso de selección de personal

El proceso de selección es importante ya que permite recopilar información adicional al currículum y conocer más en profundidad a los candidatos. Es por eso que:

  • El 80% de las empresas de Fortune 500 realizan pruebas de selección de personal en sus procesos de contratación (Haver).
  • El 91% de los profesionales de Recursos Humanos opina que los test psicotécnicos pueden predecir el éxito de un candidato.
  • El 78% de los currículums contienen información engañosa y en un 46% de los casos los datos son totalmente falsos (CriteriaCorp).
  • El 65% de los empleados que superan las pruebas de selección de personal permanecen en la empresa durante al menos seis meses.

Fases del proceso de selección de personal

Como hemos visto los procesos de reclutamiento y selección tienen una serie de fases y pasos. A continuación, vemos en detalle cuáles son las acciones a seguir en la etapa de selección:

1. Hacer una preselección

Una vez terminado el proceso de reclutamiento habiendo atraído a los suficientes candidatos, llega el momento de hacer una primera criba curricular. Esto consiste, básicamente, en descartar a los aspirantes que no cumplen con los requisitos mínimos para el puesto. Esto es necesario ya que entrevistarlos a todos tendría un coste muy elevado para la empresa.

Una vez se ha realizado esta primera criba curricular, pasamos a la fase de preseleccióndonde se “pre-cualifica” al candidato a través de unas sencillas preguntas relacionadas con las necesidades del puesto de trabajo.

Algunas preguntas de cualificación:

  • ¿Cuáles son tus expectativas?
  • ¿Encaja con tu situación actual?
  • ¿Cuál es el rango salarial que deseas?
  • ¿Cuál es el tiempo que necesitarías para incorporarte?
  • ¿Estás disponible para cambiar de residencia (en caso de que la oferta fuera en otro país o ciudad?

Estas preguntas ayudan a reducir el tiempo de contratación y preparar mejor tanto a los candidatos como al equipo de contratación para una eficiente fase de selección.

2. Entrevistar al candidato

El siguiente paso consiste en hacer un análisis más riguroso de cada uno de los candidatos para medir, evaluar y comparar sus habilidades y conocimientos. ¿Cómo? Estas son las principales pruebas de selección de personal:

  • Entrevista personal: es el método más común y consiste en convocar al candidato a una entrevista con el responsable de Recursos Humanos o algún miembro del equipo. Para obtener información adicional y conocerle mejor, hay muchas preguntas que se pueden realizar en las entrevistas. Prepara el cuestionario previamente.
  • Entrevista grupal: en este caso, se convoca a varios candidatos a la vez para poder ver en directo cómo se comportan dentro de un equipo o grupo de personas. Normalmente, en este tipo de dinámicas se plantean ejercicios o situaciones que los aspirantes deben resolver.

3. Evaluar a los candidatos

Para cada uno de los candidatos que están inmersos en el proceso de selección, crea un informe o una ficha que recoja toda la información recopilada. Tanto los resultados de las pruebas, como los comentarios de las entrevistas. De este modo, no se te pasará ningún detalle y tendrás en tus manos toda la información necesaria para tomar la decisión. Además, podrás compartirla con tus compañeros fácilmente o incluso guardar para el futuro.

Kenjo, por ejemplo, dispone de scorecards que permiten evaluar las cualidades del candidato según las skills necesarias para el puesto. Esta información se puede compartir entre compañeros y, así, crear el perfil completo del candidato.

4. Contratar al candidato

Ya solo queda decidir qué candidato se incorporará a la empresa. Es importante tomarse tiempo para valorar todas las opciones, compartir la información con otros miembros del equipo y asegurarse de que los criterios son los adecuados.

Una vez se ha decidido quién es el candidato final, es necesario fijar las condiciones finales de la oferta para enviarla al candidatos final: Salario, fecha de incorporación, número de vacaciones, tipo de contrato previamente hablado y finalmente la firma del contrato.

5. Onboarding

La contratación termina con un proceso de onboarding exitoso. Es importante diseñarlo con antelación para que el día de la incorporación, e incluso los días previos, el nuevo empleado se sienta ya parte de la empresa.

Principales pruebas de selección de personal

Durante el reclutamiento y selección de recursos humanos, las pruebas tienen como objetivo determinar factores claves como la experiencia de los candidatos, los rasgos de su personalidad, su nivel de motivación, etc.

Dependiendo de cuál sea el puesto vacante y de cómo queramos abordar el proceso, podemos realizar las pruebas de forma individual o combínalas para obtener más información.

A continuación te explicamos las opciones que existen:

  • Test de personalidad: para conocer mejor al candidato y medir, por ejemplo, sus soft skills podemos realizar un test de personalidad. Es posible medir el autocontrol, la empatía, el liderazgo, la autonomía, etc.

    Por ejemplo, uno de los test de personalidad más comunes es el test DISC. Esta metodología trata de determinar el comportamiento de las personas ante diferentes situaciones. Aporta datos sobre su capacidad de decisión, interacción, serenidad y cumplimiento. Los datos se obtienen a través de un test con varias preguntas.

  • Pruebas de conocimientos: en esta prueba de selección de personal se plantean ejercicios o preguntas para evaluar los conocimientos, formación o experiencia del candidato.
  • Pruebas psicotécnicas: estas evalúan las capacidades cognitivas de los candidatos, por eso también se conocen como test de inteligencia. Normalmente se plantean problemas a resolver con un límite de tiempo.
  • Pruebas técnicas: estas últimas tratan de medir las capacidades técnicas de los candidatos de una forma lo más objetiva posible. Se utilizan sobre todo para ciertos perfiles como desarrolladores, redactores, especialistas SEO… y se diseñan ad hoc.

10 consejos en la fase de selección de personal

Por último, unos consejos para llevar a cabo el proceso de selección de personal de forma exitosa:

¿Cómo identificar ineficiencias en el reclutamiento y la selección de personal?

La mejor herramienta para detectar ineficiencias es un dashboard de KPIs. Reunir los principales indicadores de reclutamiento y selección de personal en un panel de control permite identificar fácilmente irregularidades, variaciones, nuevas tendencias, etc.

Los datos pueden desvelarnos información muy importante. Si, por ejemplo, la tasa de abandono durante el primer año es elevada es síntoma de que existen problemas graves dentro de la organización: cultura tóxica, expectativas laborales frustradas, etc.

En los KPIs también podemos prestar atención al “time to hire”; es decir, el tiempo que se tarda en ocupar una vacante desde que se publica la oferta hasta que se incorpora una persona. Según HireVue, la media son 42 días. Una cifra muy por encima pone de manifiesto ineficiencias en el departamento de Recursos Humanos y, además, un coste extra para la empresa.

Otro síntoma de ineficiencia es que haya trabajo duplicado dentro del departamento de Recursos Humanos. Si no hay una buena comunicación y organización, puede ocurrir que dos personas estén realizando las mismas tareas. Esto es, por un lado, una pérdida de tiempo y un mal uso de los recursos. Este suele ser uno de los problemas más comunes en los procesos de reclutamiento. Lo mejor, para resolverlo, es trabajar con un gestor de tareas en el que se visualice claramente quién tiene que hacer qué y cuándo.

¿Cómo la tecnología te puede ayudar en estos procesos?

La tecnología se está extendiendo, cada vez más rápido, por todas capas de la empresa. El departamento de Recursos Humanos no es menos y, como era de esperar, han surgido soluciones para agilizar y automatizar los procesos de reclutamiento y selección. Atraer y retener a los millennials, la nueva fuerza laboral, requiere de nuevas técnicas y tecnología adaptada.

En primer lugar, la tecnología aplicada al reclutamiento moderno permite a los profesionales destacar en un mercado laboral cada vez más competitivo y atraer a los candidatos adecuados que cumplan los requerimientos establecidos.

¿Cómo? Publicando la oferta del puesto vacante en varias plataformas de forma simultánea para obtener máxima visibilidad con el mínimo esfuerzo. Todas las solicitudes llegan a la misma plataforma de gestión de candidatos y el reclutador puede filtrar y hacer un primer cribado fácilmente. Puede, incluso, utilizar palabras clave para detectar a aquellos profesionales que resultan más interesantes.

El objetivo es reducir el trabajo administrativo y manual que realizan los miembros del departamento de Recursos Humanos y, al mismo tiempo, mejorar la calidad de los resultados.

Entre las características de una herramienta de reclutamiento más interesantes destaca la posibilidad de automatizar y unificar la comunicación con los candidatos. A las compañías les cuesta mucho prestar atención a este detalle; sin embargo, es clave para la imagen de la compañía ya que los candidatos dan mucha importancia a este aspecto. Un software adecuado te permitirá configurar mensajes automáticos cada vez que haya una novedad en el proceso o el candidato pase a la siguiente fase. Así todos estarán informados puntualmente pero el equipo no tendrá que dedicar tiempo a esta labor.

En definitiva, la tecnología:

  • Reduce el esfuerzo del equipo de Recursos Humanos.
  • Agiliza los procesos en el departamento de Recursos Humanos.
  • Permite encontrar con mayor facilidad a los mejores candidatos.
  • Facilita el acceso a alcanzar más candidatos.
  • Almacena un histórico de datos de ofertas, candidatos e información.
  • Mejora la imagen de marca de la compañía.

¿Cuándo se deben de externalizar ambos procesos?

El reclutamiento y la selección de personal son procesos complejos dada la competitividad del mercado y las dificultades que afrontan las empresas para encontrar talento. Si el equipo de Recursos Humanos no dispone de los recursos o el tiempo necesario para alcanzar los objetivos deseados, muchos pueden recurrir a la opción de externalizar el proceso.

Algunos de los motivos para externalizar la contratación de personal:

  • Prestar atención a otros aspectos del negocio: si el equipo de Recursos Humanos de la empresa es pequeño, quizás sea mejor que preste atención a otros aspectos en lugar de dedicar grandes esfuerzos al proceso de selección.
  • Reducir el coste de contratación: si aún no sabes cuánto cuesta un proceso de selección, te adelantamos que no es barato. Es necesario invertir muchos recursos y la cifra final es muy elevada. Externalizar la tarea a otra empresa suele ser menos costoso y, además, reduce el tiempo de contratación.
  • Delegar en picos de crecimiento: el crecimiento de la empresa es sinónimo de múltiples procesos de contratación abiertos. Si no puedes asumir esa carga de trabajo, externalizar te permitirá lograr tus objetivos y además tener un mayor control del crecimiento.
  • Lograr una ventaja competitiva: no todas las empresas tienen la misma popularidad ni atraen al mismo número de candidatos. Externalizar el proceso de reclutamiento, aunque no elimina este factor, ayuda a reducir los tiempos de contratación.

Internacionalizando el proceso de selección

Si una empresa quiere apostar por el reclutamiento y selección de personal a nivel internacional, ya sea por captar a profesionales cualificados que no existen en su país o porque quiere crecer en otros mercados, necesita crear una estrategia clara.

  • En primer lugar, elige las fuentes de reclutamiento adecuadas. Quizás pueden publicar un anuncio interno para que tus propios empleados se hagan eco de la oferta o analizar cuáles son las plataformas de reclutamiento externo más populares en el país de búsqueda.
  • Otra opción es acudir a servicios especializados de reclutamiento. Este tipo de agencias cuentan con una amplia base de profesionales pero, además, saben cómo reclutar en otros países.
  • ‍Prepara la información relativa a la vacante en inglés y al idioma del país en el que se trata de cubrir la vacante. Es importante que los candidatos entiendan bien cuáles son las características del puesto y si verdaderamente están interesados.
  • Adicionalmente a los procesos habituales que requiere un proceso de reclutamiento y selección, diseña una buena política de traslados en el caso de que el profesional tenga que cambiar su residencia. Buscar información sobre servicios de mudanza internacional, alquiler de casas, etc.
  • Infórmate y trata de conocer la cultura del país y su mercado laboral. En algunos lugares es muy común, por ejemplo, ofrecer ciertos beneficios adicionales.

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