Personalmanagement im Jahr 2020

Der ultimative Leitfaden, um eine Personalabteilung aufzubauen

Inhaltsübersicht


Das Personalmanagement spielt eine zunehmend wichtigere Rolle für das Wachstum und die Entwicklung eines Unternehmens. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Ein talentiertes und zufriedenes Team hilft, Berge zu versetzen und die Geschäftsziele zu erreichen. Mitarbeiter sind in der Regel das wertvollste Kapital eines Unternehmens und die Personalabteilung sorgt im Allgemeinen dafür, dass dies auch so bleibt.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass sich Personaler über neue Entwicklungen in der Branche auf dem Laufenden halten und die Dynamiken des sich stetig wandelnden Arbeitsmarktes verstehen. Im Folgenden erläutern wir die wichtigsten Punkte, mit denen Du Deine Personalabteilung aufrüstest und bestmögliche Ergebnisse erzielen kannst.

Welche Aufgaben hat eine Personalabteilung?

Die HR-Abteilung ist zuständig dafür, geeignetes Personal für ein Unternehmen zu finden und dieses zu verwalten. Zu den wichtigsten Personalabteilung Aufgaben gehören:


Mithilfe dieser Maßnahmen kann die HR-Abteilung geeignete Fachkräfte anlocken und ein angenehmes sowie motivierendes Arbeitsumfeld schaffen. Mitarbeiter sind deutlich leistungsfähiger, wenn ihre Arbeitsumgebung stimmt. Die Rolle der Personalverwaltung für die Unternehmensstrategie wird zunehmend wichtiger, da ihre Arbeit nicht nur das Geschäft ankurbelt, sondern auch dabei hilft, die Ziele zu erreichen.

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Welche Tätigkeiten gibt es im Personalwesen?

Um all diese Aufgaben zu erledigen, bedarf es eines kompetenten Teams. Je nach Unternehmensgröße variiert die Anzahl der Mitarbeiter im Personalmanagement (darauf gehen wir später noch genauer ein). Zu den wichtigsten Personalwesen Tätigkeiten gehören:
1
Personalmanager: Diese Person ist verantwortlich für die gesamte Abteilung und untersteht der Geschäftsführung.
2
HR-Business Partner: Diese Person nimmt eine strategische Rolle im Unternehmen ein und unterstützt alle Unternehmensbereiche bei der Erreichung ihrer Ziele.
3
Experte für Recruiting und Personalbeschaffung: Diese Person kümmert sich bei Bedarf um die Gewinnung von neuen Mitarbeitern, einschließlich Recruiting-Strategien und Bewerbungsverfahren.
4
Freier Personalberater: Viele Unternehmen beauftragen bei Bedarf einen externen Personaler als Alternative zum Recruiting-Experten.
5
Personalentwickler: Diese Person plant und entwickelt interne Fort- und Weiterbildungsprogramme, um das Team fit für die Zukunft zu machen.
6
Experte für Arbeitgeber-/Arbeitnehmerbeziehungen und Gehaltsabrechnungen: Diese Person setzt Arbeitsverträge auf, verwaltet Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder kümmert sich um die Jahresurlaubsplanung. Sie kennt sich aber auch bestens mit dem Deutschen Arbeitsrecht aus.
7
Experte für interne Unternehmenskommunikation: Diese Person regelt entsprechend einer Kommunikationsstrategie die interne Kommunikation in einem Unternehmen mit dem Ziel, dass Kommunikation in beide Richtungen stattfindet.
8
Experte für Informations- und Kommunikationstechnologie: Mit der zunehmenden Digitalisierung von Personalabteilungen ist auch ein Experte für Management-Tools unabdingbar geworden.
9
Experte für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz: Diese Person ist verantwortlich für die Einhaltung von Arbeitsschutz- und Gesundheitsvorschriften.
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Welche Kompetenzen sollte ein Personaler mitbringen?

Soft und Hard Skills sind Kompetenzen, die uns als Fachkräfte aus der Masse hervorheben lassen. Unter Soft Skills verstehen wir Schlüsselkompetenzen, die sich auf soziale Aspekte wie Empathie oder Verhandlungsgeschick beziehen. Hard Skills sind rein fachliche Kompetenzen, also das Wissen, das wir für eine bestimmte Position mitbringen.

Soft Skills sind die Kompetenzen, die vor allem im Personalmanagement gefragt sind, auch wenn ein gewisses Bildungsniveau ebenso erforderlich ist. Zu den wichtigsten Kompetenzen gehören:
TOP-KOMPETENZEN, DIE EINEN PERSONALMANAGER AUSMACHEN
AKTIVES ZUHÖREN
Kommunikation ist wichtig in der Personalarbeit. Die Gesamtbotschaft muss im Blick behalten werden in Bezug auf verbale und non-verbale Kommunikation.
LERNBEREITSCHAFT
Grundvoraussetzungen für gute Arbeit sind, sich mit neuen Entwicklungen und Trends in der Branche auszukennen und sich stets weiterzubilden.
VERHANDLUNGSGESCHICK
Weitere Grundkompetenzen sind Konfliktschlichtung und Verhandlungsgeschick. Wer in diesem Bereich arbeitet, für den sollten Mediation und lösungsorientiertes Denken keine Fremdwörter sein.
ANALYTISCHE UND ORGANISATORISCHE FÄHIGKEITEN
Ebenfalls wichtig sind eine strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, Schlussfolgerungen aus Analysen ziehen zu können, um Ziele zu erreichen.
TEAM MANAGEMENT
Gute Teamarbeit verringert Konflikte am Arbeitsplatz und schafft ein angenehmes Arbeitsumfeld.
ANALYTISCHE FÄHIGKEITEN
Datenanalyse ist enorm wichtig für die Optimierung und Erreichung von Zielen. Deshalb wird analytisches Verständnis in diesem Job hochgeschätzt.
MITARBEITERENTWICKLUNG
Zu den Schlüsselqualifikationen in dieser Branche gehört auch die Fähigkeit, qualifizierte Mitarbeiter zu erkennen, zu betreuen, zu fördern und zu halten.
EMPATHIE
Die Arbeit mit Menschen verlangt viel Empathie. Denn nur so verstehst Du die Probleme von anderen besser und kannst Lösungen anbieten.
VERWENDUNG NEUER TECHNOLOGIEN
Ein routinierter Umgang mit Technik ist ebenfalls eine wichtige Voraussetzung für diese Arbeit.
KENNTNISSE IM EMPLOYER BRANDING
Employer Branding wird im Personalbereich immer bedeutsamer. Deswegen solltest Du wissen, wie ein positives Arbeitgeberimage nach außen vermittelt wird.

Wie ist der Aufbau einer Personalverwaltung?

Baut ein Unternehmen eine Personalabteilung auf, ist das ein gutes Indiz dafür, dass das Unternehmen wächst und die Geschäfte laufen. Der Aufbau eines vertrauensvollen Teams bedarf allerdings einer guten Basis und viel Zeit. In einem Interview mit Lucio Fernández, der seit 2007 als Personalleiter tätig ist, fiel dazu der passende Satz: ,„Der größte Fehler, den Du machen kannst, ist, zu glauben, dass Du alle gewünschten Änderungen innerhalb von einem Tag realisieren und umsetzen kannst.“
,„Der größte Fehler, den Du machen kannst, ist, zu glauben, dass Du alle gewünschten Änderungen innerhalb von einem Tag realisieren und umsetzen kannst.“

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Folgende Schritte solltest Du beim Aufbau einer Personalabteilung einhalten:

1. Schaffe eine Unternehmenskultur
Bevor Du Dich auf die Suche nach neuen Mitarbeitern für Dein Team machst, etabliere eine Unternehmenskultur. Setze Dich dafür ein, dass diese im Unternehmen auch gelebt wird. Bestimme Unternehmenswerte und Glaubensansätze, die für die Belegschaft stehen und ihr das Gefühl geben, etwas Besonderes zu sein. Das hilft Dir dabei, die richtigen Leute für Dein Unternehmen zu finden.

2. Stelle das richtige Personal ein
Finde Fachkräfte, die gut zu Deinem Unternehmen und Deiner Unternehmenskultur passen und zugleich die notwendigen Kompetenzen für eine Stelle mitbringen. Die Balance macht es: Eine Fachkraft, die zwar überdurchschnittlich geeignet für einen Job ist, aber nicht die Unternehmenswerte teilt, ist kein Zugewinn für Dein Unternehmen. Die folgende Checkliste unterstützt Dich in diesem Auswahlprozess:

checklist para crear un departamento de RRHH

3. Stimme Dich mit anderen Abteilungen ab Eine erfolgreiche Personalabteilung arbeitet eng mit anderen Abteilungen zusammen. Organisiere ein Kick-off-Meeting, um Strategien abzugleichen, und regelmäßige Folgebesprechungen, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Abteilungen zu stärken.
 
4. Bemühe Dich um kontinuierliche Verbesserung Vermeide Stillstand und versuche stets, die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Optimiere Abläufe und halte Dich auf dem Laufenden über neueste Trends in der Branche und auf dem Arbeitsmarkt. Erfolg im Personalbereich bedeutet andauernder Fortschritt.

5. Mache Dir die Technologie zunutze
Technologie ist aus der Perosnalverwaltung nicht wegzudenken. Nutze eine Software, um Aufgaben zu automatisieren, Abläufe zu optimieren und Zeit einzusparen. Nur so kannst Du Dich auf das Wichtige konzentrieren: die Menschen im Unternehmen. Es gibt zwei Arten von Software: Desktop-Software und cloud-basierte Software. Erstere lädst Du traditionell herunter und installierst sie auf Deinem Computer. Bei cloud-basierter Software verwendest Du Cloud-Technologie und kannst von überall problemlos darauf zugreifen und damit arbeiten.
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Welche Größe hat eine HR-Abteilung?

Beim Aufbau einer Personalabteilung fällt häufig die Frage nach der Größe der Abteilung, also: „Wie viele HR-Profis sind notwendig, um eine bestimmte Anzahl von Personen zu managen?“

Anders als Du vielleicht denkst, ist in kleinen Unternehmen der Anteil von Personaler pro Mitarbeiter höher. Diese Studie zeigt, dass kleine und mittelständische Unternehmen größere Teams als große Unternehmen benötigen, da letztere von Größenvorteilen profitieren. Im Schnitt fallen 2,57 Personalleiters pro 100 Mitarbeiter an. Das kann entsprechend der Unternehmensgröße noch genauer definiert werden:
Kleine Unternehmen
3,4 Personaler pro 100 Mitarbeiter.
Mittelständische Unternehmen
1,2 Personaler pro 100 Mitarbeiter.
Große Unternehmen
1,03 Personaler pro 100 Mitarbeiter.
Diese Verteilung zeigt deutlich, dass eine Mindestzahl an Mitarbeitern in einer Personalabteilung notwendig ist, um die Aufgaben auszuführen. Wenn die Belegschaft eine gewisse Größe erreicht, wächst allerdings die HR-Abteilung nicht mehr in der gleichen Geschwindigkeit mit.

Für diese Zahlen gibt es gleich mehrere Gründe:
Schlussendlich hängt die Größe der HR-Abteilung sowohl von der Gesamtzahl der Mitarbeiter als auch von der Wachstumsprognose eines Unternehmens ab – und es liegt in der Verantwortung des Personalmanagers das ideale Gleichgewicht zu finden.
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Wie ist eine Personalabteilung organisiert?

Bei zwei oder mehr Mitarbeitern in der HR-Abteilung bedarf es einer Organisation und Struktur der Personalarbeit. Einfacher ausgedrückt heißt das: Wer macht was und wie werden die Aufgaben optimal verteilt? Auch wenn Unternehmen diese Organisationsform ihren Bedürfnissen entsprechend auswählen sollten, gibt es bestimmte Strukturen, die sich bewährt haben:

1. Organisationsstruktur für eine Abteilung mit zwei Mitarbeitern

ejemplo de estructura de departamento de 2 personas

In einer Abteilung mit zwei Personen ist einer von beiden – folgerichtig – der Personalmanager. Für die zweite Person gibt es zwei Optionen: Assistenz oder Experte für Personalbeschaffung. Im ersten Fall kümmert sich der Personalmanager um strategische Aufgaben und der Assistent erledigt hauptsächlich Verwaltungsaufgaben. Im zweiten Fall überblickt der Recruiting-Experte sämtliche Bewerbungsprozesse, was vor allem für Unternehmen mit einer hohen Mitarbeiterfluktuation sinnvoll ist.

2. Organisationsstruktur für eine Abteilung mit drei Mitarbeitern

ejemplo de estructura de departamento de 3 personas

Wächst eine Abteilung auf drei Mitarbeiter, musst Du diese Entscheidung nicht mehr treffen: Dann stellst Du einen Recruiting-Experten und einen Assistenten ein. Diese Struktur eignet sich für die meisten Unternehmen am besten. Viele Unternehmen stellen einen Experten für Unternehmenskultur oder Personalentwicklung ein, wenn sich die Mitarbeiterzahl auf 50 bis 80 erhöht, und diese beiden Bereiche als besonders wichtig gelten. Stehen diese Bereiche nicht ganz oben auf Deiner Prioritätenliste, kannst Du sie natürlich auch outsourcen.

3. Organisationsstruktur für eine Abteilung mit sechs Mitarbeitern

ejemplo de estructura de departamento de 6 personas

Wenn eine Personalabteilung weiter wächst, ist es am besten, Fachkräfte für spezifische Aufgaben im Einklang mit den Unternehmenszielen einzustellen. Oben siehst Du ein Beispiel von einer Abteilung mit sechs Mitarbeitern, die alle spezifische Aufgaben übernehmen:
Diese Organisationsform stellt sicher, dass die Anforderungen der Personalverwaltung werden. Sie verfügt über einen Manager, der dank der horizontalen Struktur über alle wichtigen Themen und Projekte auf dem aktuellen Stand bleibt.
Ebenfalls erwähnenswert: Nach diesem Modell kann der HR-Profi im Personalmanagement einen Assistenten an seiner Seite haben, der ihn bei der Aufgabenbewältigung unterstützt. Ebenso könnte ein Assistent Manager die Arbeit der HR-Abteilung genauer unter die Lupe nehmen.

Im Folgenden möchten wir dir zwei Organisationsformen für große Unternehmen vorstellen.
modelo de organizacion para mediana empresa

modelo de organizacion para grandes empresas

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Neue Modelle des Personalmanagements

Es tauchen immer neue Modelle auf, die eine kontinuierlichen Verbesserung des Personalmanagements versprechen und interessante Lösungen für heutige Personalabteilungen bieten. Eines dieser Modelle stammt von Idalberto Chiavenato (2002). Chiavenato wertet die Personalverwaltung als einen Prozess, der durch unabhängige, miteinander verbundene Subsysteme gebildet wird:
PERSONALVERWALTUNG NACH CHIAVENATO
1
SubsystemPersonalbeschaffung: umfasst Marktrecherche, Arbeitnehmer, Recruiting-Prozesse und Auswahl von Mitarbeitern.
2
SubsystemPersonaleinsatzplanung: umfasst Stellenprofile und -beschreibung, Integration oder Onboarding, Verdienst- oder Leistungsbeurteilung sowie Personaltransfer.
3
Subsystem Entlohnung und Gehaltsanreize: umfasst Vergütung, Sozialleistungen, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Personalakten und Zeiterfassung.
4
SubsystemPersonalentwicklung: umfasst Schulungen und Weiterbildung sowie Karriereförderung von Mitarbeitern.
5
SubsystemDatenverwaltung Personalwesen: umfasst Datenbanken, HR-Software und Audits.
Interessant ist auch das Kompetenzmanagement-Modell, wonach die Person, die entsprechend ihrer Kompetenzen am geeignetsten für eine bestimmte Aufgabe ist, diese zugeteilt bekommt und eigenverantwortlich anschließende Aufgaben übernimmt. Dadurch soll der Erfolg eines Unternehmens sichergestellt werden, also indem dessen Ist-Zustand unter die Lupe genommen und mit verfügbaren Mitarbeitern abgeglichen wird.

Die Vorteile dieses Modells sind:

Es kann außerdem in anderen Bereichen angewendet werden:

So setzt du eine Personalstrategie im Personalwesen um

Aufgrund der strategischen Rolle im Personalmanagement muss die Abteilung eine eigene Strategie festlegen und mit geeignetem Personal die Unternehmensziele fördern. Wir zeigen Dir, wie Du in 10 Schritten eine effektive Strategie aufbaust und ausführst und Du darüber hinaus Angebote entwickelst und bereitstellst, die für das Unternehmenswachstum wichtig sind.

1. Unternehmensstrategie verstehen

Um Prioritäten und Ziele für die HR-Abteilung festzulegen, ist es von grundlegender Bedeutung, Marktmechanismen, Trends sowie die Vermarktungsstrategie des Unternehmens zu begreifen. Das heißt, die HR-Abteilung muss die übergeordneten Unternehmensziele kennen und sie vor allem verstehen – das ist ihre Aufgabe.
Darauf aufbauend gibt es drei Arten von Strategien:
1
Niedrige Kosten: Das Unternehmen beschließt, sich basierend auf dem Preis auf dem Markt zu behaupten und sich als eines der günstigsten Angebote zu positionieren. In diesem Fall ist es äußerst wichtig, die Geschäftskosten für das Produkt oder die Dienstleistung maximal zu optimieren.
2
Produktführerschaft: Bei dieser Strategie liegt der Fokus auf dem Produktwert (auch wenn dies höhere Preise bedeutet) und einem hervorragenden Service vor, während und nach dem Verkauf.
3
Lock-in: Bei der Lock-in-Strategie werden Produkte eingeführt, die auf dem Markt schwer zu ersetzen oder zu kopieren sind – und für die es praktisch keinen Wettbewerb geben wird. Dies sichert eine langfristige Kundenbindung.

2. Personalstrategie festlegen

Erstelle eine Roadmap, die zeigt, wie das Unternehmen seine Mitarbeiter am besten einsetzt, um sich den Herausforderungen zu stellen und die festgelegten Ziele zu erreichen. Das heißt:

Zudem liefert Dir eine wirksame Personalstrategie eine Roadmap, mit der Du einen Mehrwert durch die Mitarbeiter des Unternehmens schaffst.
Erstelle außerdem Richtlinien, mit denen Du Deinen künftigen Fortschritt bewerten und messen kannst, kurzum: bestimme KPI-Ziele und HR-Kennzahlen. In diesem Punkt wird sich eine strategische Roadmap bezahlt machen (doch dazu kommen wir später noch).

3. Unterschiedliche Mitarbeitergruppen bestimmen

Bestimme wichtige Mitarbeitergruppen im Unternehmen und erstelle spezifische Programme und Services. Zum Beispiel kannst Du festlegen, welche Mitarbeiter oder Teams für die Erreichung der Ziele von entscheidender Bedeutung sind. Dann beurteilst Du deren Bedarf und erstellst Programme und Angebote und passt diese gegebenenfalls an.

4. Investitionen priorisieren

Normalerweise verfügt das Personalmanagement über ein jährliches Budget, mit dem sie haushalten kann. Deswegen solltest Du alle bevorstehenden Projekte Deiner Abteilung sowie die damit verbundenen Kosten und Vorteile kennen und Investitionen entsprechend priorisieren. Auf diese Weise kannst Du allen Bereichen Deiner Abteilung die entsprechenden Mittel zur Verfügung stellen.

Außerdem ist es ratsam, …

5. Angebote für Mitarbeitergruppen entwickeln

Finde und realisiere Lösungsansätze, die sich als entscheidend für eine wirksame Umsetzung der Personalstrategie erweisen. Dazu analysierst Du sämtliche Abläufe und wählst jene aus, die eine Optimierung und Neugestaltung benötigen. Überprüfe außerdem Dein aktuelles Serviceangebot und finde heraus, ob Du neue Lösungswege hinzufügen musst.

6. Ein Modell der Dienstleistungserbringung etablieren

Du passt Dein HR-Servicemodell wie folgt an:

Es ist wichtig, sich mit der Frage auseinanderzusetzen, ob die Personalabteilung in angemessener Weise operiert. Das heißt, die derzeitige und künftige Leistungsfähigkeit des Unternehmens sollte beurteilt werden, um eine endgültige Strategie zu befürworten und auszuführen. Viele Unternehmen vertrauen bei dieser Aufgabe auf externe Prüfer.

7. Erforderliche HR-Kompetenzen festlegen

Bestimme und entwickle notwendige Kompetenzen, Fähigkeiten und Kapazitäten, die es der Personalverwaltung ermöglichen, ihrer strategischen Rolle im Unternehmen gerecht zu werden. Analysiere zusätzlich die erforderlichen Kompetenzen, die für die Erstellung von Schulungsangeboten oder Recruiting-Plänen notwendig sind und mit deren Hilfe du personelle Engpässe überbrücken kannst.

8. Betriebliche Abläufe der Abteilung kontinuierlich verbessern

Entwickle Support-Tools oder ändere Abläufe, damit das HR-Team täglich anfallende Aufgaben erfolgreich meistern kann. Bewerte mithilfe von KPIs und spezifischen Dashboards die Wirksamkeit von aktuellen Aktivitäten und Services, um Bereiche für eine Verbesserung auszumachen.

9. Employer Branding aufbauen

Kenne und kommuniziere den Wert der Personalverwaltung innerhalb des Unternehmens, beispielsweise indem Du eine Kommunikationsstrategie entwickelst und umsetzt und Dir qualitatives Feedback dazu einholst.

10. Wirkung von HR-Produkten und Branding messen

Bestimme die wichtigsten KPIs, um die Leistung und den Return on Investment der Personalabteilung zu überwachen. So kannst Du:
1
Deine Personalstrategie auf Kurs halten und die gewünschten Ergebnisse erzielen.
2
Die erfolgreichsten Maßnahmen ermitteln und ein Gleichgewicht zwischen Nutzen und Kosten für diese Maßnahmen erreichen.
Kurzum: Erstelle ein Dashboard, mit dem Du die Wirkung Deiner Personalarbeit, ihren Nutzen und die anfallenden Kosten analysieren kannst.
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Strategie-Landkarte für Deine Personalabteilung

Die von der HR-Abteilung durchgeführten Maßnahmen müssen durch eine definierte Strategie unterstützt werden, die sowohl auf die Ziele der Abteilung als auch auf die Unternehmensziele abgestimmt ist. Das haben wir gerade gezeigt. Diese könnte in einem herkömmlichen Dokument oder – für Freunde des Visuellen – mithilfe einer strategischen Landkarte dargestellt werden, die auf einen Blick verrät, wie HR-Maßnahmen mit den Unternehmenszielen zusammenhängen.

Was ist eine Strategie-Landkarte für das Personalmanagement?

Es heißt doch, dass ein Bild mehr als tausend Worte sagt – und die Strategie-Landkarte liefert dafür den Beweis. Diese Landkarte visualisiert eine Strategie oder ein Unternehmen, oder einen der Bereiche dazwischen. Sie beschreibt alle notwendigen Maßnahmen und Entscheidungen, um das Unternehmen besser zu positionieren und seine Ziele zu erreichen.
Wie dieses Video zeigt, brauchst Du für die Erstellung einer Strategie-Landkarte lediglich ein leeres Blatt Papier und eine tabellarische Übersicht mit Deinen Zielen und Maßnahmen. Dann verbindest Du diese entsprechend ihrer Ursache und Wirkung miteinander. Eine Zeile steht normalerweise für ein übergeordnetes Ziel und innerhalb dieser Zeile werden in ovaler Form Sekundärziele hinzugefügt. Anschließend werden diese Ziele durch Pfeile vernetzt, um ihr Verbindung miteinander deutlich zu machen. Um den Status eines Zieles hervorzuheben, kannst Du auch unterschiedliche Farben verwenden.


Das folgende Beispiel zeigt die Strategie-Landkarte einer gemeinnützigen Organisation. Hauptziel dieser Organisation ist es, ihre Kunden zufriedenzustellen. Um dies zu erreichen, müssen auch die Freiwilligen der Organisation zufrieden sein, das heißt, die freiwilligen Mitarbeiter sollten sich als Teil des Teams fühlen. Dazu muss die Organisation an drei Bereichen arbeiten: Personalbeschaffung, Schulung und Einsatzbereitschaft. Jedem der drei Bereiche werden spezifische Aufgaben zugewiesen.

Warum eine Strategie-Landkarte nutzen?

Mit klaren und gut formulierten Zielen ist es leichter, diese auch zu erreichen. Deshalb bietet eine Strategie-Landkarte wesentliche Vorteile. Einige davon haben wir hier für Dich aufgelistet:
VORTEILE EINER STRATEGIE-LANDKARTE IN DER PERSONALABTEILUNG
1
Liefert relevante, ohne weiteres verfügbare Informationen, für eine bessere Entscheidungsfindung
2
Hilft, klare Ziele zu formulieren.
3
Kommuniziert die Ziele der Abteilung und wie diese erreicht werden sollen.
4
Hilft, interne Unternehmensprozesse zu bestimmen und zu verknüpfen.
5
Ermöglicht Managern zu beurteilen, wie Ziele erreicht wurden und Mittel für Maßnahmen bereitzustellen, die am meisten zur Strategie beitragen.
Unterm Strich ist dieses Hilfsmittel äußerst nützlich für alle Unternehmen.

Welche Ziele verfolgt eine Personalabteilung?

Wir haben bereits besprochen, wie eine Unternehmensstrategie erstellt wird. Allerdings gibt es einen Bereich, der von tragender Bedeutung ist und dem wir uns deshalb in einem extra Kapitel widmen möchten: den Zielen. Die Ziele hängen in der Regel von der Unternehmensstrategie ab. Wenn ein Unternehmen beispielsweise neue Märkte erschließen möchte, dann wird der Erfolg der HR-Abteilung daran gemessen, ob sie zu diesem Zweck ein geeignetes Team mit minimalen Kosten zusammenstellen kann.

Diese Ziele sind sehr spezifisch. Doch HR-Abteilungen arbeiten tendenziell auf allgemeine Ziele hin. Zu den wichtigsten Zielen gehören:

Bei der Festlegung von Zielen ist es wichtig, konkret zu sein und eine SMART-Methode zu verwenden, beispielsweise um sicherzustellen, dass die Ziele messbar und erreichbar sind. Jedes Ziel muss nach der SMART-Methode bestimmte Anforderungen erfüllen:

Welche HR Kennzahlen gibt es im Personalmanagement

Sobald Du Deine Personalstrategie und Deine Ziele festgelegt hast, müssen diese überwacht werden. Nur so erkennst Du, ob Du Dich auf dem richtigen Weg befindest. Warum? Die strategische Bedeutung von Personalabteilungen hat zu einer Reihe von Auswirkungen geführt – dazu gehört auch ein wachsendes Interesse an den Ergebnissen der durchgeführten Maßnahmen sowie das Bereitstellen von wertvollen Informationen, die Unternehmen dabei helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Aus diesem Grund wird mittlerweile auch im Personalwesen mit KPIs gearbeitet – oder anders formuliert: mit Leistungsindikatoren, die eine Bewertung der HR-Arbeit möglich machen.
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Was sind die wichtigsten Kennzahlen im Personalcontrolling und wie werden sie berechnet?
DIE 7 WICHTIGSTEN KENNZAHLEN IN EINER HR-ABTEILUNG
1
Mitarbeiterzufriedenheit

Das Arbeitsklima im Unternehmen misst Du, indem Du Umfragen zur Zufriedenheit im Unternehmen an das Team verschickst. Aus den abgegebenen Bewertungen berechnest Du dann den Durchschnitt.
2
Mitarbeiterfluktuation

Wie lange bleibt ein Mitarbeiter durchschnittlich im Unternehmen? Die Formel ist einfach: Die Anzahl der Mitarbeiter, die das Unternehmen im Laufe eines Jahres verlassen, geteilt durch die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen im gesamten Jahr. Dann multiplizierst Du diese Zahl mal 100 und erhältst die jährliche Fluktuationsrate. Ein hohe Mitarbeiterfluktuation könnte für ein negatives Arbeitsklima, niedrige Löhne, mangelnde Aufstiegschancen und ähnliches stehen – und das kostet das Unternehmen Geld.
3
Mitarbeiterfehlzeiten

Diese Kennzahl ermittelt den Anteil der vertraglich vereinbarten Stunden, die aufgrund von Abwesenheiten (ob autorisiert oder nicht) nicht gearbeitet wurden. Diese Zahl kannst Du berechnen, indem Du die Gesamtzahl der nicht geleisteten Arbeitsstunden durch die Gesamtzahl der vertraglich festgelegten Stunden teilst. Fehlzeiten zu reduzieren und Krankenstände zu vermeiden gehört zu den Hauptproblemen im Personalmanagement. Um dieses Problem zu beheben, brauchst Du aber Statistiken, auf die Du bauen kannst.
4
Durchschnittlicher Zeitaufwand für die Personalbeschaffung

Diese Kennzahl ermittelt die durchschnittliche Zeit, die von der Veröffentlichung einer Stellenanzeige bis zum Tag der Einstellung eines neuen Mitarbeiters vergeht. Dazu berechnest Du einfach die durchschnittliche Zeit, die für jeden Einstellungsprozess während eines bestimmten Zeitraumes benötigt wurde. Dieser KPI ist einer der wichtigsten, denn jede unbesetzte Stelle kostet das Unternehmen Geld.
5
Personalbeschaffungskosten

Diese Kennzahl spiegelt die Summe aller Kosten wider, die mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters verbunden sind. Sie umfasst Recruiting-Kosten (u. a. für Werbung, Zeitaufwand, Bewerbermanagement und andere Software) sowie Schulungskosten (u. a. für Aus- und Weiterbildung und Materialien).
6
Konversionsrate für Recruiting-Prozess

Um herauszufinden, welche Plattformen die besseren Ergebnisse bei der Suche nach geeigneten Kandidaten für eine bestimmte Stelle liefern, berechnest du eine sogenannte Konversionsrate – und zwar mithilfe dieser Formel: (Anzahl der ausgewählten Kandidaten / Gesamtzahl der Kandidaten) x 100.
7
Arbeitsunfälle

Mit dieser Kennzahl beurteilst Du, ob Deine Gesundheits- und Arbeitsschutzmaßnahmen richtig umgesetzt werden und somit wirksam sind. So berechnest Du diese Kennzahl: (Anzahl der Unfälle / 1.000.000 / Anzahl der Arbeitsstunden von Mitarbeitern, die diesem Risiko ausgesetzt sind).
Wir könnten uns noch länger mit KPIs der Personalarbeit beschäftigen. Wichtig ist jedoch, dass jedes Unternehmen Kennzahlen findet, die nützlich für das Unternehmen sind und es ermöglichen, wichtige Zahlen über einen längeren Zeitraum zu ermitteln und die durchgeführten Maßnahmen zu überwachen.

Sobald Du KPIs ausgewählt hast, solltest Du ein Dashboard erstellen, dass Dich auf Anhieb erkennen lässt, an welchem Punkt sich die Abteilung momentan befindet und welche Fortschritte sie in Bezug auf die festgelegten Ziele macht. Es gibt eine Menge von Optionen. Allerdings empfiehlt Deloitte eine besonders spannende:


Dieses Dashboard, auch HR-Scorecard genannt, wird als Hilfsmittel verwendet, um den Anteil der Personalabteilung an der Gesamtleistung des Unternehmens zu messen. Es enthält daher Schlüsselindikatoren für den Return on Investment sowie die unterschiedlichen ergriffenen Maßnahmen. Neben einer Beschreibung aller Kennzahlen enthält es auch je eine Spalte für das Ziel, die Ergebnisse und Zielabweichungen. In diesem Beispiel fallen die Ergebnisse positiv aus und sind deswegen grün markiert.

Wie hat sich das Personalmanagement verändert?

HR-Abteilungen haben sich stark verändert und weiterentwickelt, seit Unternehmen während der industriellen Revolution damit begonnen haben, Personal proaktiv zu verwalten. Damals galten Arbeitnehmer als Kostenfaktor, den es zu minimieren galt, und sämtliche Bemühungen der Personalarbeit waren darauf sowie auf Kontrolle und Disziplin gerichtet.

Der Personalbereich wurde jedoch allmählich modernisiert und hat neue Aufgaben dazugewonnen. Anfangs waren diese Tätigkeiten wie Lohn-und Gehaltsabrechnungen, Personalbeschaffung und Verwaltungsaufgaben noch ziemlich überschaubar; mit der Zeit aber hat die Personalabteilung eine einflussreiche und führende Rolle in der Unternehmensstrategie eingenommen.

Diese Übersicht zeigt die verschiedenen Phasen, die das Personalmanagement durchlaufen hat, und auch die Entwicklungen, die für die einzelnen Phasen stehen.

PHASE
Ende des 19. Jahrhunderts, Anfang des 20. Jahrhunderts
BEZEICHNUNG
Personalleiter
MERKMALE
  • Der Fokus des Personalleiters liegt auf der Kontrolle und Disziplin sowie der Schaffung von wirtschaftlichen Anreizen.
  • Die Personalverwaltung ist weniger wichtig als andere Bereiche. Die Aufgaben sind hauptsächlich administrativer Natur und der Personalverantwortliche gilt als untergeordnet.
  • Während dieser Phase werden Arbeitnehmer als Kostenfaktor angesehen, den es auf ein Minimum zu beschränken gilt.
PHASE
Bis in die 1960er Jahre
BEZEICHNUNG
Manager für Arbeitsbeziehungen
MERKMALE
  • Unternehmen beginnen damit, das Personal mehr in den Fokus zu rücken und sich auch mit sozialen und psychologischen Themen zu befassen, um so die Produktivität der Arbeitnehmer zu verbessern: Dazu gehören u. a. Motivation, Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf (Stichwort: Work-Life-Balance).
  • Während dieser Phase werden Arbeitnehmer als wichtige Ressource für die Unternehmensentwicklung erkannt und damit nicht nur als ein Kostenfaktor betrachtet.
PHASE
1970er und 1980er Jahre
BEZEICHNUNG
Personalmanager
MERKMALE
  • In dieser Phase wird der Personalmanager als wichtiger Akteur für die Erreichung der Unternehmensziele anerkannt.
  • Man erkennt auch, dass Menschen eine wichtige Rolle beim Wachstum des Unternehmens spielen. Der Zusammenhang zwischen HR und Wettbewerbsvorteilen wird offensichtlich und damit auch, dass diese Ressource optimal genutzt werden sollte.
PHASE
Ende der 1990er Jahre, Anfang des 21. Jahrhunderts
BEZEICHNUNG
Strategisches Personalmanagement
MERKMALE
  • Die Rolle der Personalverwaltung gilt nun als strategisch wichtig. Sie nimmt einen Platz im Vorstand ein und unterstützt bei der Unternehmensplanung und der Ausarbeitung von Unternehmenszielen.
  • Als wertvollste Ressource im Wettbewerb gelten die Mitarbeiter. Deshalb sollte man in sie investieren, ihnen bei der Weiterentwicklung helfen und ihre Motivation hochhalten.

Heutzutage durchlaufen Personalabteilungen auf verschiedenen Ebenen einen enormen Wandel, vor allem aber in Bezug auf ihre Rolle im Unternehmen. Tatsächlich ändern zahlreiche Unternehmen den Namen dieser Abteilung, um die neue Vision darin widerzuspiegeln: People Management, People Company, Menschen und Werte, Talent Management sind nur einige neue Bezeichnungen.

Wann ist das Outsourcing sinnvoll?

Entscheidet sich ein Unternehmen für das Outsourcing der Personalabteilung, dann beauftragt es in aller Regel ein externes Unternehmen mit den HR-Aufgaben. Du fragst Dich, wann dieses Modell für Dich infrage kommt? Das hängt ganz von der Situation und der Größe Deines Unternehmens ab:
Kleine Unternehmen
(0 – 10 Mitarbeiter)
Bei einer Unternehmensgründung denken viele, dass sie alle Aufgaben selbst erledigen können, einschließlich Gehaltsabrechnung, Jahresurlaubsverwaltung, Recruiting-Prozesse usw. Im Laufe der Zeit aber erscheint es nur logisch, einige der Aufgaben im Personalwesen auszulagern. Für diese Aufgaben kann ein externes Unternehmen beauftragt oder eine HR-Software zur Vereinfachung vieler Aufgaben verwendet werden.
Wachsende Unternehmen
(10 – 50 Mitarbeiter)
Während dieser Wachstumsphase sollte ein Unternehmen auf jeden Fall einen Personalmanager haben und die Möglichkeit prüfen, ein zweites Teammitglied einzustellen. Zuvor aber sollte es überlegen, ob nicht das Outsourcing von einigen Aufgaben wie Gehaltsabrechnung oder Personalbeschaffung sinnvoll ist oder ob die Nutzung einer speziellen HR-Software in Betracht kommt.
Mittelständische Unternehmen
(50 – 500 Mitarbeiter)
In einem Unternehmen dieser Größe sollte es bereits eine kleine Personalabteilung geben, die die Mitarbeiter verwaltet und den strategischen Plan umsetzt. An diesem Punkt ist es auch wichtig, Personaler mit einer bestimmten Expertise einzustellen, um Arbeitsabläufe zu optimieren.
Große Unternehmen
(über 500 Mitarbeiter)
Ein Unternehmen dieser Größe wird gewöhnlich die Aufgaben der Personalverwaltung wieder intern erledigen, da dies wesentlich günstiger und wettbewerbsfähiger ist. Mit einer HR-Software kannst Du beispielsweise Aufgaben automatisieren und Abläufe optimieren.

Einige Vorteile dieses Modells sind:

Obwohl es ein spannendes Modell ist und auch für viele Unternehmen ab einem gewissen Punkt infrage kommt, gibt es Nachteile, die nicht außer Acht gelassen werden sollten. Dazu gehören:

Welche Herausforderungen warten auf Personaler im Jahr 2020?

Der Arbeitsmarkt verändert sich schnell und bringt neue Wege in Personalmanagement und der Führung mit sich. Das Personalwesen steht vor der großen Herausforderung, sich an diese neuen Entwicklungen anzupassen und damit sicherzustellen, dass ihre Arbeit zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. Einige Personalstatistiken zeigen, dass 70 % der befragten HR-Fachkräfte bereit sind, in digitale Lösungen zu investieren. Bei Kenjo haben wir viele Fachleute erlebt, die sich von Excel-Tabellen zur Erfassung von An- und Abwesenheiten verabschiedet haben und jetzt auf die Verwendung von HR-Software setzen.
HERAUSFORDERUNGEN FÜR PERSONALER IM JAHR 2020
1
Neue Talente gewinnen: Fachkräfte werden immer anspruchsvoller, wenn es darum geht, sich auf ein Unternehmen einzulassen – und sie mögen es, wenn man sich um sie bemüht. Ein angenehmes Arbeitsumfeld und Vorzüge wie flexible Arbeitszeiten oder Aufstiegschancen sind Schlüsselfaktoren, um neue Talente anzulocken.
2
Sich für die Digitalisierung öffnen: Automatisierung, Big Data und künstliche Intelligenz sind Schlagworte, die jeder Personaler heutzutage kennen sollte. Mittlerweile haben alle Personalabteilungen Zugriff auf Technologien, um Aufgaben zu automatisieren, Abläufe zu optimieren und festgelegte Ziele leichter zu erreichen. Es gibt verschiedene Arten von HR-Software, die all diese Aufgaben übernehmen.
3
Einen Mehrwert für die Unternehmensstrategie schaffen: Wie bereits mehrfach erwähnt kann die Personalverwaltung den Unternehmenserfolg nachhaltig beeinflussen. Deshalb sollte es Priorität haben, dass die Abteilung einen positiven Einfluss auf Unternehmensziele nehmen kann. Dies kannst du erreichen, indem du ein Team mit einer ganzheitlichen HR-Vision aufbaust, also ein Team, das das Unternehmen als Ganzes wahrnimmt und auch in anderen Geschäftsbereichen einen Mehrwert schaffen kann. Die Arbeit im Personalwesen lässt äußerst spannende Erkenntnisse und Schlussfolgerungen über ein Unternehmen zu.
4
Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten verbessern: Die Verwendung von Daten in der Personalarbeit wird als People Analytics bezeichnet. Heute werden in Personalabteilungen große Datenmengen verarbeitet und gespeichert – und oft genug wird aus diesen Daten nicht das Beste herausgeholt. Neue Technologien filtern diese vielen Informationen für dich und lassen Schlussfolgerungen zu, die zu einer verbesserten Leistung der Personalabteilung beitragen.
5
Mit Veränderung umgehen zu lernen: Wir bewegen uns in einem sich verändernden Arbeitsumfeld – ein Arbeitsumfeld, das neue Arbeitsmodelle und berufliche Profile hervorbringt. Die Fähigkeit zur Anpassung an neue Situationen auf dem Markt, in der Gesellschaft und in der Branche ist also enorm wichtig.
6
Talentierte Fachkräfte im Unternehmen halten: Jeder neuer Mitarbeiter im Unternehmen verursacht wirtschaftliche Kosten wie Produktionsausfall bei Nichtbesetzung der Stelle, Werbung in Jobportalen und Zeitaufwand für den Recruiting-Prozess dar. Aus diesem Grund bemühen sich viele Unternehmen mehr und mehr, talentierte Fachkräfte an sich zu binden. Doch heute ist das eine Herausforderung für sich. Wie die Marketing-Managerin Lisa-Marie in einem Interview feststellt, „ist es heute eine Seltenheit, wenn jemand mehr als zwei Jahre in einem Job bleibt. Fachkräfte erwarten viel und sie erwarten es sofort – und wenn sie es nicht bekommen können, gehen sie eben woanders hin“.
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