Entgelt (Arbeitslohn): Alles, was HR-Experten wissen müssen

Inhaltsverzeichnis
Die Arbeitsentgeltplanung, also die Berechnung von Lohn und Gehalt, nehmen einen beträchtlichen Teil der täglichen Arbeit von Personalabteilungen in Anspruch. Sie bildet sozusagen die strategische Grundlage, mit direktem Einfluss auf das Arbeitsumfeld, die Mitarbeiterproduktivität und die Geschäftsergebnisse.

In diesem Leitfaden schauen wir uns die verschiedenen Faktoren an, die es beim Erstellen eines Entgeltplans zu berücksichtigen gilt und gehen auf die einzelnen Schritte und aktuelle Trends genauer ein.

Entgelt-Definition: Was ist Entgelt?

Unter Arbeitsentgelt versteht man im Allgemeinen im Sinn des Arbeitsrechts alle Lohn- und Gehaltszahlungen aus nichtselbstständiger Arbeit, d.h. aus einem Arbeits- oder Dienstverhältnis. Dazu gehört das Grundgehalt bzw. -lohn sowie alle Boni, Prämien und andere Gratifikationen und Sonderzuwendungen, die einem Mitarbeiter oder eine Führungskraft im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses zusteht. Das Arbeitsentgelt kann sowohl das Gehalt als auch zusätzliche nicht-monetäre Leistungen umfassen.

Vielen ist der kleine, aber feine Unterschied zwischen Löhnen und Gehältern nicht ganz klar:

Statistik zu Arbeitsentgelten in Europa

Für einen Überblick über die verschiedenen Regelungen zum Arbeitsentgelt in Europa hat Eurostat in diesem Artikel über die Einkommen und Lebensbedingungen in der EU viele interessante Daten über die aktuelle Politik und Tendenzen zusammengestellt.

Einige Learnings sind:
1
Die durchschnittlichen Stundenlöhne lagen im Jahr 2019 bei 27,70 € und reichten von sechs Euro in Bulgarien bis 44,70 € in Dänemark.
2
Im Jahr 2018 lag das unbereinigte geschlechtsspezifische Lohngefälle in der EU bei 14,1 Prozent und reichte von 1,4 Prozent in Luxemburg bis 21,8 Prozent in Estland.
3
Im Jahr 2019 belief sich der Netto-Jahresverdienst eines durchschnittlichen erwerbstätigen Alleinstehenden ohne Kinder in der EU auf 23.600 €. Dieser reichte von 6.000 € in Bulgarien bis 32.600 € in Luxemburg.
4
Der Netto-Jahresverdienst eines durchschnittlichen erwerbstätigen Paares mit zwei Kindern in der EU lag bei 50.500 € und reichte von 12.100 € in Bulgarien bis zu 94.600 € in Luxemburg.
5
Lettland weist mit 23,5 Prozent den höchsten Anteil an Geringverdienern auf (definiert als Arbeitnehmer, die zwei Drittel des nationalen Durchschnittslohns oder weniger verdienen). Gleichzeitig hatte Schweden mit 3,6 %, Frankreich mit 8,6 Prozent und Italien mit 8,5 Prozent den niedrigsten Anteil.
6
Eine Studie zum unbereinigten geschlechtsspezifischen Lohngefälle im Jahr 2018 ergab, dass Frauen in der gesamten EU im Durchschnitt 14,1 Prozent weniger als Männer verdienen. Deutschland gehörte zu den Ländern mit dem höchsten Gender Pay Gap (20,1 Prozent).
7
Luxemburg und Bulgarien verzeichneten mit 57.175 € bzw. 6.603 € den höchsten und den niedrigsten durchschnittlichen Nettoverdienst im Jahr 2019.
8
Die Steuerbelastung auf die Lohnkosten  (die Differenz zwischen den Arbeitskosten des Arbeitgebers und dem Nettolohn des Arbeitnehmers, einschließlich aller Geldleistungen aus staatlichen Sozialprogrammen) betrug 2019 in der EU 39,5 Prozent. Die höchsten Werte wurden in Belgien (45,4 Prozent) und Deutschland (45,2 Prozent) verzeichnet.
9
Staatliche Mindestlöhne in Europa schwanken erheblich; so verzeichnet Dänemark mit 27.341 € den höchsten Mindestlohn, während Bulgarien mit nur 2.902 € pro Jahr das Schlusslicht bildet.
10
Staatliche Mindestlöhne in Europa schwanken erheblich; so verzeichnet Dänemark mit 27.341 € den höchsten Mindestlohn, während Bulgarien mit nur 2.902 € pro Jahr das Schlusslicht bildet.
11
Großbritannien erzielt den siebthöchsten Mindestlohn in Europa mit 18.184 € pro Jahr.
12
Frankreich liegt mit 14.194 € pro Jahr auf dem zehnten Platz.
13
Deutschland (13.810 €) und Spanien (11.573 €) folgen knapp dahinter.
14
Einige Mitgliedstaaten kennen keinen staatlich geregelten Mindestlohn, der traditionell über Tarifverträge geregelt wird. Manche betrachten den Vorschlag der EU-Kommission als Bedrohung für ihre althergebrachten Arbeitssysteme und reagieren darauf mit einem gewissen Widerstand.

Europäische Gesetze, die sich direkt auf die Arbeitslöhne in Deutschland auswirken

In der Europäischen Union werden grundlegende Standards in Bezug auf Beschäftigung und Arbeitsbedingungen geregelt. Diese wurden 1989 in der Gemeinschaftscharta der sozialen Grundrechte der Arbeitnehmer festgeschrieben. Diese Charta schließt jedoch ausdrücklich die Bereiche Lohn und Tarifverhandlungen aus. Vielmehr werden diese den einzelnen Mitgliedsstaaten überlassen.

Abhängig vom jeweiligen Standort Deiner Personalabteilung müssen also die geltenden Gesetze im jeweiligen Land zum Arbeitsentgelt berücksichtigt und umgesetzt werden.

Schauen wir uns aber einmal an, wie ausgewählte Länder diesen Bereich der Mindestlöhne und -gehälter für Arbeitnehmer handhaben.
Mindestlohn in Europa
Neben dem Lohn und Gehalt sind zahlreiche weitere Leistungen des Arbeitgebers steuerpflichtig, abhängig von ihrer Höhe und Beschaffenheit. Die Steuerpflicht von Sozialleistungen richtet sich nach dem jeweiligen Standort, an dem sie angeboten werden und danach, ob die gesamte Belegschaft davon betroffen ist oder nicht.

Unter den verschiedenen Arten der Mitarbeitervergütung werden flexible Mitarbeiter-Benefits immer beliebter.

Unternehmen mit flexiblen Sozialleistungssystemen ermöglichen es ihren Mitarbeitern nämlich zu wählen, welche Leistungen sie am meisten interessieren. Allerdings sollten solche Leistungen nie unter einen bestimmten Schwellenwert fallen. So dürfen in Spanien flexible Leistungen nie mehr als 30 Prozent des Arbeitnehmergehalts betragen. Und in Großbritannien müssen Arbeitnehmer mindestens den Mindestlohn in bar erhalten, unabhängig von den Leistungen.

Das Bundesfinanzministerium erklärt, dass “bestimmte Steuervergünstigungen für Sachverhalte mit Gehaltsverzicht oder -umwandlung durch die Zusätzlichkeitsvoraussetzung ausgeschlossen werden.” Voraussetzung sei nur, dass der verwendungsfreie Arbeitslohn zugunsten verwendungs- oder zweckgebundener Leistungen des Arbeitgebers arbeitsrechtlich wirksam herabgesetzt wird (Lohnformwechsel). “Tarifgebundener verwendungsfreier Arbeitslohn kann somit nicht zugunsten bestimmter anderer steuerbegünstigter verwendungs- oder zweckgebundener Leistungen herabgesetzt oder zugunsten dieser umgewandelt werden, da der tarifliche Arbeitslohn nach Wegfall der steuerbegünstigten Leistungen wiederauflebt.”

Eine weitere Form der Bezahlung sind Sachbezüge. In den meisten Ländern dürfen Sachleistungen nicht mehr als 30 Prozent des Gehalts eines Arbeitnehmers ausmachen und dürfen nicht auf den Mindestlohn angerechnet werden. Dennoch hat jedes Land seine eigene spezifische Gesetzgebung. Zum Beispiel besteht in Frankreich und der Schweiz ein maximaler täglicher Geldwert für Sachleistungen für Haushaltshilfen. Einige Formen von Sachbezügen können Firmenwagen und Transportzuschüsse umfassen.

Zu guter Letzt muss ein Entgeltplan die Gesetzgebung zum Gender Pay Gap im jeweiligen Land berücksichtigen. Laut Reuters gibt es in 13 EU-Mitgliedsstaaten noch keine Maßnahmen zur Lohntransparenz.

Bedeutung der Arbeitsentgelte für die Personalabteilung

Entgeltfunktion im Unternehmen Bedeutung
Arbeitsentgeltplanung spielt eine wichtige Rolle im Personalmanagement, denn sie beeinflusst viele Aspekte: Die Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern, das Verhalten am Arbeitsplatz und die erzielten Erfolge.
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Zusammenhang zwischen Performance Reviews und Bezahlung

Laut einer Studie der Personal- und Managementberatung Kienbaum mit dem Bewertungsportal Kununu bieten 65 Prozent der Arbeitgeber aktuell die Flexibilisierung der Arbeitszeit für alle Arbeitnehmer an, ebenso stehen Sabbaticals mit 53 Prozent hoch im Kurs.

Variable Bezüge umfassen zwei Arten von Prämien, die an bestimmte Leistungsanforderungen geknüpft sind. Erstens können Boni an ein Leistungsziel gebunden sein, müssen aber nicht. Außerdem basieren sie üblicherweise rückwirkend auf vergangenen Ergebnissen.

Ein Anreiz ist dagegen mit einem konkreten Plan verbunden, der sich auf zukünftige Leistungen konzentriert. Diese Prämien werden entweder gleichmäßig unter der Belegschaft oder abhängig von der individuellen Leistung ausgeschüttet. Mit Zielen verknüpfte qualitative Messgrößen werden oft für Performance Reviews verwendet, um verdienstbasierte Gehaltserhöhungen zu bestimmen. Einige häufig verwendete qualitative Kriterien sind z.B. der Erfolg bestimmter Projekte, Bewertungen der Kundenzufriedenheit und Teamarbeit.
Arten der variablen Vergütung
Mit dem Gewinn verbundene quantitative Kennzahlen wie z.B. Umsatz- oder Absatzsteigerungen können ebenfalls zur Bestimmung dieser Prämien herangezogen werden.

Performance Reviews und das Entgelt sind dementsprechend eng miteinander verbunden und bedingen sich in der Regel gegenseitig.

Verschiedene Arten des Arbeitsentgeltes

Ein Entgeltplan sieht in der Regel eine Kombination aus allen drei vor, je nach den Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens.

Nachfolgend schauen wir uns diese genauer an:
Arten der Mitarbeiterentlohnung

Festes Grundgehalt

Ein festes Grundgehalt entspricht dem Mindestbetrag, den ein Unternehmen einer Fachkraft für ihre Dienste bietet und ist vertraglich vereinbart. Die Höhe des Betrags hängt von der Rolle, der Gehaltsspanne und den geleisteten Arbeitsstunden ab.

Die meisten Länder teilen das Grundgehalt in zwölf monatliche Zahlungen auf. Der Angestellte bezieht diese monatlich am jeweils gleichen Tag, unabhängig von den in diesem Zeitraum erzielten Ergebnissen. Dieses Modell bietet Mitarbeitern eine gewisse Stabilität, weil alle Beteiligten wissen, wie viel Geld sie jeden Monat nach Hause bringen.

Variabler Lohn

Im Gegensatz zuem festen Gehalt hängt die Höhe der variablen Vergütung von der jeweiligen Leistung und den erreichten Zielen ab. Selbstverständlich können sich diese von Monat zu Monat unterscheiden, daher auch die Bedeutung variable Vergütung.

Ziel dieser Entgeltform ist es, Mitarbeiter zu motivieren und auf Erfolgskurs zu bringen, damit sie das Beste aus sich herausholen können. Eine Win-Win-Situation sozusagen: Das Unternehmen verkauft oder produziert mehr, und Mitarbeiter bekommen am Ende des Monats mehr Geld.

Hierbei liegt es in der Natur der Sache, dass variabler Lohn nur mit einer genauen Zielvereinbarung und einem entsprechenden System zur Messung dieser Ziele funktionieren kann. Es gibt verschiedene Möglichkeiten der leistungsorientierten Bezahlung, damit dieses System reibungslos funktioniert.

Hier sollten Anreize nicht mit Zusatzleistungen verwechselt werden, die eine andere Form der Mitarbeitervergütung darstellen. In unserem Blog kannst Du die Unterschiede zwischen Benefits und Incentives besser verstehen lernen.

Flexible Löhne und Sachbezüge

Schließlich können flexible Leistungen und Zuwendungen auch Sachbezüge beinhalten. Der Hauptunterschied besteht hier darin, dass der Mitarbeiter kein Geld erhält, sondern Produkte oder Dienstleistungen im Austausch für seine Leistungen.

In diesem Zusammenhang kommen verschiedene Optionen in Frage: Firmenwagen, Krankenversicherung, Restaurant- und Kinderbetreuungsgutscheine, Altersvorsorge oder Transportzuschüsse. Diese Art der Vergütung ist für den Arbeitnehmer oft sehr wichtig, sind sie doch mit attraktiven Steuervorteilen verbunden.

Diese Art der Bezahlung kann und darf jedoch nicht die einzige Form der Vergütung sein, sondern muss mit einem festen oder variablen Gehalt kombiniert werden. Arbeitnehmer müssen ihren Angestellten mindestens den Mindestlohn zahlen. Sachbezüge sind in diesem Sinnen also nur Teil eines Gesamtpakets zusammen mit einer der beiden vorherigen Optionen.

Interne Rahmenbedingungen bei der Ausarbeitung einer Vergütungspolitik

Wenngleich die meisten Entgeltpläne auf allgemeinen Richtlinien basieren, müssen Personaler diesen so gut wie möglich an den jeweiligen Kontext und die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.

Externe Rahmenbedingungen bei der Ausarbeitung einer Vergütungspolitik

Zu den externen Faktoren, die die Lohnpolitik eines Unternehmens direkt beeinflussen, gehören:

Arbeitsmarkt

Beobachte die neuesten Entwicklungen des Arbeitsmarktes und die Gehälter, die die Konkurrenz anbietet. Diese Informationen dienen als Referenz, anhand derer Personaler ihr Angebot und ihre Konditionen besser positionieren können.

Arbeitsrecht

Änderungen im Arbeitsrecht können Auswirkungen auf die Vergütung des Unternehmens haben; denken wir nur an Erhöhungen des Verbraucherschutzindexes oder des gesetzlichen Mindestlohns, vertragliche Änderungen, etc.

Außerdem gilt es, die verschiedenen Tarifverträge der einzelnen Branchen zu berücksichtigen. Diese können die Gehaltsspannen für die verschiedenen Rollen im Unternehmen festlegen.

Wirtschaftslage

Ebenso ist die aktuelle Wirtschaftslage des jeweiligen Landes ein starker Einflussfaktor auf die Lohnpolitik. Sind die Prognosen in Krisenzeiten eher pessimistisch, orientiert sich die Lohnpolitik wahrscheinlich an eher konservativen Standards. Brummt die Wirtschaft hingegen, kannst Du bessere Bedingungen für Deine Mitarbeiter anbieten.
Externe Kriterien zur Festlegung einer Entgeltpolitik

Schritte zum Einrichten eines Systems für die Mitarbeitervergütung

Wir empfehlen eine bestimmte Reihenfolge von Schritten, um einen in sich geschlossenen und objektiven Entgeltplan zu erstellen.

Unsere Tipps helfen beim Entwickeln einer einheitlichen Vergütungspolitik:

1. Stellenbeschreibungen ausarbeiten

Jede erfolgreiche Unternehmenstätigkeit braucht einen Mix aus verschiedenen Stellenprofilen und Kompetenzen. Ein Organigramm ermöglicht beim Ausarbeiten der jeweiligen Stellenbeschreibung, die verschiedenen Gruppen oder Kategorien in einem Unternehmen zu visualisieren und detaillierte Beschreibungen für benötigte Stellen zu erstellen. Hier können Informationen wie Verantwortungsebenen, Ausbildung und Qualifikationen, Funktionen, etc. hinzugefügt werden. Durch den einfachen Überblick können im Handumdrehen die mit jeder Rolle verbundenen Gehälter bewertet werden.

2. Gehaltsspannen festlegen

Im nächsten Schritt legen Personaler und Manager eine Gehaltsspanne für jede Stellenbeschreibung fest. Damit wird ein Anfangsgehalt, ein Mittel- und ein Maximalwert festgelegt, der bei außergewöhnlichen Leistungen ausgezahlt werden kann. An diesem Punkt besprechen wir nur die Grenzwerte der einzelnen Rollen und nicht die der einzelnen Personen.

3. Aktuelle Mitarbeitergehälter im Unternehmen überprüfen

Anschließend werden die aktuellen Gehälter der Mitarbeiter überprüft und mit den festgelegten Gehaltsspannen verglichen. Wichtig ist in diesem Schritt vor allem, dass eventuelle ungleiche Lohnverteilungen festgestellt werden.
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4. Gehälter anpassen

Letztendlich ist es an der Zeit, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Bei ungleichen Lohnverteilungen oder einem hohen Lohnstreuungsniveau, sind Anpassungen fällig. Diese Aufgabe ist sicherlich der anspruchsvollste Teil. Immerhin sollten in einem rundum stimmigen und attraktiven Angebot verschiedene Arten der Vergütung, inklusive Sozialleistungen, Work-Life-Balance oder berufliches Weiterkommen, kombiniert werden.
Mit unserer Vorlage können die Gehälter Deiner Mitarbeiter entsprechend ihrer Performance und vielen anderen wichtigen Parametern angepasst werden.

Bewährte Strategien zur Einhaltung ausgeglichener Entgelte im Unternehmen

Das Schließen des Gender Pay Gap, also dem Lohngefälle zwischen Männern und Frauen, ist seit einigen Jahren ein drängendes Thema. So verdienen europaweit Frauen im Durchschnitt fast 15 Prozent weniger pro Stunde als Männer. Dem Statistischen Bundesamt zufolge lag der unbereinigte Gender-Pay-Gap 2019 in Deutschland bei rund 19 Prozent, und damit deutlich über dem EU-Durchschnitt.

Zur Bekämpfung dieses Problems verpflichten viele Regierungen Unternehmen, Gleichstellungspläne zu erstellen. Diese enthalten eine Reihe von Maßnahmen, um Chancengleichheit und Gleichbehandlung von Männern und Frauen zu erreichen und geschlechtsspezifische Diskriminierung zu beseitigen.

Zahlreiche Initiativen der Bundesregierung wie das Entgelttransparenzgesetz, verpflichtende Einkommensangaben in Stelleninseraten sowie Lohn- und Gehaltsrechner zur Lohntransparenz sollen eine Verbesserung bringen.

Zusätzlich zu diesen verpflichtenden Vorgaben sollten Unternehmen auch bestimmte Best Practices anwenden, die ihnen helfen, die ungleiche Bezahlung von Männern und Frauen zu verringern. Einige davon sind:
Bewährte Praktiken zur Gewährleistung der Lohngleichheit in Deinem Unternehmen

Neue Trends bezüglich dem Entgelt

Vergütungspläne sind dynamische Dokumente, die den sich ändernden Bedürfnissen der Belegschaft eines jeden Unternehmens entsprechen. Das bedeutet, dass mit der Zeit neue Standards hinzukommen werden. Am besten nutzen Unternehmen die Entgeltpläne als Referenz oder Inspiration, um die am besten zu ihren Bedürfnissen passenden Entgeltpläne zu erstellen.

1. Überprüfungen der Vergütungspolitik als Norm

Die Überprüfung der Gehaltspolitik hat für rund 45 Prozent der Unternehmen Priorität. Umso wichtiger sind aktuelle Anpassungen, um den sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.

2. Verbreitung der variablen Vergütung

Mittlerweile legen Unternehmen zunehmend Wert auf eine kurzfristige variable Vergütung. Nutzten im Jahr 2018 noch 20 Prozent diese Art Entgelt, waren es ein Jahr später bereits 42 Prozent. Im Gegensatz dazu verringerte sich die langfristig ausgerichtete variable Vergütung von 73 auf 37 Prozent. Grund dafür ist die schnellere Motivation von kurzfristigen Zielen.

3. Ziele: Die Hauptkriterien

Zielvereinbarungen sind die am weitesten verbreiteten Methoden, um die Mitarbeiterleistungen zu messen und mit monetären bzw. nicht-monetären Leistungen zu belohnen. Die Mehrheit der Unternehmen arbeitet mit auf Gewinn (85 Prozent) oder Projekterfolg (6 Prozent) basierenden Zielen.

Als eines der beliebtesten Modelle zur Festlegung von Zielen ermöglichen OKR-Ziele (Objective and Key Results im Englischen) ein sinnvolles System zur Definition von Zielen und zur Messung von Ergebnissen und konkretem Fortschritt. Zum Beispiel:

Zielvereinbarung (Objective): UmsatzsteigerungKernergebnis (Key Result): Verdoppelung der monatlichen Verkaufszahlen

Idealerweise setzt jeder Mitarbeiter seine eigenen OKRs fest, die in regelmäßigen Mitarbeitergesprächen überprüft werden.

OKR-Ziele-Software aus dem Hause Kenjo helfen bei der einfachen Steuerung und Beobachtung. Sie gilt als hervorragender Weg, die Zielvereinbarungen in eine gemeinsame Plattform zu integrieren, und dadurch mit der Unternehmensstrategie abzugleichen.

4. Emotionales Gehalt ist ebenfalls wichtig

Das emotionale Gehalt, oder besser gesagt, der immaterielle Wert, den ein Unternehmen seinen Mitarbeitern bieten kann, ist in letzter Zeit ein heißes Thema geworden. Dementsprechend sollte und muss dies Teil Deiner Vergütungsstrategie sein.

Es geht zum Beispiel darum, ein spannungsfreies Arbeitsumfeld zu schaffen, die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern zu fördern, konstruktives Feedback zu geben, Freizeit- und Entspannungsmöglichkeiten in den Büros anzubieten und vieles mehr.

5. Flexible Entgeltpläne

Auch die Diversität ist ein Hot Topic und dementsprechend die werden auch die Bedürfnisse und Interessen der Mitarbeiter immer vielfältiger. Darum lohnen flexible Vergütungspläne, die sich an die Bedürfnisse jeden Einzelnen anpassen können.

Diese Tendenz bezieht sich auch auf die Art und Weise, wie Mitarbeiter bezahlt werden. Viele glauben an eine Zukunft mit personalisierten Vergütungsprogrammen innerhalb der Unternehmen.

6. Verbesserte Vergütung dank Technologie

Unternehmen werden weiterhin in Technologien investieren, die bei der Vereinfachung und Automatisierung des Humankapitalmanagements-Prozesses unterstützen, einschließlich der Vergütung. Berichte und Analysen helfen Personalmanager dabei, Gehälter besser anzupassen, Mitarbeiterinteressen zu verfolgen, Unternehmensbudgets optimal zu nutzen und personalisierte Angebote zu schaffen.

Performance Management-Software spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, um die Mitarbeiterkompetenzen zu bewerten und objektive Daten zu erhalten. Dadurch lassen sich leicht mögliche Gehaltserhöhungen und ergebnisabhängige Provisionen bestimmen. Der Verdienst ist einer der wichtigsten Vergütungskriterien, daher ist es wichtig, über die richtigen Werkzeuge zu verfügen, um ihn richtig zu messen.
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