Digitale Dokumente
Ein Ort für alle Mitarbeiterdokumente.
Verträge, Lohnabrechnungen und Zertifikate zentral verwalten. Kein Anhang per E-Mail, kein Papierstapel.
Alle Dokumente an einem Ort.
Kein Anhang per E-Mail. Kein Stapel auf dem Schreibtisch
Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Dokumentenordner in Kenjo. Die Personalabteilung lädt hoch, der Mitarbeiter sieht es sofort: in der App, von überall.
Persönlicher Dokumentenordner: Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen, Führerscheine, Zertifikate: alles am richtigen Ort, verknüpft mit der Personalakte.
Firmendokumente: Betriebsvereinbarungen, Handbücher, Ankündigungen: lade sie hoch und bestimme, wer sie sieht. Nach Team, Standort, Abteilung oder Einzelperson.
Lohnabrechnungen massenimportieren: Lade alle Gehaltszettel auf einmal hoch. Kenjo erkennt den Mitarbeiter und ordnet sie automatisch dem richtigen Ordner zu.
Dokument erstellt. Jetzt noch unterschreiben: ohne Drucker, ohne Scanner
Sende Dokumente direkt aus Kenjo zur Unterschrift. Mitarbeiter unterzeichnen per App oder Browser, von überall. Keine Wartezeiten, kein Postweg.
Kein Drucker, kein Postweg: Kenjos E-Signatur ist Level 2 "Advanced" nach eIDAS-Verordnung (Nr. 910/2014) und rechtsgültig in der gesamten EU. Für Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und Onboarding-Dokumente.
Unterschriften direkt aus Kenjo anfordern: Dokument auswählen, Unterzeichner definieren, senden. Mitarbeiter unterzeichnen per App oder Browser, von überall.
Status live verfolgen: Sieh auf einen Blick, wer bereits unterschrieben hat und wer noch aussteht. Erinnerungen auf Knopfdruck.
Sicher aufbewahrt. Zugriff geregelt. Alles nachweisbar.
Sichtbarkeit pro Dokument festlegen, Lesebestätigungen dokumentieren, Änderungen protokollieren: Kenjo sorgt dafür, dass nichts durch die Lücken fällt.
Zugriffsrechte pro Dokument: Bestimme für jedes Dokument, wer es sehen darf: einzelne Mitarbeiter, Teams, Standorte oder die gesamte Belegschaft. Sichtbarkeit auf Dokumentebene, nicht nur auf Ordnerebene.
Lesebestätigungen mit Tracking: Fordere pro Dokument eine Lesebestätigung an. Kenjo zeigt Dir in Echtzeit, wer bestätigt hat und wer noch aussteht: für einzelne Mitarbeiter oder die gesamte Belegschaft.
Vollständiges Änderungsprotokoll: Wer hat welches Dokument wann hochgeladen, geändert oder eingesehen? Kenjo protokolliert alles automatisch.
Mit Kenjo konnten wir einen großen Teil unserer HR-Prozesse zentralisieren und bis zu 30 % der Zeit für Verwaltungsaufgaben einsparen, vor allem bei der Verwaltung von Dokumenten und dem Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement.
HR-Managerin, Friolisa Pomona Iberia
Mit Kenjo konnten wir einen großen Teil unserer HR-Prozesse zentralisieren und bis zu 30 % der Zeit für Verwaltungsaufgaben einsparen, vor allem bei der Verwaltung von Dokumenten und dem Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement.
HR-Managerin, Friolisa Pomona Iberia
Alles, was Du für rechtssichere Personaldokumente brauchst.
Dokumentenvorlagen
Einmal anlegen, für jeden Mitarbeiter individuell generieren.
Tag-basierte
Organisation
Dokumente mit Tags versehen: für schnelles Auffinden und gezielte Sichtbarkeit.
Ablauf
Erinnerungen
Aufenthaltserlaubnis, Führerscheine, Zertifikate: Kenjo meldet Ablauffristen 14 Tage im Voraus.
Employee
Self-Service
Mitarbeiter sehen ihre Dokumente und Lohnabrechnungen direkt in der App.
Massenimport
Lohnabrechnungen
Alle Gehaltszettel auf einmal hochladen. Kenjo ordnet automatisch zu.
DSGVO-konformes
Hosting
Alle Dokumente auf deutschen Servern, mit regelmäßigem Backup.
Das ist noch längst nicht alles!
Entdecke, wie Kenjo Deine Personalverwaltung vereinfacht
Digitale Personalakte
Dokumente brauchen eine Heimat: die digitale Personalakte.
- Persönlicher Dokumentenordner pro Mitarbeiter
- Lohnabrechnungen massenimportieren: Kenjo ordnet automatisch zu
- Ablaufende Dokumente 14 Tage vorher gemeldet
Jede Gehaltsabrechnung, jeder Vertrag, jedes Zertifikat gehört in den persönlichen Dokumentenordner des Mitarbeiters. Kenjos Personalakte hält alles an einem Ort, mit automatischen Ablauf-Erinnerungen und Massenimport für Lohnabrechnungen.
Vorbereitende Lohnabrechnung
Fehlerfreie Abrechnungen in der Hälfte der Zeit:
- Automatisierte Bruttolöhne: Zuschläge und Überstunden werden automatisch berechnet.
- DATEV-Schnittstelle: Exportiere Deine Daten direkt oder gib Deinem Steuerberater einfach eigenen Zugriff.
- Lohnscheine per Klick: Versende die monatlichen Abrechnungen digital und blitzschnell an Dein Team.
Spar Dir den Stress am Monatsende! Mach Deine Lohnabrechnung so einfach und sicher wie nie zuvor.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen der Personalakte und den digitalen Dokumenten in Kenjo?
Kann ich eigene Word-Vorlagen in Kenjo hochladen?
Welche Platzhalterfelder können in Dokumentenvorlagen verwendet werden?
Wie funktioniert die Sichtbarkeit von Firmendokumenten?
Können Mitarbeiter Dokumente selbst hochladen?
Wie beantrage ich eine Lesebestätigung für ein Dokument?
Ist die elektronische Signatur in Kenjo rechtsgültig in Deutschland?
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter eine Lesebestätigung nicht abgibt?