De Excel a Kenjo: cómo digitalizar un departamento de RR. HH. por completo
Descubre cómo Fleetpool ha logrado reducir el tiempo que dedicaba a su rutina de trabajo diaria para acompañar el crecimiento de sus empleados gracias a un único software de RR. HH. fácil de usar.
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Sobre Fleetpool
The Fleetpool Group, cuya sede está en Colonia, Alemania, ofrece soluciones digitales, flexibles y a medida para la industria de la movilidad moderna. Son líderes de pensamiento en la industria automotriz y le ofrecen todo tipo de soluciones a sus clientes; desde soluciones de comercio electrónico, desarrollo de software y servicios de fintech, a compras, gestión de flotas, logística y marketing… Y todo desde un solo plataforma.
País
Alemania
Número de empleados
+140
Industria
Automotriz
Solución
Reclutamiento, onboarding, gestión de ausencias, informes y analíticas y workflows
Héroes del proyecto
Saskia Malz - Mánager de RR. HH.
EL DESAFÍO

Fleetpool ha experimentado un crecimiento rápido y se dieron cuenta muy pronto de todo el tiempo que perdían con procesos de RR.HH ineficientes Trabajaban con gran cantidad de hojas de cálculo de Excel y cientos de correos electrónicos con consultas sobre presupuestos, salarios y solicitudes de vacaciones, para organizar toda la información de sus empleados y las tareas administrativas. El departamento de RR. HH. de Fleetpool tenía que verificar toda esa información y contestar a cada consulta manualmente, una por una. Evidentemente, esta manera de trabajar les estaba haciendo perder muchísimo tiempo, energía y dinero.

Su objetivo era eliminar la confusión y el posible caos de tener que utilizar varias herramientas y hojas de cálculo distintas, y decidieron que era hora de adoptar un enfoque más holístico. Por ese motivo, decidieron buscar un único software de RR. HH. digital que fuera intuitivo y fácil de usar, y que optimizara y unificara la mayoría de la información que antes se encontraba en varios formatos y estilos diferentes. Fue en ese momento cuando llegó Kenjo para echar una mano a Fleetpool y digitalizar completamente su departamento de RR. HH., con una sola herramienta fácil de usar.

Contar con Kenjo ha sido una gran ventaja para nosotros nos ha permitido tener una visión amplia y clara de nuestra plantilla. Se acabaron los días de agobiarnos con cientos de correos para todas las tareas diferentes de RR. HH.
Saskia Malz
¿Cómo lo solucionamos?
Hacer la transición

Gracias al enfoque todo en uno de Kenjo, Fleetpool ahora dispone de toda su información en un solo lugar, y todos los mánager y los empleados tienen claro dónde encontrarla, lo que permite disponer de más tiempo al departamento de RR. HH. para centrarse en su trabajo. Empezaron a implementar la función de reclutamiento de Kenjo hace un año y cambiaron a un módulo de RR. HH. digital por primera vez. Antes de Kenjo, recibían todos los datos de los posibles candidatos a través de correos electrónicos. Evidentemente, esto hacía muy difícil filtrar y organizar los candidatos con un potencial bajo o alto, puesto que no contaban con ningún sistema para clasificarlos. Ahora Kenjo les asiste con el proceso entero; les ofrece una estructura clara y unos KPI para los candidatos que les ayudan a decidir si son compatibles con la empresa o no.

Conectar una empresa entera

Fue entonces cuando Fleetpool se enamoró de Kenjo y de las mil posibilidades que ofrece una herramienta de gestión de RR. HH. todo en uno. De hecho, les gustó tanto que siguieron añadiendo nuevas funciones como la de gestión de ausencias, onboarding, informes y analíticas, y workflows. No obstante, al principio les preocupaba a algunos empleados el nivel de acceso a la información. Les inquietaba pensar que quizás otra gente tuviera acceso no autorizado a su información personal. Al fin y al cabo, a las personas a veces nos cuesta cambiar lo que nos resulta familiar por algo totalmente nuevo, incluso cuando su finalidad es mejorar nuestras vidas. Pero una vez que empezaron a utilizarlo, los empleados se dieron cuenta de que es muchísimo mejor usar herramientas y procesos automatizados porque les brindan más tiempo para ocuparse de las tareas más importantes. Ahora pueden ver todos sus contactos, workflows, informes, el calendario de vacaciones del equipo, solicitudes de teletrabajo y muchísimo más al momento y desde cualquier ordenador. Solo tienen que entrar y ya están conectados.

Fleetpool se enorgullece de su sencillez, flexibilidad y carácter digital. Ha sido una gran ventaja para ellos poder transmitir estos valores culturales tanto de manera externa a sus clientes, como de manera interna a sus empleados. Al gestionar todos los procesos de RR. HH. de manera digital, se logra unir a la gente y reducir considerablemente la cantidad de tiempo que se dedica a cada tarea. Esto les vino de perlas durante el COVID-19, cuando su equipo se vio obligado a trabajar desde casa y no podían acudir a la oficina en persona. Gracias a que tenían toda la información de RR. HH. importante almacenada en la nube, todos lograron teletrabajar de manera eficiente y digital, gozando de una gran flexibilidad.

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RESULTADOS

Desde un mundo saturado de hojas de cálculo de Excel a un solo software de RR. HH. todo en uno: Kenjo les ha permitido a Fleetpool introducir un nuevo estilo de trabajo que agiliza todas las tareas administrativas de RR. HH. y a la vez conecta a los compañeros que colaboran en distintos proyectos desde casa.

Más tiempo para centrarse en los proyectos estratégicos.
Estar al tanto del crecimiento de la plantilla.
Simplificar la rutina de trabajo diaria.
¿Por qué Kenjo?
Kenjo ha permitido agilizar la administración de RR. HH. y pasar de usar dos herramientas diferentes y muchas hojas de cálculo de Excel a un software de RR. HH. todo en uno y completo.
Saskia Malz