Vom Recruiting zum Mitarbeiter: Die richtigen Zutaten für Recruiting-Profis

Dank Kenjos ATS- und Workflow-Funktionen konnte Frischepost die passenden Mitarbeiter an verschiedenen Betriebsstätten finden und ihre Einstellungszeiten und -qualität erheblich verbessern.

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Über Frischepost

Seit 2015 ist Frischepost eine schnell wachsende, digitale Direktvertriebsplattform für regionale und nachhaltig produzierte Lebensmittel. Sie liefern lokale Lebensmittel direkt von den Landwirten an die städtischen Endverbraucher und sorgen für umfassende Transparenz über die Herkunft und Herstellung der jeweiligen Produkte. Ohne Zwischenhändler wie Supermärkte und Großhändler erreichen sie revolutionäre Frische.

LÄNDER

Deutschland

LÖSUNGSKONZEPT

Abwesenheitsmanagement, Recruiting, Workflows, Lohnabrechnung

ANZAHL DER MITARBEITER

100+

BRANCHE

Getränke und Lebensmittel

PROJECT HEROES

Michael Brundig - Leiter des Bereichs People & Finance

Die Herausforderung

Als Frischepost damit begann, ihr Konzept von Hamburg aus auf verschiedene Städte in ganz Deutschland anzupassen und speziell auf die Bedürfnisse der einzelnen Städte mit ihren unterschiedlichen Einheiten zuzuschneiden, stellten sie innerhalb weniger Monate 60 neue Mitarbeiter ein. Bis zu diesem Zeitpunkt nutzte Frischepost jedoch weder HR-Administrations- und Recruiting-Tools noch hatten sie einen verantwortlichen Personalmanager in ihren Reihen. Sie verließen sich beim Recruiting ausschließlich auf Excel-Tabellen, um alle Bewerberinformationen zu speichern und zu sichern.

Schnell wurde ihnen klar, dass sie eine bessere Struktur und ein zuverlässiges Datenmanagement brauchten, um ihre Mitarbeiter einheitlich an verschiedenen Standorten zu organisieren. Zumal sie nicht nur Büroangestellte rekrutierten, sondern auch Arbeitskräfte, die Bestellungen verpackten und auslieferten. Frischepost suchte also nach einem reibungslosen Recruiting-Tool und einer Strategie, mit der sich alle Mitarbeiter unabhängig von ihrem Arbeitsplatz miteinander abstimmen können.

Wir suchten eine zuverlässige Datenbank, die leistungsfähigere Rekrutierungsprozesse garantiert und Mitarbeitern dabei hilft, sich besser selbst zu organisieren.

MICHAEL BRUNDIG

Die richtige Strategie

Schnelle Umsetzung und maßgeschneidertes Onboarding

Frischepost verglich mehrere HR-Softwarefirmen und war sofort begeistert von der Tatsache, dass Kenjo als einzige Firma Michael beim ersten Anruf mit einem technisch versierten Product Owner statt mit einem Verkäufer zusammenbrachte. Auf diese Weise wusste Kenjo von Anfang an, was Frischepost brauchte und passte das Onboarding genau auf ihre Bedürfnisse an. Schnell fand Kenjo die perfekte maßgeschneiderte All-in-One-Lösung für Frischepost - ohne dass zusätzliche Add-ons erforderlich waren. Die Implementierung verlief superschnell: Kenjo leitete in weniger als zehn Tagen von der Vertragsunterzeichnung bis zur Eingabe der ersten Mitarbeiterdaten ohne eine existierende Datenbank die Einrichtung in die Wege. 

Verbesserte Qualität des Recruiting-Prozesses

Während des ersten Covid-Lockdowns musste Frischepost sein Personal aufstocken, da viele Menschen ihre Lebensmittel online kaufen wollten. In diesem Zeitraum stellten sie innerhalb von zwei Wochen in sehr schnellen Vorstellungsgesprächsrunden dreißig Mitarbeiter ein. Allerdings ist es gar nicht so einfach, die richtigen Mitarbeiter zu finden, die die gleichen Werte und Überzeugungen teilen. Hier war Frischepost dank der Implementierung von Kenjos Rekrutierungsfunktion gut aufgestellt. Das Tool half ihnen, den Mitarbeiterzuwachs so zu organisieren, dass alle Prozesse und Daten in einer einzigen Datenbank für Lebensläufe erfasst werden konnten und so die geeignete Fachkraft für die Stelle zu finden. Dadurch hatten alle Personalmanager aus den verschiedenen Büros jederzeit Einblick in die Prozesse und konnten sofort in Vorstellungsgespräche einsteigen - ganz gleich, wo sie sich befanden. Dieser Punkt war für Frischepost besonders wichtig, da ihre Mitarbeiter in unterschiedlichen deutschen Städten an verschiedenen Betriebsstätten in Büroräumen sowie bei der Verpackung und Lieferung außerhalb des Unternehmens verstreut arbeiten. Besonders nützlich waren laut Michael auch Kenjos maßgeschneiderte Vorlagen mit Platzhaltern, die ein Gefühl der Unternehmenskultur vermitteln.

Michael betont, dass er im Vergleich zu anderen Unternehmen davon angetan war, wie Kenjos ständige Weiterentwicklung seiner Funktionen auf die Wünsche und Bedürfnisse seiner Kunden eingeht. So veranlassten Kenjos regelmäßige Neu- und Weiterentwicklungen Frischepost dazu, die automatisierten, schnellen PULSE-Umfragen auszuprobieren, die die Mitarbeiterzufriedenheit messen und anonymes Feedback aus erster Hand sammeln.

Dabei stellte sich heraus, dass sich die Mitarbeiter nach mehr Anerkennung für ihre Arbeit sehnten. Diese Feedback-Runden helfen Frischepost dabei, schneller auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter einzugehen und entsprechende Maßnahmen in die Wege zu leiten.

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In einer 30-minütigen, personalisierten Demo zeigt Dir unser Vertriebsleiter Bart alle Features von Kenjo und hilft Dir, den passenden Plan auszuwählen.

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Ergebnisse

Durch die frühzeitige Integration von Kenjos HR-Software in ihre Arbeitsprozesse war Frischepost gut auf das rasche Unternehmenswachstum an verschiedenen Betriebsstätten eingestellt. Dank wesentlich besserer Einstellungsverfahren, die zentral gespeichert und von überall her zugänglich sind, können sie nun die einheitliche Betreuung ihrer Bewerber und Mitarbeiter garantieren. Ebenso können verschiedene Personalmanager jederzeit darauf zugreifen. Zusätzlich gestaltet sich jetzt die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Dokumenten zuverlässiger.

Mit einem einzigen Tool wurden 60 Neueinstellungen in nur wenigen Monaten organisiert und verwaltet.

Kenjo-Browsererweiterung erfasst Profile aus LinkedIn und speichert sie direkt in Kenjos CRM.

Schwerpunkt auf organischem Wachstum durch Priorisierung von Mitarbeiter-Feedback und Unternehmenskultur.

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Kenjos Applicant Tracking System hat uns HR-Managern das Leben gerettet.

MICHAEL BRUNDIG