Von Excel zu Kenjo - Digitalisierung einer kompletten HR-Abteilung
So gelang es Fleetpool durch die Implementierung einer HR-Software den Zeitaufwand im Tagesgeschäft erheblich zu reduzieren und den Überblick über eine stetig wachsende Zahl von Mitarbeitern zu behalten.
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Über Fleetpool
Die Fleetpool-Gruppe mit Sitz in Köln bietet digitale, maßgeschneiderte und flexible Lösungen für moderne Mobilität. Als digitale Vordenker in der Automobilindustrie bieten sie ihren Kunden von E-Commerce-Lösungen, Software-Entwicklung und Fin-Tech-Dienstleistungen über Einkauf, Flottenmanagement, Logistik und Marketing alles aus einer Hand.
Länder
Deutschland
Anzahl der Mitarbeiter
+140
Branche
Automobilindustrie
Lösungskonzept
Recruiting, Onboarding, Abwesenheitsmanagement, Berichte & Analytics und Workflows
Project heroes
Saskia Malz - HR-Managerin
Die Herausforderung

Aufgrund seines raschen Unternehmenswachstums musste Fleetpool bei der Suche nach neuen Mitarbeitern schnell einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand in Kauf nehmen. Sie sammelten und verwalteten alle Mitarbeiterdaten in vielen verschiedenen Excel-Tabellen und Hunderten von E-Mails mit individuellen Fragen und Antworten zu Budgets, Gehältern und Urlaubsanträgen und verloren schnell den Überblick. Immerhin sah sich die Personalabteilung von Fleetpool gezwungen, diese Daten manuell zu überprüfen und auf jede Anfrage einzeln zu reagieren. Selbstredend kostete sie diese Vorgehensweise viel Zeit, Nerven und Geld.

Letztendlich wollte Fleetpool dem Papierchaos ein Ende bereiten und auf einen ganzheitlichen Ansatz umsteigen. Dementsprechend suchten sie nach einer einfach zu bedienenden, intuitiven und digitalen HR-Software, um einen Großteil ihrer Daten auf einer Plattform zu vereinheitlichen. An dieser Stelle hat Kenjo angesetzt und Fleetpool bei der Digitalisierung ihrer gesamten Personalabteilung geholfen.

Der Einsatz von Kenjo war für uns ein echter Gewinn. Jetzt haben wir einen vollständigen Überblick über alle HR-Daten und verlieren uns nicht mehr in Hunderten von E-Mails.
Saskia Malz
Die richtige Strategie
Den Schalter umlegen

Dank Kenjos Komplettlösung liegen bei Fleetpool nun alle Daten an einem Ort und jeder Vorgesetzter und Mitarbeiter weiß genau, an welchem Ort was zu finden ist. So bleibt der Personalabteilung genug Zeit, sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Fleetpool implementierte Kenjos Recruiting-Funktion vor einem Jahr und wechselte dadurch zum ersten Mal zu einem digitalen HR-Modul. Davor wurden alle Daten potenzieller Bewerber per E-Mail an die Personalmanager geschickt, die anschließend durch zeitraubende Auswahlprozesse Bewerber mit hohem Potenzial herausfiltern mussten. Ein System zur Einstufung der Bewerber gab es nicht. Mit Hilfe von Kenjo erhält Fleetpool nun während des gesamten Prozesses eine klare Aufstellung über die potenziellen Neueinstellungen und entscheidet anhand klarer Metriken, ob diese zum Unternehmen passen oder nicht.

Ein gesamtes Unternehmen vernetzen

Es verwundert nicht, dass Fleetpool schnell von unserem Tool und seine umfangreichen Möglichkeiten für einen All-in-One-Zugang zu allen HR-bezogenen Themen begeistert war. Schnell kauften sie weitere neue Funktionen wie das Abwesenheitsmanagement, Onboarding, Berichte und Analytics und Workflows ein. Anfangs zeigten sich viele ihrer Mitarbeiter noch besorgt über die Datensicherheit, da sie Datenlöcher und unbefugte Zugriffe auf ihre Daten befürchteten. Wie so oft im Leben mögen Menschen keine Veränderungen. Selbst wenn sie dadurch ihr tägliches Leben verbessern können. Doch schon kurz nach der Einführung erkannten die Mitarbeiter, dass ein automatisiertes Tool und digitale Prozesse viel besser geeignet sind, Zeit zu sparen und sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren. Jetzt können sie alle ihre Verträge, Workflows, Berichte, Urlaube und sich überschneidende Urlaubstage, Anträge auf Homeoffice und vieles mehr von jedem Computer aus auf einen Blick einsehen. Jeder Mitarbeiter muss sich nur online anmelden, um sich mit seinen Daten und Mitarbeitern zu vernetzen.

Fleetpool wird deshalb so gerne genutzt, weil es für Einfachheit, Flexibilität und Digitalität steht. Diese Unternehmenswerte wollte Fleetpool nicht nur nach außen für seine Kunden leben, sondern auch nach innen für seine Mitarbeiter bereitstellen. In diesem Sinne vernetzt die digitale Verwaltung aller HR-Prozesse die Mitarbeiter und reduziert den Zeitaufwand für die einzelnen Aufgaben erheblich. Dies erwies sich in Zeiten der Corona-Maßnahmen als besonders nützlich, als das Fleetpool-Team plötzlich im Homeoffice arbeiten musste und keinen Zugang auf Akten im Büro hatte. Durch die Speicherung aller wichtigen HR-bezogenen Daten in der Cloud stellte Fleetpool sicher, dass jeder Mitarbeiter einfach, flexibel und digital von zu Hause arbeiten konnte.

Premium oder Professional.
So findest Du das passende Modell.
In einer 30-minütigen, personalisierten Demo zeigt Dir unser Vertriebsleiter Bart alle Features von Kenjo und hilft Dir, den passenden Plan auszuwählen.
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Ergebnisse

Kenjo führte Fleetpool aus einer Welt der Excel-Tabellen hin zu einem neuen Arbeitsstil mit einer zentralen All-in-one HR-Software, die die Personalarbeit erheblich erleichtert und die Vernetzung zwischen Mitarbeitern im Homeoffice und verschiedenen Projektmitarbeitern sicherstellt.

Mehr Zeit für strategische Projekte.
Überblick über eine steigende Anzahl von Mitarbeitern behalten.
Erleichterter Arbeitsalltag.
WARUM KENJO?
Die Vereinheitlichung der HR-Verwaltung von 2 verschiedenen Tools und vielen Excel-Tabellen in einer einzigen HR-Software war die perfekte Lösung für uns.
Saskia Malz