Digitale Recruiting-Prozesse sorgen für 40 Prozent weniger Zeitaufwand

Wie Indivumed durch die Recruiting-Automatisierung Mitarbeiter entlastete und transparente Vorgehensweisen etablieren konnte.

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Über Indivumed

Die Indivumed GmbH zählt seit der Gründung 2002 zu den Innovationstreibern im Bereich der onkologischen Forschung. Mit der hochqualitativen Biobank sowie der weltweit ersten und umfangreichsten Multi-omics Cancer Database hat sich das Unternehmen zum Ziel gesetzt, die Komplexität von Krebserkrankungen für die Entwicklung personalisierter Therapien zu entschlüsseln und die so gewonnenen Erkenntnisse therapeutisch nutzbar zu machen.

LÄNDER

Deutschland, USA, Italien, Spanien und Japan

LÖSUNGSKONZEPT

Digitale HR, Recruiting, Ziele und OKR

ANZAHL DER MITARBEITER

237

BRANCHE

Biotech

PROJECT HEROES

Irjad Ajvazi, Director Talent Acquisition

Die Herausforderung

Als international agierendes Biotech-Unternehmen, mit Präsenz in mehreren Ländern und Kontinenten, muss Indivumed jederzeit auf Entwicklungen im Unternehmen reagieren können. Durch die analoge Personalverwaltung im Unternehmen stieß die HR-Abteilung allerdings immer wieder an ihre Grenzen. Offene Stellen wurden händisch ausgeschrieben und Bewerbungen per E-Mail in Outlook verwaltet. Feedback zu den geführten Vorstellungsgesprächen wurde lediglich per E-Mail an die HR-Abteilung übermittelt.

Ebenso wurden für Feedbackgespräche Formblätter genutzt, die per Papierausdruck ausgefüllt wurden und in Aktenordnern an verschiedenen Standorten verschwanden. Rechercheanfragen und Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen und Managementebenen beanspruchten daher unnötig viel Zeit und Ressourcen. Das Unternehmen suchte dementsprechend nach einer digitalen und intuitiv zu bedienenden HR-Software mit einem hohen und datenschutzkonformen Automatisierungsgrad. Sie wollten weg von den klassischen Bewerbungen per E-Mail und hin zum systemischen Arbeiten, bei dem alle beteiligten Abteilungen und Manager global Zugang zu Informationen haben und so für eine transparente Arbeitsweise sorgen.

Alle Recruiting-Prozesse sollten digitaler werden.

IRJAD AJVAZI, DIRECTOR TALENT ACQUISITION

Die richtige Strategie

Komplett digitalisierte Recruiting-Strategie

Kenjo sorgt für die komplette Digitalisierung der Recruiting-Strategie von Indivumed. In diesem Zuge speichert Kenjos Bewerbermanagement-Software alle Informationen der Bewerber. Manager und Personalmanager können jedem Bewerberprofil ihre Notizen hinzufügen und jederzeit und von jedem Gerät einsehen und ggf. weitere Prozesse anstoßen. Diese Transparenz war der Hauptgrund für Indivumed, sich für Kenjo zu entscheiden. Durch das Wegfallen der Absprachen und komplizierten Ablagen der einzelnen Bewerbungsunterlagen spart die Personalabteilung von Indivumed mittlerweile 40 Prozent ihrer Zeit.

Zusätzlich nutzt Indivumed die sogenannten Talent Pools, bei denen sie Datenbanken mit nicht erfolgreichen Bewerbern anlegen, auf die die jeweiligen Abteilungen bei zukünftigen Stellenangeboten zurückgreifen können. Wichtig ist Indivumed dabei, dass Bewerber datenschutzkonform über ihre Rechte informiert werden und sich aktiv für oder gegen die Weiterverwendung ihrer Daten entscheiden. So dürfen Unternehmen in Deutschland bekanntermaßen die Bewerbungsunterlagen nicht ohne Zustimmung der Kandidaten länger als sechs Monate im System aufbewahren. Dank Kenjo besteht dieser Abstimmungsprozess aus einem Häkchen an der richtigen Stelle.

Intuitive Steuerung

Im Moment steuert Indivumed ein Pilotprojekt, um das Unternehmen mithilfe von Kenjos OKR-Software strategischer auszurichten. Dazu arbeiten die Teams in Feedbackgesprächen Zielvereinbarungen aus, die digital abgespeichert und modifizierbar sind. Indivumed freut sich hier über weitere Entlastungen, da die selbsterklärende und intuitive Einführung und Nutzung des Tools alle Mitarbeiter in einer gemeinsamen Schulung abholen, und Rückfragen an die Personalabteilung daher immer seltener auftreten.

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Ergebnisse

Am Ende der Einführung des digitalen Recruitings steht nicht nur eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, sondern vor allem auch eine enorme Zeitersparnis von 40 Prozent bei der Einstellung neuer Kollegen. Dies wird u.a. durch die schnellere Bearbeitung dank der Kenjo-Bewerbermanagement-Software erreicht, bei der von der Suche nach passenden Mitarbeitern über Vorstellungsgespräche bis hin zum Onboarding alles an einem Ort automatisiert und gesteuert wird.

Zeitersparnis von 40 Prozent in den Recruiting-Prozessen durch Digitalisierung

Intuitive Benutzung für alle Mitarbeiter

Ortsunabhängiger Zugriff auf die App

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Dank Kenjo arbeiten wir viel transparenter und ermöglichen den Personalverantwortlichen einen genauen Einblick in alle entsprechenden Prozesse.

IRJAD AJVAZI, DIRECTOR TALENT ACQUISITION