§ 8 BVV-Check: Elektronische Entgeltunterlagen 2027 kostenlos prüfen

Beantworte 10 kurze Fragen zu Deinen Entgeltunterlagen und erhalte sofort eine Einschätzung, wie gut Du auf die Pflicht ab 2027 vorbereitet bist. Kostenlos, anonym, ohne dass Deine Antworten gespeichert werden.

• 10 Fragen zu den Anforderungen aus § 8 BVV beantworten. Jede Frage deckt eine konkrete Pflicht ab, von der elektronischen Aktenführung bis zur Protokollierung von Änderungen.
• Sofort eine Einschätzung erhalten. Der Check berechnet einen Punktwert und zeigt Dir, wo Du stehst: prüfungsbereit, auf dem Weg oder noch Handlungsbedarf.
• Deine größten Lücken sehen. Der Check nennt Dir konkret, in welchen Bereichen noch etwas fehlt und was zu tun ist.
• Ohne Login und ohne Datenspeicherung. Keine E-Mail-Adresse, kein Name: Deine Antworten bleiben in Deinem Browser.
• In unter 2 Minuten fertig. Kurz und konkret, keine langen Formulare.

Schritt 1: Fragen beantworten

Beantworte 10 kurze Fragen zu Deinen Entgeltunterlagen, von Dateiformat bis Aufbewahrungsfristen. Bei Unsicherheit wählst Du einfach die passende Antwort aus, zum Beispiel "weiß ich nicht".

Schritt 2: Ergebnis ansehen

Nach der letzten Frage siehst Du sofort Deinen Punktwert, Deine Einstufung und die zwei Bereiche mit dem größten Nachholbedarf.

Schritt 3: Lücken schließen

Nutze die Hinweise zu jedem Bereich, um Deine Entgeltunterlagen bis zum 1. Januar 2027 auf elektronische, maschinell auswertbare Form umzustellen.

• Elektronische Aktenführung ab 2027. Ab dem 1. Januar 2027 sind Entgeltunterlagen nach § 8 BVV in elektronischer, maschinell auswertbarer Form zu führen. Eine Befreiung ist nur noch bis zum 31. Dezember 2026 möglich.
• Kein Mix aus Papier und Elektronik. Innerhalb derselben Unterlagengruppe, etwa Arbeitsverträge, ist eine hybride Ablage nicht zulässig.
• Vollständige Dokumentenabdeckung. § 8 Abs. 2 BVV zählt auf, welche Unterlagen elektronisch vorliegen müssen: von Lohnkonten über Zeitnachweise bis zu Aufenthaltserlaubnissen.
• Zulässige Formate. Als elektronische Formate gelten unter anderem PDF, JPEG, PNG und TIFF sowie strukturierte Datensätze.
• Zuordnung und Auffindbarkeit. Jedes Dokument muss einem Mitarbeiter zugeordnet und im Prüfungsfall sofort lesbar sein.
• Revisionssichere Protokollierung. Änderungen, Zugriffe und Löschungen an den Entgeltunterlagen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden, im Sinne der GoBD.

Dieser Check dient der Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der jeweils geltende Wortlaut des § 8 BVV sowie die Auslegung durch die Deutsche Rentenversicherung. Bei Fragen empfehlen wir das Gespräch mit dem Steuerberater oder einem Fachanwalt für Sozialversicherungsrecht.

Kenjo – Digitale Personalakte für Entgeltunterlagen, die prüfungsbereit sind

Verträge in Ordnern, Zeitnachweise in Excel, Bescheinigungen per E-Mail: verstreute Entgeltunterlagen kosten Zeit und werden im Prüfungsfall schnell zum Risiko. Kenjo sammelt alle Unterlagen in einer digitalen Personalakte, die für die Anforderungen nach § 8 BVV vorbereitet ist.

Jedes Dokument ist einem Mitarbeiter zugeordnet, sofort auffindbar und mit Protokollierung von Zugriffen und Änderungen gespeichert. Neue Verträge, Zeitnachweise oder Bescheinigungen landen direkt in der passenden Akte, ohne Papierstapel und ohne Excel-Liste.