Déclaration de confidentialité

Application Kenjo

1 Informations générales sur le traitement des données

La présente déclaration de confidentialité décrit la collecte et l'utilisation des données à caractère personnel dans le cadre de l'utilisation de notre application Web (« logiciel » ou « application ») Kenjo conformément aux dispositions du règlement général sur la protection des données de l'UE (« RGPD »). Nous vous informons ci-après sur le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de l'utilisation de notre application. Les activités de traitement qui ne sont pas couvertes par la présente déclaration de confidentialité peuvent être assorties de déclarations de confidentialité supplémentaires qui doivent être respectées séparément.

1.1 Responsable du traitement

Le responsable du traitement conformément au RGPD est

Kenjo GmbH (« Kenjo », « nous », « notre »)

c/o The Delta Campus,

Donaustr 44,

12043 Berlin,

Allemagne

1.2 Délégué à la protection des données

Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données :

  • par courrier à l'adresse suivante :

Kenjo GmbH

- Délégué à la protection des données -

c/o The Delta Campus,

Donaustr 44,

12043 Berlin,

Allemagne

  •    ou par courrier électronique à l'adresse : dataprotection@kenjo.io

1.3 Droits des personnes concernées et autorité de contrôle

Vous pouvez exercer les droits suivants en vertu du RGPD :

  • droit à l'information sur vos données stockées par nous et leur traitement (article 15 du RGPD),
  • droit de rectification des données à caractère personnel inexactes (article 16 du RGPD),
  • droit à l'effacement de vos données stockées par nos soins (article 17 du RGPD),
  • droit à la limitation du traitement des données (article 18 du RGPD),
  • droit à la portabilité des données si vous avez consenti au traitement des données ou avez conclu un contrat avec nous et que le traitement est effectué par des moyens automatisés (article 20 du RGPD),
  • droit de retirer votre consentement si le traitement est fondé sur votre consentement (article 7 du RGPD). Le retrait n'affecte pas la légalité du traitement effectué avant le retrait sur la base du consentement. 
  • Droit de vous opposer au traitement de vos données par nos soins (article 21 du RGPD) si le traitement est fondé sur nos intérêts légitimes.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter par courrier électronique à l'adresse : dataprotection@kenjo.io.

À des fins d'identification, veuillez fournir les informations suivantes :

  • prénom, nom,
  • société.

Le traitement de votre demande et l'identification de votre personne sont fondés sur l'article 6, 1er paragraphe, point c, du RGPD.

Conformément à l'article 77 du RGPD, vous pouvez à tout moment introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, par exemple, auprès de l'autorité de contrôle compétente de l'État fédéral dans lequel vous vivez ou auprès de l'autorité compétente pour nous.

Sous le lien suivant, vous trouverez toutes les autorités de contrôle allemandes pour les organismes non publics : https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html 

1.4 Traitement des données, finalité et base juridique

Nous traitons vos données à caractère personnel conformément aux dispositions du RGPD. 

Les données à caractère personnel (nom, adresse électronique) sont traitées dans un premier temps par nos soins pour l'exécution d'obligations contractuelles ou de mesures précontractuelles conformément à l'article 6, 1er paragraphe, point b, du RGPD. Cela comprend en particulier :

  • la mise à disposition de notre logiciel en tant que solution en nuage ;
  • l'achat de produits et de services ;
  • l'envoi d'une confirmation d'achat et
  • la mise à disposition des produits de Kenjo.

En outre, nous traitons vos données à caractère personnel (nom, adresse électronique) sur la base de nos intérêts légitimes conformément à l'article 6, 1er paragraphe, point f, du RGPD,

  • pour faire valoir des droits légaux, y compris le recouvrement et la défense en cas de litige ;
  • à des fins d'établissement de statistiques en vue d'améliorer les produits et les services et
  • pour vous contacter, dans la mesure où une relation d'affaires permanente avec vous ou votre employeur existe ou est envisagée (contacts d'affaires).

En outre, nous traiterons vos données à caractère personnel (nom, adresse électronique) conformément à l'article 6, 1er paragraphe, point c, du RGPD si nous sommes légalement tenus de le faire, par exemple, pour respecter nos obligations de tenir des registres en vertu du droit commercial ou fiscal.

Pour les activités de traitement spécifiques à notre application, veuillez vous reporter à l'article 2 ci-dessous.

1.5 Durée de conservation

Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour veiller à ce que vos données à caractère personnel ne soient traitées que pendant la période requise par la finalité du traitement dans chaque cas. Vos données à caractère personnel seront effacées ou bloquées dès que la finalité ou la base juridique de leur conservation cessera d'être applicable. Les données à caractère personnel ne seront pas effacées si leur conservation est requise par la loi, par exemple, à des fins de réglementation fiscale et commerciale (art. 257 du code de commerce allemand (HGB), art. 147 du code fiscal allemand (AO)). En outre, nous pouvons conserver vos données à caractère personnel jusqu'à l'expiration des délais de prescription légaux (généralement 3 ans ; dans certains cas, toutefois, jusqu'à 10 ans ou plus), ou si cela est nécessaire pour faire valoir, exercer ou défendre des droits légaux.

1.6 Sécurité des données

Pour protéger la sécurité de vos données lors de leur transmission, nous utilisons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, en particulier le cryptage de notre application et de toutes les connexions aux serveurs et aux bases de données afin d'empêcher tout accès non autorisé par des tiers. Les données recueillies auprès de vous sont généralement hébergées sur des serveurs certifiés ISO 27001. Nos mesures de sécurité sont continuellement améliorées et adaptées en fonction des développements technologiques.

1.7 Transmission aux prestataires de services

Nous faisons appel à des prestataires de services pour la fourniture de notre application et de nos services. Ces prestataires de services agissent uniquement selon nos instructions et sont contractuellement tenus de respecter les dispositions de l'article 28 du RGPD. Outre les prestataires de services explicitement mentionnés à l'article 2, nous faisons appel aux catégories suivantes de prestataires de services :

  • prestataires de services informatiques et fournisseurs d'hébergement pour la mise à disposition de notre application et l'exécution de nos obligations contractuelles ;
  • prestataires de services informatiques pour la maintenance des systèmes informatiques et des services connexes ;
  • fournisseurs de services de télécommunication pour assurer notre service clientèle et gérer les demandes et
  • prestataires de paiement pour la livraison des produits et le traitement des paiements. 

1.8 Transfert de données vers des pays tiers

Vos données à caractère personnel ne seront transférées vers des pays tiers que si les exigences des articles 44 à 49 du RGPD sont respectées, en particulier les clauses contractuelles types, les règles d'entreprise contraignantes et les décisions de conformité de la Commission européenne. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur la manière dont nous transférons des données à caractère personnel vers des pays tiers, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : dataprotection@kenjo.io.

1.9 Aucune obligation de fournir des données, aucun profilage

Il n'existe aucune obligation légale ou contractuelle de nous fournir des données. Toutefois, certains services ne peuvent être fournis que si vous fournissez les données requises. Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées à des fins de profilage ou de prise de décision individuelle automatisée.

2 Précisions sur les finalités du traitement

2.1 Compte d'administrateur

Pour pouvoir utiliser notre application, il est nécessaire de créer un compte d'administrateur. Il est destiné à répertorier tous les paramètres de l'organisation de nos clients. Lors de la mise à disposition de ce compte, votre nom, votre adresse électronique et vos données d'utilisation, ainsi que des fichiers journaux qui enregistrent des informations sur les connexions aux serveurs, sont traités.
Nous utilisons également le service tiers Chameleon pour les besoins de l'intégration des utilisateurs. Le traitement a lieu dans le cadre de l'exécution du contrat d'utilisation de l'application (article 6, 1er paragraphe 1, point b, du RGPD).

2.2 Comptabilité des services

Pour le traitement de votre commande et de votre paiement, les données que vous avez fournies au cours du processus de commande (nom, adresse, numéro de compte, numéro de routage bancaire, numéro de carte de crédit, le cas échéant, montant de la facture, devise et numéro de transaction) seront traitées.

Dans le cadre du traitement des paiements, nous transmettons vos données de paiement à l'établissement de crédit mandaté, dans la mesure où cela est nécessaire au traitement des paiements. Notre prestataire de services de paiement est Chargebee Inc. 

La base juridique de cette activité de traitement est l'exécution du contrat conformément à l'article 6, 1er paragraphe, point b, du RGPD.

2.3 Analyse et mise à disposition de l'application par le biais de cookies et de technologies similaires

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour vous offrir la meilleure expérience possible lors de l'utilisation de nos services et pour analyser notre application.

a) Cookies et technologies similaires pour la mise à disposition de notre application :

Nous utilisons les cookies et technologies similaires suivants pour vous fournir nos services : 

  • Cookies de session (obligatoires) : Nous utilisons des cookies de session pour assurer le bon fonctionnement de nos services pendant votre session active. Ces cookies sont essentiels pour maintenir votre statut de connexion et vous permettre de naviguer efficacement sur notre plateforme.
  • Cookies de tiers (obligatoires pour certaines fonctions) : Nous utilisons également des cookies et des technologies similaires provenant de fournisseurs tiers qui n'ont pas été mentionnés précédemment dans ce document. Il s'agit notamment des cookies de Signaturit, Google Maps et Cumul.io. Veuillez noter que ces cookies ne sont présents que si vous choisissez d'utiliser des fonctionnalités spécifiques telles que la signature numérique (Signaturit), la géolocalisation des présences (Google Maps) et les tableaux de bord analytiques (Cumul.io).

La base juridique de l'utilisation des cookies susmentionnés et de technologies similaires pour la fourniture de notre application est l'exécution du contrat d'utilisation de l'application conformément à l'article 6, 1er paragraphe, point b, du RGPD.

b) Analyse de l'application :

Nous utilisons divers cookies et technologies basées sur les cookies pour contrôler et garantir le bon fonctionnement de notre service, ainsi que pour mieux comprendre l'utilisation de l'application dans le but de développer davantage ses caractéristiques et ses fonctionnalités. Nous utilisons les outils suivants : 

  • Datadog : Datadog est un outil de diagnostic puissant qui joue un rôle important pour le fonctionnement optimal de nos services. Partie intégrante de notre plateforme, il nous permet de surveiller et d'analyser les performances de nos systèmes, ce qui nous permet d'identifier et de traiter de manière proactive tout problème susceptible de survenir.

Afin de fournir une surveillance et des diagnostics efficaces, Datadog traite certaines catégories de données à caractère personnel. Ces catégories comprennent l'identifiant de l'utilisateur, l'identifiant de l'entreprise, la demande, l'adresse IP et l'adresse électronique. Veuillez noter que les données traitées par Datadog sont limitées à la finalité spécifique de surveillance et de diagnostic des performances et ne sont pas utilisées pour d'autres activités non liées.

Le traitement repose sur nos intérêts légitimes conformément à l'article 6, 1er paragraphe, point f, du RGPD.  

  • Amplitude : Amplitude est un outil d'analyse qui nous permet de comprendre comment les utilisateurs interagissent avec notre plateforme. 

Amplitude traite des données spécifiques, notamment les actions de l'utilisateur, la durée de la session, les détails de l'appareil et les informations contextuelles pertinentes. La seule finalité du traitement de ces données est l'analyse. Nous n'utilisons pas les données traitées par Amplitude à des fins publicitaires ou pour d'autres activités non liées.

Cet outil est essentiel à l'exécution de nos services. La base juridique est l'exécution du contrat d'utilisation de l'application conformément à l'article 6, 1er paragraphe, point b, du RGPD.

2.4 Dépannage des applications Web (suivi des erreurs)

Nous utilisons le service Sentry, une marque déposée de Functional Software, Inc., pour assurer la stabilité technique de notre service. Sa fonction première est de contrôler la stabilité du système et d'identifier les erreurs de code, ce qui nous permet de résoudre rapidement tout problème technique et d'améliorer les performances globales de notre plateforme.

Sentry remplit les fonctions essentielles de surveillance du système et d'identification des erreurs.

Les données traitées par Sentry comprennent des informations telles que les journaux d'erreurs, les détails de l'appareil, la version de l'application et les données contextuelles pertinentes telles que l'ID de l'utilisateur, l'ID de la société, la demande, l'IP et l'adresse électronique. Les données ne sont pas utilisées pour d'autres activités non liées.

Ce traitement repose sur nos intérêts légitimes conformément à l'article 6, 1er paragraphe, point f, du RGPD.

2.5 Notifications par courrier électronique

Pour vous proposer un service de notification par courrier électronique, nous faisons appel à la société tierce Sendgrid. Dans le cadre des services de notification par courrier électronique, Sendgrid traite l'adresse électronique des destinataires ainsi que le contenu de ces notifications électroniques.   

La base juridique de ce traitement est l'exécution du contrat d'utilisation de l'application conformément à l'article 6, 1er paragraphe, point b, du RGPD.

2.6 Service client

Afin de vous offrir la meilleure assistance possible lors de l'utilisation de nos services, nous vous proposons plusieurs moyens de contacter notre équipe d'assistance à la clientèle. Vous pouvez nous contacter en envoyant un message électronique à l'adresse support@kenjo.io ou en créant un ticket d'assistance directement à l'aide du widget de votre compte d'administrateur.

Toutes les communications qui nous sont adressées via support@kenjo.io et le widget deviennent des « tickets » d'assistance à la clientèle sur notre plateforme de tickets, Freshdesk, un logiciel fourni par la société tierce Freshworks. Dans ce contexte, nous traitons votre nom, votre adresse électronique, le cas échéant, ainsi que le contenu de votre demande et toute information que vous partagez volontairement avec nous.
En outre, nous traitons les données précitées afin d'analyser notre service clientèle et d'améliorer nos produits et services. 

Les données sont traitées pour l'exécution des contrats avec les clients conformément à l'article 6, 1er paragraphe, point b, du RGPD. Elles sont également traitées sur la base de nos intérêts légitimes, conformément à l'article 6, 1er paragraphe, point f, du RGPD, lorsque nous améliorons nos produits et services.

Pour les clients qui testent notre application gratuitement (« période d'essai » telle que définie dans nos conditions générales), nous proposons également un widget de discussion optionnel fourni par la société tierce HubSpot pendant la période d'essai. Le widget de discussion en ligne de HubSpot offre un soutien et une assistance aux clients qui explorent et découvrent notre application. Cet outil est essentiel pour répondre à toute question ou préoccupation et garantir une expérience transparente et informative aux clients qui évaluent nos services. Lors de l'utilisation de cet outil, HubSpot traite les catégories de données à caractère personnel suivantes : l'adresse électronique de l'utilisateur et tout contenu fourni par l'utilisateur dans la fenêtre de discussion. Lorsque les clients choisissent d'utiliser cet outil, la base juridique de cette activité de traitement est leur consentement, conformément à l'article 6, 1er paragraphe, point a, du RGPD.

2.7 Réussite auprès des clients et leur satisfaction

Afin d'optimiser l'expérience que nous offrons à nos utilisateurs, nous utilisons ChurnZero.
ChurnZero est une plateforme avancée d'engagement et de fidélisation des clients qui nous permet d'offrir une expérience exceptionnelle à nos clients et de maximiser notre réussite auprès d'eux.
Grâce à ChurnZero, nous proposons des expériences personnalisées, des messages ciblés et un soutien proactif, favorisant ainsi des relations solides avec nos précieux clients.

L'outil intégré d'enquête auprès des clients de ChurnZero nous permet de connaître les opinions et les niveaux de satisfaction de nos clients à l'égard de nos services.

Les données traitées par ChurnZero comprennent les coordonnées du client, les détails du compte, l'activité de l'utilisateur, ainsi que les communications dans l'application et les communications par courrier électronique entre Kenjo et le client en ce qui concerne les tickets d'assistance et les entretiens avec le service chargé de la réussite auprès des clients. 

Cet outil est essentiel à l'exécution de nos services. Le traitement des données à caractère personnel avec ChurnZero est fondé sur la base juridique de l'exécution de notre contrat conformément à l'article 6, 1er paragraphe, point b, du RGPD. 

3 Intégrations

Les prestataires de services suivants peuvent recevoir des données à caractère personnel si vous choisissez d'utiliser leurs services intégrés :

Slack

Vous pouvez vous connecter à votre compte Slack pour la messagerie, le téléchargement de fichiers et les notifications. Les données traitées par Slack Technologies Inc., 500 Howard Street, San Francisco, Californie 94105, États-Unis sont traitées conformément à votre inscription auprès de Slack et à sa politique de confidentialité. 

Google SSO 

Vous pouvez vous connecter à votre compte Google pour bénéficier de services d'authentification unique. Les données traitées par Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, Californie 94043, États-Unis sont traitées conformément à votre inscription auprès de Slack et à sa politique de confidentialité. 

Microsoft SSO 

Vous pouvez vous connecter à votre compte Microsoft pour bénéficier de services d'authentification unique. Les données traitées par Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, Washington 98052, États-Unis sont traitées conformément à votre inscription auprès de Microsoft et à sa politique de confidentialité.

Apple SSO

Vous pouvez vous connecter à votre compte Apple pour bénéficier de services d'authentification unique. Les données traitées par Apple Inc., One Apple Park Way, Cupertino, Californie 95014, États-Unis sont traitées conformément à votre inscription chez Apple et à sa politique de confidentialité.

JOIN

Vous pouvez vous connecter à votre compte JOIN pour bénéficier de services de multipostage qui améliorent votre expérience de recrutement. Les données traitées par JOIN Solutions AG, Landsgemeindeplatz 6, 9043 Trogen, Suisse sont traitées conformément à votre inscription auprès de JOIN et à sa politique de confidentialité.

DATEV

Vous pouvez vous connecter à votre compte DATEV pour importer/exporter les données des employés entre les deux services. Les données traitées par DATEV eG, Paumgartnerstr. 6–14, 90429 Nuremberg, Allemagne sont traitées conformément à votre inscription auprès de DATEV et à sa politique de confidentialité.

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Donaustraße 44

12043 Berlin

Germany

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