Das Handbuch zur Kurzarbeit 2020

Kurzarbeitergeld beantragen: Darauf müssen Personalabteilungen und HR-Profis während der Corona-Krise achten

Inhaltsverzeichnis


Mittlerweile ist bestimmt bei jedem angekommen, dass die wirtschaftliche Realität eine andere ist als noch am Anfang dieses Jahres. Das Coronavirus hat die Aktivitäten im ganzen Land zum Erliegen gebracht. Restaurants, Bars, Museen, Vereine, Friseure und vieles mehr sind auf unbestimmte Zeit geschlossen. In der gesamten Wirtschaft haben Unternehmen Kurzarbeit beantragt oder mussten bereits Kündigungen ausstellen. 

Jetzt gab die Bundesregierung bekannt, dass durch die Corona-Krise in diesem Jahr voraussichtlich 2,35 Millionen Menschen in Deutschland in Kurzarbeit geschickt werden – so viele wie noch nie in der Geschichte der Bundesrepublik. Allein im Monat März gingen 470.000 Anzeigen auf Kurzarbeit ein. Das ist zwanzigmal mehr als der bisherige Rekord in der Finanzkrise 2009 und auch bedeutend mehr als nach der Wende Anfang der Neunziger Jahre. Die Corona-Krise trifft den Arbeitsmarkt offenbar mit voller Wucht.

Quelle: Statista, März 2020

Durch die Umsatzeinbußen der Betriebe und Unternehmen kann jetzt Kurzarbeit angemeldet werden. Der Bundestag hat quasi im Rekordtempo das Kurzarbeitergeld (KuG) verabschiedet und den Zugang vereinfacht.
Für Arbeitnehmer bedeutet KuG zunächst einmal Lohneinbußen auf unbestimmte Zeit, für die betroffenen Betriebe und besonders die Personalverwaltung stellt es einen Mehraufwand dar, aber auch die Möglichkeit, ihre Angestellten zu halten. Unser Handbuch zur Kurzarbeit 2020 für Personalabteilungen und HR-Profis während der Corona-Pandemie liefert alle wichtigen Daten und Informationen; beachte allerdings, dass die Antworten nicht alle potenziell relevanten Faktoren abdecken können und je nach individuellen Umständen unterschiedlich ausfallen können. Wir empfehlen, Dich bei weiteren Fragen direkt an die Bundesagentur für Arbeit oder eine Rechtsberatung zu wenden.
“Die Bundesregierung, das Parlament und die Länder werden in der Corona-Krise alles tun, was notwendig ist, damit wir durch diese Krise möglichst gut hindurch kommen.”
Angela Merkel,
April 2020

1. Was bedeutet Kurzarbeit

In Krisenzeit können Unternehmen die Produktion und Dienstleistung reduzieren beziehungsweise auf null herunterfahren. Um die Arbeitsplätze zu erhalten und Kündigungen zu vermeiden, kann der Arbeitgeber Kurzarbeitergeld bei der Bundesagentur für Arbeit (BA) beantragen.

Gleichzeitig werden die Kosten für den Verdienstausfall von der Arbeitslosenversicherung aufgefangen. Zuständig für diese Leistung ist in Deutschland die Bundesagentur für Arbeit, in Österreich der Arbeitsmarktservice.

2. Welche Voraussetzungen gelten für die Kurzarbeit

Eine Reihe von Voraussetzungen (§§ 95 bis 99 SGB III) müssen bei der Gewährung von Kurzarbeitergeld erfüllt sein. Vornehmlich steht es bei folgenden Gründen zur Verfügung:
Bei Unternehmen, die einen erheblichen Arbeitsausfall mit Entgeltausfall haben.
Aus wirtschaftlichen Gründen.
Durch ein unabwendbares Ereignis wie die derzeitigen Betriebsschließungen durch staatliche Schutzmaßnahmen.
Das Unternehmen muss versucht haben, den Arbeitsausfall zu verhindern, etwa durch Urlaubsgewährung.
Im betroffenen Betrieb arbeitet mindestens eine Arbeitnehmer*in.
Eine ungekündigte versicherungspflichtige Beschäftigung liegt vor.
In absehbarer Zeit muss das Unternehmen wieder zur normalen Arbeitszeit zurückkehren.
Die üblichen Arbeitszeiten wurden vorübergehend wesentlich verringert.
Der Arbeitsausfall muss bei der Bundesagentur für Arbeit schriftlich angezeigt worden sein.
Aufgrund der derzeitigen, befristeten Bedingungen der Corona-Krise kann das Kurzarbeitergeld bereits gezahlt werden, wenn 10 % der Beschäftigten in einem Betrieb von einem Entgeltausfall von mindestens 10 % betroffen sind. Normalerweise müssten ein Drittel der Beschäftigten betroffen sein.

3. Kurzarbeit: wie lange erhalten Arbeitnehmer das Geld?

Die gesetzliche Bezugsdauer beträgt höchstens 12 Monate. Wird diese unterbrochen, zum Beispiel durch die Annahme eines größeren Auftrags, verlängert sich die Förderdauer um diesen Zeitraum. Eine Verlängerung bis zu 24 Monate ist möglich.

4. Gibt es eine Ankündigungsfrist bei der Kurzarbeit?

Generell gibt es keine spezifischen gesetzliche Regelung zur Ankündigungsfrist von Kurzarbeit gegenüber Arbeitnehmern. Sollte das Unternehmen jedoch noch keine Kurzarbeit eingeführt, sondern lediglich eine Vereinbarung mit den Arbeitnehmern getroffen haben, dass die Kurzarbeit künftig einseitig eingeführt werden kann und darf, empfehlen wir HR-Abteilungen eine Ankündigungsfrist von einer bis drei Wochen.

5. Wer zahlt was bei Kurzarbeit?

Quelle: Das Bundesfinanzministerium
Normalerweise ist der Arbeitgeber für die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge zuständig. Bei der Zahlung von Kurzarbeitergeld übernimmt jedoch die Bundesagentur für Arbeit neben dem KuG auch die Sozialbeiträge. Für die Arbeitszeit, die durch Kurzarbeit entfällt, reduzieren sich die Sozialversicherungsbeiträge auf 80 Prozent, die jedoch durch die Neuregelungen des Kurzarbeitergeldes in voller Höhe erstattet werden.

Schauen wir uns im Folgenden ein paar Beispiele an:
1
Ein Unternehmen möchte die Nettolohndifferenz für den Mitarbeiter auszahlen, um die Löhne für den gegebenen Zeitraum gleich zu halten. Er reduziert die Arbeit auf 20 % und das KUG auf 80 %. Da die Bundesagentur für Arbeit nur 60 % der 80 % bezahlt, möchte das Unternehmen die restlichen 40 % Nettolohn auszahlen. Neben der gesetzlichen Leistung ist so eine zusätzliche Arbeitgeberzahlung erst einmal möglich, allerdings wird die Gewährung einer solchen zusätzlichen Arbeitgeberzahlung die gesetzliche Leistung nicht verringern.
2
Wenn der Arbeitgeber sich dafür entscheidet, die Zahlung der Arbeitsagentur auf 80 oder 100 % des Gehalts zu ergänzen (im Gegensatz zu den 60/67 % der Agentur), übernimmt die Arbeitsagentur die vollen gesetzlichen Leistungen der Sozialversicherungskosten. Die Sozialversicherungsbeiträge für das verbleibende, gekürzte Arbeitsentgelt sowie für zusätzliche Arbeitgeberbeiträge werden nicht vollständig erstattet. Für die zusätzliche Arbeitgeberzahlung kann es je nach ihrer genauen Höhe steuerbegünstigte Behandlungen geben.
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6. Dauer bis zur Auszahlung des KuGs

Das Rückerstattungsformular muss bis spätestens drei Monate nach Ende des Monats, für den das Kurzarbeitergeld beantragt wird, eingereicht werden. In der Regel erfolgt die Rückerstattung des Kurzarbeitergeldes innerhalb von 15 Tagen nach Antragstellung. Wobei dieser Zeitraum angesichts der großen Zahl von KUG-Anträgen, die die Bundesagentur für Arbeit derzeit zu bewältigen hat, länger sein kann.

7. Kurzarbeitergeld Höhe

Das Kurzarbeitergeld berechnet sich nach dem Nettoentgeltausfall. Es ersetzt grundsätzlich 60 % des ausgefallenen Nettoentgelts. Bei im Haushalt lebenden Kindern erhöht sich der Wert auf 67 %. Durch die derzeitige Corona-Krise erhöhte die Regierungskoalition das Kurzarbeitergeld bis zum 31. Dezember 2020:

In unserem kürzlich veranstalteten Webinar zum Thema Kurzarbeit fragten viele Teilnehmer, ob jemand mit einem wirklich hohen Gehalt auch 60 % seines normalen Einkommens bekommen würde, wenn er auf “Kurz Null” gesetzt wird. Rechtsanwalt Nils Neumann verneinte das gar klar. Das Kurzarbeitergeld wird nur auf den Nettolohnausfall bis zur geltenden Bemessungsgrenze der Sozialversicherung gezahlt.

Für das Jahr 2020 liegt diese Grenze zwischen 6.900 EUR und 6.450 EUR Bruttogehalt, je nach Region in Deutschland. Kostenlose Online-Rechner helfen zum groben Verständnis der individuellen Beträge je nach Einkommen.

8. Wichtige Punkte in der Kurzarbeitsvereinbarung mit Arbeitnehmern

Gute Richtlinien für die Profis im Personalwesen, die gerade an einer Kurzarbeitsvereinbarung sitzen, sind:

9. Kurzarbeitergeld beantragen

Kurzarbeit kann bequem online angezeigt und beantragt werden. Dazu melden sich Arbeitgeber und Personalleiter*innen im Portal eServices der Bundesagentur für Arbeit an. Der Benutzername und Kennwort sind die gleichen wie die JOBBÖRSE-Zugangsdaten.

Alternativ kann der Antrag händisch ausgefüllt werden:

Folgende Unterlagen sind der Anzeige beizulegen:
Wichtig: Der Antrag muss innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf des jeweiligen Abrechnungsmonats eingegangen sein.

10. Kurzarbeit rückwirkend anmelden

Unternehmen und Personalabteilungen können rückwirkend ab März Kurzarbeit anmelden. Viele Fragen sich sicherlich auch, ob sie Kurzarbeit vorbeugend beantragen können, um dann zu entscheiden, wann und ob sie letzten Endes durchgeführt werden kann. Hier muss beachtet werden, dass die Anmeldung der Kurzarbeit bei der Bundesagentur für Arbeit voraussetzt, dass die Kurzarbeit tatsächlich vereinbart wurde. Ebenso ist es notwendig, die Gründe für die Kurzarbeit zu benennen, die es ermöglichen, den Kurzarbeit Antrag rein präventiv einzureichen, ohne dass die Voraussetzungen für Kurzarbeit tatsächlich gelten. 

So wäre es denkbar, bereits im Vorfeld mit den Arbeitnehmern oder den Arbeitnehmervertretern eine mögliche zukünftige Kurzarbeit zu vereinbaren. Dabei erfolgt die formale Umsetzung im Personalmanagement erst dann, wenn tatsächlich Kurzarbeit erforderlich ist.

11.  Vor- und Nachteile Kurzarbeit

ARBEITGEBER
Vorteile
  • Erhalt von Arbeitsplätzen und damit Bindung qualifizierter Arbeitskräfte an das Unternehmen.
  • Sicherung des Know-hows seiner Arbeitskräfte.
  • Senkung der Personal- und Verwaltungskosten.
  • Sinkende Lohnnebenkosten.
  • Vorerst keine betriebsbedingten Kündigungen.
Nachteile
  • Zusätzlicher bürokratischer Aufwand durch Beantragung und Lohnbuchhaltung.
  • Fixe Arbeitskosten machen den Einsatz von Kurzarbeit für die Betriebe nicht kostenlos.
  • Vorfinanzierung kann die Unternehmensliquidität belasten.
  • Arbeitnehmer haben weiterhin bei Feiertagen und Urlaub Anspruch auf das volle Arbeitsentgelt.
ARBEITNEHMER
Vorteile
  • Der Arbeitsplatz bleibt vorerst erhalten.
  • Längere Anspruchsdauer auf Arbeitslosengeld bei Arbeitslosigkeit durch längere Beschäftigung.
  • Mehr Freizeit bei gleichzeitiger Bezahlung.
  • Arbeitnehmer*innen können durch volle oder teilweise Übernahme von Weiterbildungskosten nach dem Dritten Buch Sozialgesetzbuch (SGB III) gefördert werden.
Nachteile
  • Am Monatsende weniger Gehalt auf dem Konto.
  • Bei langer Kurzarbeit sinkt der Rentenbeitrag in die gesetzliche Rentenversicherung.
  • Arbeitnehmer wird womöglich durch die Agentur für Arbeit in ein Zweitarbeitsverhältnis vermittelt

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12. Betrifft Kurzarbeit auch Auszubildende und Studenten?

Viele unserer Webinar-Teilnehmer haben sich dafür interessiert, ob die Kurzeitarbeit mit Wirkung ab dem 01. März 2020 auch auf Werkstudenten, Praktikanten, Diplomanden und duale Studierende sowie Lehrlinge zutrifft. Studenten und Auszubildende können allerdings nur dann Teil einer Kurzarbeit sein und KUG erhalten, wenn ihr Arbeitsverhältnis im Rahmen der Arbeitslosenversicherung einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung unterlag.

Aufgrund des Werkstudentenprivilegs unterliegen die Werkstudierenden in der Regel nicht dem obligatorischen Sozialversicherungsrecht und können in dem Fall nicht in die Kurzarbeit einbezogen werden.  Dasselbe gilt in der Regel auch für Praktikantinnen und Praktikanten, da sie geringfügig beschäftigt sind und somit nicht dem obligatorischen Sozialversicherungsrecht unterstehen.

Sollte der Student Vollzeit beschäftigt sein, treffen die normalen Bedingungen zu. Die Arbeitszeit von Werksstudenten, die zwanzig Stunden im Unternehmen angestellt sind, kann nicht einseitig verkürzt werden. Insbesondere aufgrund der individuellen Vereinbarung können möglicherweise bestimmte Abweichungen gelten.

Aufgrund ihrer fest angestellten Position im Unternehmen sind Lehrlinge und Auszubildende in der Regel Teil der Kurzarbeiterregelung und stehen für das Kurzarbeitergeld zur Verfügung.

13. Kurzarbeitergeld und Minijob bzw. Nebenjob

Aufstockungen durch Nebenjobs und Minijobs auf 450 Euro-Basis können zu Abzügen beim Kurzarbeitergeld führen. Grund dafür ist, dass es sich bei der Kurzarbeit um eine Art “Teilzeitarbeitslosigkeit” handelt und somit um eine soziale Leistung des Staates. Die Mittel werden dazu aus der Arbeitslosenversicherung finanziert.

Pauschal weist das Karriere.de-Portal darauf hin:
„,Je mehr der Arbeitnehmer in seinem Hauptjob noch arbeitet und verdient, desto weniger bleibt ihm vom Nebenjobgehalt übrig.“

14. Kurzarbeit trotz Teilzeit

Teilzeitbeschäftigte können Kurzarbeitergeld erhalten, werden jedoch durch die Kurzarbeit nicht zu Minijobbern, selbst wenn Ihr Einkommen auf unter 400 oder 800 Euro sinkt.

15. Kurzarbeit mit Leiharbeitern

Leiharbeitnehmer*innen können ebenfalls in Kurzarbeit gehen und haben zeitlich befristet bis Ende 2020 Zugang zum Kurzarbeitergeld.

16. Wie gehen Firmen mit Selbständigen um

Viele Firmen, die in Krisenzeiten Kurzarbeit beantragen, benötigen in dem Zeitraum keine Selbständigen. Ob dies schnell und einfach möglich ist, hängt in der Regel vom jeweiligen Vertrag ab, den die Unternehmen mit den Freiberuflern vereinbart haben. Grundsätzlich unterliegen Freelancer-Verträge nicht den gesetzlichen Kündigungsfristen, die für reguläre Mitarbeiter gelten und können oft zum Monatsende gekündigt werden. Auch gegenseitige Kündigungen sind möglich.

Eine wichtige Klausel ist, dass das Risiko einer möglichen Scheinselbstständigkeit in diesen Krisenzeiten, in denen Freiberuflerverträge gekündigt werden, zunehmend zum Tragen kommen könnte. Es kann daher sinnvoll sein, den Umgang mit potenziellen Freiberuflerverträgen sorgfältig zu prüfen. Für individuelle Fragen wendest Du Dich am besten direkt an das Personalmanagement Deiner Firma.

17. Kurzarbeitergeld im Mutterschaftsurlaub und Elterngeld

Corona-bedingte Verdienstausfälle wirken sich nicht auf die Höhe des künftigen Elterngeldes aus. Auch gelten während der Kurzarbeit für Sonderfälle wie den Mutterschaftsurlaub weiterhin die gleichen Beschäftigungsgrundsätze. Sonderfälle müssen von Fall zu Fall analysiert werden, da die genauen Regeln je nach Fall sehr unterschiedlich sein können.

Im Allgemeinen gilt, dass die Lohnfortzahlung während des Mutterschaftsurlaubs nicht aufgrund der Einführung von Kurzarbeit gekürzt werden kann. Diese Zahlung wird auf der Grundlage des durchschnittlichen Entgelts der letzten dreizehn Wochen berechnet. Bei der Berechnung dieses Durchschnitts können Kürzungen des Entgelts wegen Kurzarbeit nicht berücksichtigt werden (vgl. § 21 Abs. 2 Nr. 2 MuSchG). Gleiches gilt für den Mutterschutzlohn, der während der Zeit eines Arbeitsverbots während der Schwangerschaft zu zahlen ist.

18. Wie sieht es mit Urlaub und Überstunden  in der Kurzarbeit aus?

Grundsätzlich gilt es, Kurzarbeit zu vermeiden. Daher sind Arbeitgeber angehalten, ihren Angestellten zunächst angesammelte Überstunden oder Resturlaub aus dem Vorjahr zu gewähren. Erst danach gilt der Arbeitsausfall als unvermeidbar.

19. Können während der Kurzarbeit Kündigungen ausgesprochen werden?

Trotz besonderer Umstände sind verhaltens- oder personenbedingte Kündigungen auch während der Kurzarbeit uneingeschränkt zulässig. Für Arbeitnehmer, die sich noch in der Probezeit befinden, gilt das deutsche Kündigungsschutzgesetz noch nicht, d.h. Kündigungen können relativ einfach umgesetzt werden.

20. Staatliche Anreize bei Arbeitsausfall durch Kinderbetreuung

Da Schulen, Kindergärten und andere Betreuungseinrichtungen in der Corona-Krise schließen mussten, sind viele Beschäftigte dazu gezwungen, ihre Arbeit zu unterbrechen. Sie haben jedoch einen Anspruch auf die Rückerstattung fortgesetzter, aber gekürzter Lohnzahlungen. Voraussetzungen dafür sind, dass
1
Es finden sich keinen anderen Betreuungsmöglichkeiten für Kinder bis zu einem Alter von 12 Jahren.
2
Andere Maßnahmen wie Überstunden oder Resturlaub zu nehmen konnten nicht genutzt werden.

21. Wie wird das Kurzarbeitergeld bei Krankheit berechnet?

Wenn Beschäftigte aufgrund von Krankheit nicht in der Lage sind, ihre Arbeit auszuführen, haben sie Anspruch auf eine obligatorische Entgeltfortzahlung  auf der Grundlage des (gekürzten) Entgelts, das der Mitarbeiter während der Kurzarbeit erhält. Dementsprechend wird das Kurzarbeitergeld während der Lohnfortzahlung bei Krankheit weitergeführt.

Bereits krankgeschriebene Arbeitnehmer können ebenfalls in das Kurarbeitergeld aufgenommen werden, wenn sie sich innerhalb der ersten sechs Wochen der Arbeitsunfähigkeit befinden. Ab der siebten Woche der Krankschreibung erhalten Mitarbeiter das Krankengeld wie gehabt von der Krankenkasse.

22. Mitarbeiter mit Visa-Status aus dem außereuropäischen Ausland

Nationalität und Visum-Status sind kein Faktor für Kurzarbeit und ein Antrag beeinträchtigt auch nicht den Visum-Status der einzelnen Mitarbeiter aus dem Ausland. Wichtig ist einzig und allein, die individuellen Visabedingungen zu prüfen, aber im Allgemeinen hat Kurzarbeit keinen Einfluss auf den Visum-Status.

23. Kurzarbeit und Steuern

Der Steuersatz ist beim Kurzarbeitergeld variabel und hängt von der Summe des zu versteuernden Einkommens ab. Das bedeutet, dass durch das bei Kurzarbeitergeld geringeren zu versteuernden Einkommen ein geringerer Steuersatz gilt, bei einem höheren ein höherer.

Die Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V. hat eine gute Übersicht über die einzelnen steuerlichen Steuersätze aufgestellt.

24. Was ändert sich durch die Corona-Krise bei der Kurzarbeit 2020?

Befristet bis zum Jahresende am 31. Dezember 2020 wurden Verordnungsermächtigungen eingeführt, mit denen die Bundesregierung die Voraussetzungen für den Bezug von Kurzarbeitergeld absenkte und die Leistungen erweiterte. Dazu gelten folgende Besonderheiten für das Personalmanagement:
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25. Corona und Kurzarbeit

Trotz Krise und Angst vor Stellenabbau ist gerade jetzt die Zeit großer Chancen gekommen, gerade für Personalabteilungen, um mit der Digitalisierung von Personalverwaltungsprozessen von Inhouse-Teams und Teams im Homeoffice zu beginnen.

Unsere HR-Software Kenjo unterstützt Unternehmen bei allen denkbaren Herausforderungen, die beim mobilen Arbeiten auftreten können und spart damit ordentlich Zeit und Geld:
An- und Abwesenheiten aller Mitarbeiter mobil oder am Desktop erfassen.
Zeiträume, Vereinbarungen und Verträge zur Kurzarbeit können online hinterlegt werden.
Reports exportieren für das Arbeitsamt.
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