90 Prozent weniger E-Mail-Verkehr durch intelligentes Abwesenheitsmanagement

Wie die TÜV Saarland Immobilienbewertung GmbH dank Kenjo digitale Prozesse etablierte, um alte Prozesse aufzubrechen und das HR-Team zu entlasten.

DOWNLOAD FALLSTUDIE

Über TÜV

Die TÜV Saarland Immobilienbewertung GmbH ist ein innovativer und kompetenter Full-Service-Dienstleister im Immobilienbewertungsbereich. Durch ein breites Leistungsspektrum bieten sie ihren Kunden umfassende Dienstleistungen - von der Objektbesichtigung über Unterlagenbeschaffung bis zu Bewertung. Konkret bedeutet das, dass Immobilienbesichtiger die Immobilie vor Ort besichtigen, eventuell noch zur Bewertung erforderliche Unterlagen beschaffen, Gutachter den entsprechenden Wert ermitteln und diesen zum Beispiel an Banken im Rahmen eines Finanzierungsvorgangs weitergeben.

LÄNDER

Deutschland

LÖSUNGSKONZEPT

Abwesenheitsmanagement, Dokumentenverwaltung

ANZAHL DER MITARBEITER

35 feste, 95 freie Mitarbeiter*innen

BRANCHE

Immobiliendienstleister

PROJECT HEROES

Dirk Müller, Personal & Organisation

Die Herausforderung

Die TÜV Saarland Immobilienbewertung GmbH ist eine Tochtergesellschaft der TÜV Saarland Holding GmbH (www.tuev-saar.de), die im Rahmen einer Geschäftsbesorgung die Funktionen der Buchhaltung und des Personalwesens übernimmt. Dadurch sind einige Prozesse dezentral verteilt und nicht miteinander verknüpft. Zusätzlich wurden die Verfügbarkeiten der internen und externen Besichtiger und Gutachter überwiegend per E-Mail und Telefon verwaltet. Abwesenheiten wurden in analogen Aktenordnern gespeichert, händisch in Outlook-Kalender eingetragen und in Excel-Tabellen vermerkt – ein erhebliches Risiko in der Priorisierung und Bearbeitung von Aufträgen. Dementsprechend suchte HR-Manager Dirk Müller nach einer skalierbaren Lösung, um weg von unzähligen E-Mails und analoger Dokumentenverwaltung, hin zu einem schlanken und webbasierten Prozessablauf zu gelangen.

Wir waren auf der Suche nach einer HR-Software, die über ein zentrales Tool Zugriff auf Personaldaten, Dokumentationen und Auswertungen bietet.

DIRK MÜLLER, PERSONAL & ORGANISATION

Die richtige Strategie

Digitalisiertes Abwesenheitsmanagement

Dank der Einbindung der Abwesenheitsmanagement-Software zur Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen sorgt Kenjo für die Umleitung der gesamten Eingangspost bezüglich der Abwesenheiten. Wurden ursprünglich unzählige E-Mails manuell in verschiedenen Formaten analog übertragen, loggen sich die Mitarbeiter*innen nun digital bei Kenjo ein und tragen ihre Verfügbarkeiten, Urlaubsvermerke und Krankmeldungen selbstständig in das Tool ein. Selbst die Genehmigungen des Vorgesetzten erfolgen digital. Dadurch verwalten und dokumentieren sie ihre eigenen Auszeiten an einem zentralen Ort und konnten so ihren E-Mail-Verkehr bezüglich der Abwesenheiten um 90 Prozent senken. Ebenso können Folgeschritte wie das Hochladen von Krankmeldungen oder Fortbildung direkt digital über die Kenjo-Plattform durchgeführt werden.

Verbesserter Nachweis von Mitarbeiterdokumenten

Außerdem nutzt die TÜV Saarland Immobilienbewertung GmbH Kenjos Mitarbeiterdokumentation in der Cloud. Das ist besonders wichtig, um persönliche Dokumente wie Verschwiegenheitserklärungen und Auftragsdatenverarbeitungen, aber auch Ablaufpläne und Daten zur Arbeitssicherheit zentral und für jeden Mitarbeitenden individuell erreichbar zu hinterlegen. Unzählige Telefonate und mühsames Zusammensuchen der entsprechenden Dokumente wurde ersetzt durch selbstständiges Hochladen und Verwalten. So kann das Unternehmen gerade bei diversen Richtlinien zur Arbeitssicherheit per Lesevermerk nachweisen, dass sie ihren gesetzlichen Pflichten auf Arbeitgeberseite nachgekommen sind. Am Ende steht nicht nur eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch eine erhebliche inhaltliche Entlastung der zuständigen Mitarbeiter*innen im Office Management.

Starter oder Growth.
So findest Du das passende Modell.

In einer 30-minütigen, personalisierten Demo zeigt Dir unser Vertriebsleiter Bart alle Features von Kenjo und hilft Dir, den passenden Plan auszuwählen.

MEETING BUCHEN

Ergebnisse

Dank Kenjos digitaler Abwesenheitsmanagement-Funktion gehört zeitintensiver E-Mail-Verkehr bei der TÜV Saarland Immobilienbewertung GmbH der Vergangenheit an.

Um 90 Prozent reduzierter E-Mail-Verkehr bezüglich der Abwesenheiten dank intelligentem Abwesenheitsmanagement.

Einfacher Nachweis-Prozess für die Dokumentation wichtiger Dokumente wie z. B. Arbeitsschutzrichtlinien.

Dank zentraler Dokumentation einheitliche Verwaltung von bundesweit tätigen festen und freien Mitarbeiter*innen.

DOWNLOAD CASE STUDY

Als zentrales und cloudbasiertes Programm können unsere festen und freien Mitarbeiter*innen jetzt von überall auf ihre Daten zugreifen. Durch das Digitalisieren unserer Dokumente und Abläufe lösen wir uns immer mehr von veralteten Prozessen hin zu Up-To-Date-Lösungen.

DIRK MÜLLER, PERSONAL & ORGANISATION